Hoe werkt het zelfroosteren?

Hoe werkt zelfroosteren? Déhora onderscheidt 3 stappen om tot een goed uurrooster te komen.

Om het werk goed te kunnen doen, heeft een organisatie op bepaalde momenten van de dag een bepaald aantal medewerkers nodig. Met bepaalde kwalificaties. Allereerst bepaalt de organisatie voor elk uur van de dag, elke week en voor elke periode de minimale en maximale bezettingsgraad. Het werkaanbod is dus uitgangspunt voor de roosterplanning. Om aan het specifieke karakter van individueel roosteren tegemoet te komen, volgen we 3 opeenvolgende ‘stappen’.

Lees meer: voor welke organisaties is het zelfroosteren?

Zelfroosteren in drie stappen

1

Stap 1: Medewerkers stellen hun ideale uurrooster op

Op basis van de vooraf gedefinieerde diensten krijgen medewerkers enkele dagen de tijd om hun eigen ideale uurrooster samen te stellen. Dit noemen we ook de ‘egoïstische’ fase. Iedere medewerker bepaalt wanneer en hoe lang hij wil werken, zonder rekening te houden met anderen. Een periode meer avonddiensten draaien? Een dag vrij houden voor een verjaardag? Alles wat de medewerker belangrijk vindt, kan hij meenemen, natuurlijk binnen de kaders van de bezettingseisen, arbeidswet, cao en interne afspraken.

dehora werktijden rust gezondheid zelfroosteren

Stap 2: Voorlopig uurrooster komt tot stand

Alle wensen worden bij elkaar opgeteld, waardoor een teamoverzicht ontstaat. Nu gaat het erom het uurrooster rond te krijgen. Iedere medewerker gaat voor zichzelf bepalen of het mogelijk is om aanpassingen te doen. Misschien kan iemand een uurtje eerder beginnen, of werken op dinsdag in plaats van woensdag? Het team heeft de gezamenlijke verantwoordelijkheid om de puzzel op te lossen. In de praktijk blijkt dat aan het einde van deze fase 80 tot 90% van het uurrooster overeen stemt is met de bezettingseisen.

Duurzame inzetbaarheid werktijd langer werken

Stap 3: definitieve uurrooster

Hoewel het streven is om de medewerkers in stap 2 voor 100% hun rooster kloppend te laten maken, zal er in de praktijk een aantal “gaten en dubbelingen” overblijven. Voor die laatste aanpassingen zal de planner of teamleider de knoop door moeten hakken. Om de lusten en lasten van bepaalde tijdstippen eerlijk te verdelen, is het mogelijk om daarvoor een puntensysteem te gebruiken. Dat maakt objectief duidelijk welke medewerker aan de beurt is om een ‘knelpunt’ op te lossen. Tot slot wordt het definitieve rooster verspreid onder alle medewerkers.

opleidingen op maat personeelsplanning

Software voor zelfroosteren?

Medewerkers kunnen hun wensen op verschillende manieren doorgeven. Speciale software voor zelfroosteren is volgens onze ervaring wel aangewezen. Medewerkers kunnen via internet, en dus los van tijd en plaats, hun roosterwensen kunnen invullen. Vaak doen ze dat zelfs samen met familie of vrienden. Ook controleert de software automatisch of het uurrooster voldoet aan de bezettingseisen, arbeidswet, cao en interne afspraken.

Er zijn uiteraard  andere (minder handige) mogelijkheden om in groepsverband diensten te verdelen en uurroosters te maken. Bijvoorbeeld in Excel of zelfs op een whiteboard of groot vel papier. Déhora is niet aan een leverancier gebonden en bekijkt in elke situatie wat de beste oplossing is