Wat is het planproces?
Elke organisatie wil grip krijgen op personeelsinzet, werkdruk en roosters. Maar dat bereik je niet met losse acties of ad hoc planning. Wat je nodig hebt, is een planproces: een gestructureerde, herhaalbare manier om tot kwalitatieve personeelsplanning te komen. Binnen workforce management is het planproces gebaseerd op de cyclische benadering van Deming, waarmee je planning continu verbetert en bijstuurt.
Wat betekent een planproces?
Een planproces is het geheel van samenhangende stappen waarmee je personeelsplanning gestructureerd aanpakt, evalueert en verbetert. Het gaat dus niet om een eenmalige planningsactie, maar om een herhaalbare cyclus waarin plannen, uitvoeren, controleren en bijsturen centraal staan.
Déhora Consultancy baseert het planproces op de kwaliteitscirkel van Deming – ook bekend als de PDCA-cyclus: Plan – Do – Check – Act. Die benadering maakt het mogelijk om op een gestructureerde manier de personeelsinzet af te stemmen op de organisatiedoelstellingen én om die inzet continu te verbeteren.
Waarom is een planproces belangrijk?
In de praktijk zien we dat veel planningsproblemen niet voortkomen uit een gebrek aan software of goede bedoelingen, maar uit een gebrek aan structuur. Zonder planproces:
- mis je samenhang tussen strategische en operationele planning;
- blijft terugkoppeling uit: je leert niet van fouten;
- ontstaan eilandjes van planning, vaak zonder afstemming;
- werk je reactief in plaats van proactief.
Een goed planproces:
- verbindt strategisch beleid aan dagelijkse planning;
- maakt de planning meetbaar en bijstuurbaar;
- verhoogt het leerrendement van je organisatie;
- ondersteunt een duurzame inzet van je workforce.
De vier fasen van het planproces
Het planproces zoals Déhora het toepast, bestaat uit vier opeenvolgende én terugkerende stappen:
1. Plan – Vertaal de doelstellingen naar personeelsplanning
In deze fase bepaal je de plandoelstellingen. Wat wil je bereiken op het vlak van personeelsinzet? Denk aan:
- dekking van bezettingseisen;
- verbetering van werk-privébalans;
- reductie van overuren of uitzendkosten;
- verhoging van klanttevredenheid.
Je vertaalt deze doelen naar concrete uitgangspunten in je planning: strategische personeelsplanning, capaciteitsplanning, roostervormgeving.
Gerelateerde items:
Wat is strategische personeelsplanning?
2. Do – Voer de planning uit
Je maakt op basis van je doelen en kaders een rooster of inzetplan. Deze fase omvat:
- het plannen van medewerkers volgens beschikbaarheid, contract en wensen;
- het toepassen van je planmethodiek;
- het communiceren van roosters naar medewerkers;
- het inzetten van je planningssoftware of medewerkersportaal.
Hier komt alles samen: de systemen, de afspraken en de uitvoering op de werkvloer.
3. Check – Vergelijk plan en realiteit
Na uitvoering controleer je of de planning heeft gewerkt zoals bedoeld:
- Zijn de roosters gerealiseerd zoals gepland?
- Was de bezetting toereikend?
- Heb je overschrijdingen of tekorten gezien?
- Hoe reageerden medewerkers op de uitvoering?
Je gebruikt hierbij gegevens uit tijdregistratie, roosterbeheer en prestatie-indicatoren zoals bezettingsgraad, overuren of ziekteverzuim.
4. Act – Stuur bij en leer bij
Op basis van de analyse neem je gerichte actie:
- Aanpassen van planningseisen of normen
- Bijsturen van capaciteitsplanning of werkverdeling
- Afspraken herzien rond verlof, contracttypes, flexibiliteit
Ook nieuwe doelstellingen worden hier geformuleerd: je start de cyclus opnieuw, maar slimmer. Zo ontstaat een lerende planning die zich aanpast aan je organisatiecontext.
Hoe werkt het planproces in workforce management?
Het planproces vormt de kern van professioneel workforce management. Het helpt om:
- strategisch beleid te vertalen naar concrete roosters;
- het planningsproces meetbaar te maken;
- verschillen tussen plan en realiteit te begrijpen;
- personeelsinzet beter af te stemmen op organisatiedoelen.
In de praktijk passen organisaties het planproces toe via cyclische overlegmomenten, dashboards, KPI-monitoring en planningsoftware. Het versterkt de samenwerking tussen HR, teamleiders, planners en directie. Het model wordt vaak visueel ondersteund met een cirkel zoals hierboven, waarin de PDCA-stappen gekoppeld zijn aan personeelsplanningsonderdelen. Voorbeeld van de PDCA in planning:
- Plan: strategische personeelsplanning, capaciteitsplanning
- Do: roostervormgeving, roosterplanning
- Check: gerealiseerde uren, prestatie-indicatoren
- Act: bijsturing, normvergelijking, nieuwe plandoelstellingen
Planproces als groeimodel
Een planproces is nooit ‘af’. Het groeit mee met je organisatie, je software en je werkpraktijk. Maar door consequent met het PDCA-model te werken, creëer je een stabiele structuur voor personeelsplanning die:
- flexibel blijft,
- overzicht geeft,
- en leidt tot betere roosters én betere resultaten.
Wil je weten hoe jouw planningsproces scoort? Of waar je groeikansen liggen in planning, beleid of samenwerking? Laat hieronder een bericht achter en we helpen je graag verder op weg naar een sterk, cyclisch planproces.
