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Comment l’auto-planification fonctionne-t-elle ?

Comment l’auto-planification fonctionne-t-elle ? Déhora distingue 3 étapes pour obtenir un bon horaire.

Afin de pouvoir effectuer le travail correctement, une organisation a besoin d’un certain nombre de collaborateurs à certains moments de la journée. Avec certaines qualifications. Tout d’abord, l’organisation détermine le taux d’occupation minimale et maximale pour chaque heure de la journée, chaque semaine et chaque période. L’offre d’emploi est donc le point de départ de la planification des horaires. Pour répondre au caractère spécifique de la planification individuelle, nous suivons 3 ‘étapes’ successives.

En savoir plus: À qui l’auto-planification s’adresse-t-elle ?

Auto-planification en 3 étapes

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Étape 1 : Les collaborateurs établissent leur horaire idéal

Sur la base des services prédéfinis, les collaborateurs disposent de quelques jours pour constituer leur horaire idéal. C’est ce que nous appelons aussi la phase « égoïste ». Chaque collaborateur détermine quand et combien de temps il veut travailler, sans tenir compte des autres. Effectuer plus de services du soir pendant une période ? Prendre un jour de congé pour un anniversaire ? Tout ce que le collaborateur trouve important, il peut l’y intégrer, bien entendu dans le cadre des exigences en matière d’occupation, de la loi sur le travail, de CCT et d’accords internes.

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Étape 2 : Un horaire provisoire est élaboré

Tous les souhaits sont additionnés, ce qui génère un aperçu d’équipe. À présent, il s’agit de clôturer l’horaire. Chaque collaborateur va déterminer pour lui-même s’il est possible d’apporter des modifications. Une personne peut-elle par exemple commencer une heure plus tôt ou travailler le mardi au lieu du mercredi ? L’équipe a la responsabilité commune de résoudre le puzzle. Dans la pratique, il s’avère qu’à la fin de cette phase, 80 à 90 % de l’horaire correspondent aux exigences en matière d’occupation.

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Étape 3 : L’horaire définitif

Bien que l’on aspire à ce que les collaborateurs aient à l’étape 2 des horaires parfaitement concordants, il restera dans la pratique un certain nombre de « trous et doublons ». En ce qui concerne ces dernières modifications, le planificateur ou le chef d’équipe devra trancher. Afin de répartir équitablement les avantages et devoirs de certaines périodes, il est possible d’utiliser un système de points. On sait donc clairement et objectivement quel collaborateur est, à son tour, tenu de résoudre un problème. Enfin, l’horaire définitif est communiqué à tous les collaborateurs.

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Un logiciel d’autoplanification ?

Les collaborateurs peuvent transmettre leurs souhaits de différentes manières. D’après notre expérience, un logiciel d’autoplanification spécial est recommandé. Les collaborateurs peuvent communiquer leurs souhaits en matière d’horaire via l’Internet, et donc indépendamment du temps et du lieu. Ils le font souvent même avec leur famille ou leurs amis. Le logiciel contrôle aussi automatiquement si l’horaire répond aux exigences en matière d’occupation, à la loi sur le travail, aux CCT et aux accords internes.

Il existe par ailleurs d’autres possibilités (moins pratiques) de répartir des services en groupe et d’élaborer des horaires. Par exemple dans Excel, voire sur un tableau blanc ou une grande feuille de papier. Déhora n’est pas lié à un fournisseur et examine quelle est la meilleure solution dans chaque situation.