Je personeelsplanning verbeteren? Start met een Déhora Planscan. 🔍

In 6 stappen naar een goed personeelsrooster!

Time-Care-software-zelfroosteren-771x500

Zonder een goed personeelsrooster loopt het werk letterlijk in de soep. Een goed rooster vormt de ruggengraat van je operationele personeelsplanning. Het is ook het sluitstuk van je capaciteitsplanning. Helaas is het maken van een evenwichtig personeelsrooster geen eenvoudige klus. Maar we helpen je graag op weg. In slechts 6 stappen gidsen we je naar jouw ideale personeelsrooster.

Elke dispatcher of workforce planner weet dat een rooster maken niet altijd een pretje is. De beschikbaarheid van medewerkers, wisselende shiften en/of onverwachtse wijzigingen in het werk. Het zijn zaken die een planning behoorlijk ingewikkeld kunnen maken. Daarnaast zijn er tal van randvoorwaarden om in je achterhoofd te houden. Zo werkt misschien niet elke medewerker volgens een voltijds contract. Of beschikt ook niet elke medewerker over dezelfde kennis en vaardigheden. Bovendien wil je zo goed mogelijk rekening houden met de wensen van je collega’s. En wat met pieken en dalen in het werk? 🤔 Kortom, een stevige noot om te kraken.

In 6 stappen naar een nieuw rooster

We gaan natuurlijk niet zomaar aan het plannen. Een goed personeelsrooster maken start bijvoorbeeld altijd met inzicht in je personeelsbezetting. Goed begonnen is half gewonnen. Maar er is natuurlijk veel meer. Met onze jarenlange kennis en ervaring ontwikkelde Déhora een stappenplan om tot optimale personeelsroosters te komen. Deze 6 stappen delen we graag met je.

  1. Bepaal je roostereenheid
  2. Analyseer het werkaanbod
  3. Definieer correcte bezettingseisen
  4. Bepaal je roostersleutel
  5. Bepaal je personeelsformatie
  6. Maak het best passende personeelsrooster

In onderstaande afbeelding is het stappenplan schematisch weergegeven. In de praktijk heeft dit stappenplan meermaals zijn waarde bewezen. Je kan het op alle soorten planprocessen en organisaties toepassen. Soms kan het uiteraard nodig zijn om wat meer of minder aandacht te besteden aan een stap.

1.Bepaal de roostereenheid 

De eerste stap in het roostervormgevingsproces is het vaststellen van de roostereenheden. Een roostereenheid bestaat uit een groep medewerkers die op logische wijze bij elkaar horen. Vaak is dit gelijk aan een afdeling. Anderzijds kan een afdeling ook zelf uit meerdere roostereenheden bestaan.

Medewerkers binnen zo een eenheid bedienen meestal dezelfde klanten. Ze werken fysiek op dezelfde locatie en ze kunnen elkaar in geval van nood elkaar vervangen. Aangezien niet elk team even groot is, kan het aantal personen sterk variëren. Van één medewerker tot enkele honderden personen. Indien een roostereenheid gelijk staat aan één medewerker maken we voor hem of haar een individueel personeelsrooster.

2. Analyseer het werkaanbod

Voor elke roostereenheid brengen we het werkaanbod in kaart. Met andere woorden: hoeveel werk verwachten we? Dit kan een behoorlijk lastige stap zijn. Een deel van het werk kan je op voorhand mooi inschatten. Maar je hebt tal van externe factoren waar je niet altijd grip op hebt. Gelukkig heb je tal van technieken en informatiebronnen waar je gebruik van kan maken. De essentie is dat je tot een ruwe schatting van het werk komt.

Een mooie start is je bedrijfstijd: op welke tijdstippen lever je diensten? Binnen welke grenzen moet je plannen? Neem ook je ervaringsgegevens er even bij. Op basis van historische informatie kan je mooie voorspellingen maken. Maak gebruik van omzetcijfers, facturen, klantencijfers, productiecijfers enzovoort. Hoe meer info, hoe beter! Meten is weten zeggen we vaak bij Déhora.

Tot slot ontleed je het werk op taakniveau. Welke activiteiten en taken worden verricht, en welke competenties en vaardigheden heb je nodig. Vervolgens ken je hier normtijden aan toe en en kan je uiteenlopende scenario’s uitwerken.

3. Definieer je bezettingseisen

Je weet nu ongeveer hoeveel werk er is. Met je bezettingseisen bepaal je hoeveel medewerkers op welk moment van de dag minimaal aanwezig moeten zijn. Oftewel: hoeveel mensen heb je nodig om het werk uit te voeren. Let wel op! Bezettingseisen kunnen afwijken van het werkaanbod. Misschien heb je aan één medewerker voldoende, maar zeggen veiligheidseisen iets anders.

4. Maak je roostersleutel

Een roostersleutel is geen speciale code om je personeelsplanning te kunnen raadplegen. Het is een schema waarin je diensten gaat bepalen.  Op basis van je bezettingseisen kan je namelijk diensten gaan samenstellen. Bijvoorbeeld vroege diensten, late diensten, etc. Op die manier ga je vraag en aanbod netjes afdekken.

Al past een roostersleutel vaak niet precies op de bezettingseisen. Dit kan door de regelgeving zijn. Zo is een bepaalde arbeidstijd niet altijd toegestaan. Wij dagen jou uit om een roostersleutel te ontwerpen die zo goed mogelijk past op de bezettingseisen. Hierdoor heb je niet te veel, maar ook niet te weinig medewerkers.

5. Bepalen van de benodigde formatie

Als de netto roostersleutel is vastgesteld kan je de benodigde formatie of samenstelling per eenheid uitrekenen. Tijdens deze stap is het absoluut noodzakelijk om inzicht te hebben in afwezigheden. Elke medewerker is immers door verlof, verzuim of opleidingen minder op de werkplek dan contractueel bepaald. Het berekenen van die beschikbaarheid doe je met de zogenaamde bruto-nettofactor.

Bij de invulling van je formatie komen ook aspecten zoals contractenmix en flexibiliteit kijken. Schommelingen in de hoeveelheid werk en beschikbaarheid van personeel zijn bepalend voor de samenstelling van je teams. Ga je bijvoorbeeld beroep doen op flexibele krachten of deeltijdcontracten?

6. Het rooster maken!

We zijn er bijna. Nu komt het erop aan om de diensten op een verantwoorde wijze te verdelen over medewerkers. Waarbij je collega’s veilig en gezond hun werk kunnen doen, en ook de nodige rust en vrije tijd krijgen. Voor de meeste medewerkers is de uitkomst van deze laatste stap alles bepalend. “Wanneer ben ik vrij? en “wanneer moet ik komen werken?”.

Om het personeelsrooster te maken heb je diverse roostertechnieken en -structuren. Afhankelijk van de uitgangspunten en de doelen die je wilt realiseren. Maar dat is voor een andere keer.

In het achterhoofd…

Niet te vergeten! Bij bovenstaande stappen zijn er enkele dingen waarmee je rekening moet houden. We sommen er een paar op.

  • Regelgeving: Elk uurrooster moet voldoen aan de wetgeving. Onderzoek welke normen gelden voor je organisatie.
  • Persoonlijke wensen en eisen: Welke invloed hebben de medewerkers bij het vaststellen van werktijden? Zijn er eventueel bepaalde wensen?
  • Sociale en fysieke richtlijnen: Op welke manier moet de planning voldoen aan de ‘wetten van het gezond roosteren’. Koppel dit aan de maximale lengte van diensten of het aantal achtereenvolgende diensten.
  • Invloeden vanuit de markt of het bedrijf: Op welke manier ga je om met seizoensinvloeden? Welke kwalificaties en soort diensten zijn er nodig? Of wanneer moet welke afdeling bereikbaar zijn?

En nu aan de slag!

Nu is het aan jou! Heb je nog steeds een vraag of kom je er zelf niet uit? Voel je zeker vrij om ons even te contacteren. We kunnen je op maat enkele tips geven. Wil je graag weten hoe andere organisaties door ons zijn geholpen? Geef gerust een seintje.

Of wil je je verder verdiepen in technieken en kennis rond personeelsplanning?

Bekijk onze opleidingen!

Ook interessant

big data analyse personeelsplanning werkaanbod
Wat is de relatie tussen big data en uw personeelsplanning?

Een goede definitie van big data is: “een grote set aan gegevens die mathematisch geanalyseerd moeten worden om patronen, trends en verbanden…

betere planning van personeel
Van goed naar best: vier niveaus van personeelsplanning

Het thema Workforce Planning heeft de laatste decennia een mooie ontwikkeling doorgemaakt. Inmiddels spreken we over personeelsplanning als een vakgebied…

planificateur
7 kwaliteiten van een goede planner

Kwaliteiten goede planner Je kan goed plannen en organiseren Vanzelfsprekend! Als planner is het een must om je eigen werk,…