Wat is strategische personeelsplanning?
Strategische personeelsplanning (SPP) is een hulpmiddel om te sturen op je toekomstige personeelsbezetting. Het slaat de brug tussen bedrijfsstrategie en de (gewenste) samenstelling van je personeel in de toekomst. Strategische personeelsplanning biedt namelijk een houvast om ontwikkelingen in werk en personeel op elkaar af te stemmen.
Elke goede planning haakt in op de strategie en de doelstellingen van je organisatie. Waar wil je over 2 tot 5 jaar staan? Welke (nieuwe) producten of diensten ga je bijvoorbeeld op de markt brengen? Welke ontwikkelingen verwacht je onder andere op de arbeidsmarkt? De focus van strategische personeelsplanning belicht de menselijke component van je strategie. Je maakt immers inzichtelijk welke mensen je nu hebt. Maar ook welke mensen je uiteindelijk nodig hebt om je doelstellingen te bereiken. Met behulp van SPP krijg je inzicht in mismatches en knelpunten. Daardoor kan je op tijd acties ondernemen rond personeelsbeleid en personeelsplanning.
Toekomstgericht sturen op personeel
Trends dwingen organisaties om slimmer en effectiever te reageren. Denk bijvoorbeeld aan economische onzekerheid, groeiende concurrentie, digitalisering en de vraag naar ‘meer en sneller’. Op de arbeidsmarkt zien we toenemende schaarste, zeker als het gaat om bepaalde functies, alsook ontgroening en vergrijzing.
Anderzijds spelen er ook een tal interne zaken. Aanpassingen in het werk hebben een impact op de inzet van medewerkers. Evenals op de eisen die worden gesteld wat betreft vakkennis en flexibiliteit. Strategische personeelsplanning helpt organisaties om slagvaardig te sturen op personeel inzet. Je krijgt een beeld van hoeveel en wat voor medewerkers je nodig hebt. Maar ook welke maatregelen daarvoor nodig zullen zijn. SPP gaat trouwens niet alleen over aantallen, maar ook over competenties, motivatie en bewustwording. Het dwingt leidinggevenden om eens naar de eigen medewerkers te kijken. Is iedereen klaar voor de toekomst? Welke medewerkers zijn toe aan een nieuwe stap? Medewerkers en leidinggevenden kunnen op tijd verkennen waar kansen of net risico’s liggen. Het biedt een handvat om strategisch naar (eigen) werk en loopbaan te kijken.
Een strategische personeelsplan
We onderscheiden verschillende bouwstenen om tot een goed strategisch personeelsplan te komen.
Ontwikkelingen in kaart brengen
Je start uiteraard met een heldere omkadering van je strategische doelstellingen. Wat willen we bereiken? Welke zaken gaan we veranderen? Vervolgens werk je toekomstscenario’s uit op basis van die bedrijfsstrategie en doelen. Wat is de impact van beslissingen? Welke consequenties heeft dit op de organisatie van werk en mensen? Hoe zien de verwachte interne ontwikkelingen eruit? Denk aan trends rond ziekteverzuim, doorgroei, leeftijdsopbouw, ontgroening, de contractenmix. Je maakt een voorspelling van de mogelijke toekomstige bezetting op basis van vooronderstellingen rond door- en uitstroom. Neem ook externe ontwikkelingen op bijvoorbeeld de arbeidsmarkt mee in je analyse.
3K model: kwaliteit, kwantiteit en kracht
In de volgende stap maken we een inventarisatie van de huidige samenstelling van je personeel. Denk aan het aantal fte’s, arbeidsrelaties, competenties, verhouding tussen fulltime en parttime, indeling per functiegroep, leeftijd, sekse, loonkost,.. etc. Idealiter neem je een een historische analyse van de instroom, doorstroom en uitstroom mee in het plan. Deze analyse spiegelen we aan de uiteindelijk gewenste en benodigde samenstelling in de toekomst.
Voor een onderbouwde doorlichting maken we bij Déhora gebruik van ons 3K model. We kijken namelijk naar Kwaliteit, Kwantiteit én Kracht van de inzet van de medewerker. Met dit laatste bedoelen we dat medewerkers betrokken en gepassioneerd hun werk doen. Meer specifiek omdat dit werk in lijn ligt met eigen doelen, behoeften en waarden (vergelijk met de Engelse term engagement).
Gap analyse en maatregelen
Bepaal tot slot de ‘gaten en bulten’ in de vergelijking, oftewel de gaps tussen gewenst en verwacht. Definieer een cocktail aan maatregelen en acties om die ‘gaps’ te overbruggen, en stuur bij wanneer nodig. Strategische personeelsplanning is immers geen eenmalige activiteit. Het is een proces van bijsturen en evalueren. Naar onze mening hoort SPP te worden verankerd in de bedrijfsvoering. Enkel dan leidt het tot een optimale personeelsbezetting, nu en in de toekomst. SPP maakt het mogelijk om op tijd te anticiperen, in plaats van op korte termijn brandjes te blussen.
Meer weten?
Wil je graag aan de slag met strategische personeelsplanning? Ben je benieuwd hoe wij je daarbij kunnen ondersteunen? Laat een bericht achter. Bekijk zeker ook onze referentiecase over Janssen Pharmaceutica.