Wat is capaciteitsplanning?

Capaciteitsplanning gaat over vraag en aanbod in personeelsinzet op de middellange termijn. Voor een periode van een jaar maak je namelijk de balans tussen beschikbare en benodigde arbeidscapaciteit. Vervolgens kan je gericht bijsturen op verwachte tekorten of overschotten. Capaciteitsplanning legt de brug tussen enerzijds strategische en  anderzijds operationele personeelsplanning.

Het doel van capaciteitsplanning is om ruim op tijd verrassingen rond personeelsinzet te voorkomen. Het biedt een instrument om onderbouwde keuzes te maken in onder andere werkroosters en verlofbeleid. Met capaciteitsplanning krijg je een antwoord op vragen zoals: Hoeveel werk verwacht ik in een gegeven periode? Hoeveel medewerkers heb ik dan bruto en netto beschikbaar? Maar ook waar moet ik bijsturen?

Capaciteitsplanning vormt bovendien de input voor operationele planning. Een goede capaciteitsplanning leidt tot betere dienstroosters en vooral minder ‘gedoe’ voor de planners. Je voorkomt sneller leegloop, verzuim, overbezetting, onderbezetting, te hoge werkdruk, evenals voortdurend ad hoc brandjes blussen bij het maken van roosters.

Hoe werkt capaciteitsplanning?

Capaciteitsplanning draait dus om vooruit kijken, anticiperen en bijsturen in zowel werk als personeel. Je vertrekt vanuit objectieve informatie. Eerst breng je de vraag naar werk in kaart. Hoeveel werk verwachten we de komende periode per maand? Per activiteit maak je een inschatting van het volume aan benodigde werkuren later. Vervolgens kijk je naar de werkelijke arbeidscapaciteit. Hoeveel mensen heb je écht ter beschikking per periode? Hiervoor bereken je onder meer de bruto-netto beschikbaarheden. Ten gevolge van vakantie, ziekte, opleidingen en verzuim heb je altijd een aantal uren dat medewerkers niet inzetbaar zijn. Tot slot leggen we al deze informatie op elkaar en maken we een capaciteitsplan.

Het voordeel van capaciteitsplanning?

Capaciteitsplanning draagt ook bij aan het lerende vermogen van je organisatie. Dankzij een objectief inzicht in begrote uren, geplande uren, werkaanbod en capaciteitsbehoefte kan je veel van je fouten leren. Wat vervolgens leidt tot een een betere personeelsplanning en betere roosters. Je maakt namelijk bezettingstekorten (of overschotten) inzichtelijk. Bijgevolg krijg je op tijd een duidelijk beeld van werkdruk en de behoefte aan medewerkers. Je maakt helder wanneer drukke of net minder drukke periodes in het jaar vallen. Op basis van een capaciteitsplan kan je onderbouwd en op tijd maatregelen nemen. Denk bijvoorbeeld aan een actief verlofbeleid, schuiven met uren, een flexibele schil, tijdelijke verhoging van het service niveau tot zelfs een jaarurensystematiek.

Hoe maak je een capaciteitsplaning?

Een capaciteitsplan maken doe je natuurlijk niet uit de losse pols. Bij Déhora hanteren we een beproefd en bewezen stappenplan. We vertrekken steeds met een specifieke organisatorische eenheid (een team, afdeling, locatie) en de vraag naar arbeid.

1. Definitie werkaanbod
2. Definitie beschikbaarheid
3. Capaciteitsbehoefteplan opstellen
4. Fit-analyse
5. Smoothing
6. Vaststellen flexibiliteitsbehoefte
7. Vaststellen en opstellen capaciteitsplan
8. Roostervormgeving of maken van roosters

Meer weten?

Wil je graag aan de slag met capaciteitsplanning maar weet je niet hoe? Wil je werk maken van een betere personeelsplanning? Of heb je tijdelijk nood aan extra hulp? Laat een bericht achter!