Elke organisatie wil grip krijgen op personeelsinzet, werkdruk en roosters. Maar dat bereik je niet met losse acties of ad hoc planning. Wat je nodig hebt, is een planproces: een gestructureerde, herhaalbare manier om tot kwalitatieve personeelsplanning te komen. Binnen workforce management is het planproces gebaseerd op de cyclische benadering van Deming, waarmee je planning continu verbetert en bijstuurt.
Een planproces is het geheel van samenhangende stappen waarmee je personeelsplanning gestructureerd aanpakt, evalueert en verbetert. Het gaat dus niet om een eenmalige planningsactie, maar om een herhaalbare cyclus waarin plannen, uitvoeren, controleren en bijsturen centraal staan.
Déhora Consultancy baseert het planproces op de kwaliteitscirkel van Deming – ook bekend als de PDCA-cyclus: Plan – Do – Check – Act. Die benadering maakt het mogelijk om op een gestructureerde manier de personeelsinzet af te stemmen op de organisatiedoelstellingen én om die inzet continu te verbeteren.
In de praktijk zien we dat veel planningsproblemen niet voortkomen uit een gebrek aan software of goede bedoelingen, maar uit een gebrek aan structuur. Zonder planproces:
Een goed planproces:
Het planproces zoals Déhora het toepast, bestaat uit vier opeenvolgende én terugkerende stappen:
In deze fase bepaal je de plandoelstellingen. Wat wil je bereiken op het vlak van personeelsinzet? Denk aan:
Je vertaalt deze doelen naar concrete uitgangspunten in je planning: strategische personeelsplanning, capaciteitsplanning, roostervormgeving.
Gerelateerde items:
Wat is strategische personeelsplanning?
Je maakt op basis van je doelen en kaders een rooster of inzetplan. Deze fase omvat:
Hier komt alles samen: de systemen, de afspraken en de uitvoering op de werkvloer.
Na uitvoering controleer je of de planning heeft gewerkt zoals bedoeld:
Je gebruikt hierbij gegevens uit tijdregistratie, roosterbeheer en prestatie-indicatoren zoals bezettingsgraad, overuren of ziekteverzuim.
Op basis van de analyse neem je gerichte actie:
Ook nieuwe doelstellingen worden hier geformuleerd: je start de cyclus opnieuw, maar slimmer. Zo ontstaat een lerende planning die zich aanpast aan je organisatiecontext.
Het planproces vormt de kern van professioneel workforce management. Het helpt om:
In de praktijk passen organisaties het planproces toe via cyclische overlegmomenten, dashboards, KPI-monitoring en planningsoftware. Het versterkt de samenwerking tussen HR, teamleiders, planners en directie. Het model wordt vaak visueel ondersteund met een cirkel zoals hierboven, waarin de PDCA-stappen gekoppeld zijn aan personeelsplanningsonderdelen. Voorbeeld van de PDCA in planning:
Een planproces is nooit ‘af’. Het groeit mee met je organisatie, je software en je werkpraktijk. Maar door consequent met het PDCA-model te werken, creëer je een stabiele structuur voor personeelsplanning die:
Wil je weten hoe jouw planningsproces scoort? Of waar je groeikansen liggen in planning, beleid of samenwerking? Laat hieronder een bericht achter en we helpen je graag verder op weg naar een sterk, cyclisch planproces.