Wat is een planorganisatie?
De planorganisatie gaat in essentie over de (onderlinge) organisatie van de verschillende onderdelen van personeelsplanning. Hetzij mensen en hulpmiddelen, maar net zo goed verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Déhora ziet de planorganisatie als een belangrijk sturend proces voor een professionele planning.
Planorganisatie en personeelsplanning
De planorganisatie bestaat uit de samenwerking tussen meerdere afdelingen, niveaus en functies.
Personeelsplanning is een samenspel van werkzaamheden, rollen, verantwoordelijkheden, hulpmiddelen en informatie. De planorganisatie is onder te verdelen in een aantal elementen. Al deze elementen kennen onderlinge verbanden.
Bestuurlijke inrichting
Bij de organisatie van werkzaamheden hoort enerzijds de vraag hoe taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden verdeeld. En anderzijds hoe er gestuurd wordt en met welke criteria. Een overzichtelijke en veelgebruikte techniek is het RACI-matrixmodel.
Organisatorische vormgeving
Een veelgestelde vraag is waar je de activiteiten rond personeelsplanning plaatst. Beleg je de planning decentraal, dus dichtbij bij de werkvloer? Of kies je voor een centrale personeelsplanning? Déhora is overtuigd van de noodzaak om nauwkeurig aan te sluiten bij criteria die bepalen of de organisatie zijn doelen kan bereiken. We maken bijvoorbeeld een onderscheid tussen enerzijds de verspreiding van de planorganisatie (geconcentreerd of gedeconcentreerd) en anderzijds de aansturing (centraal of decentraal).
Hulpmiddelen en software
Een planorganisatie heeft de keuze uit verschillende soorten hulpmiddelen. Vaak komt dit neer op planningstools of software, tot zelfs papieren werkbladen. De rol van software en internet wordt in elk geval steeds groter in personeelsplanning.
Beschikbare informatie
De toegevoegde waarde van personeelsplanning is sterk verbonden met informatie. Dus is het belangrijk dat relevante informatie tijdig, correct, eenduidig en toegankelijk is. De concrete invulling daarvan hangt nauw samen met het niveau waarop de informatie uiteindelijk wordt gebruikt. Op strategische niveau is meer gebundelde informatie van toepassing. Bij operationele personeelsplanning zijn het detailniveau en de frequentie wat groter.
Planmethodiek
Planmethodiek kan kort omschreven worden als de wijze waarop de (optimale) planning op hoofdlijnen tot stand komt (moet komen). De optimale planmethodiek voldoet (zo goed mogelijk) aan de randvoorwaarden waarbinnen de planning moet plaatsvinden en de doelstellingen die de planning waar moet maken. De gekozen planmethodiek leidt tot een keuze in roostertype. Het ene rooster sluit beter aan bij de planmethodiek dan de ander. Elk type heeft zijn eigen specifieke voor- en nadelen.