Hoe start je met zelfroosteren?
Starten met zelfroosteren doe je niet zomaar van de ene dag op de andere. Er komt heel wat kijken bij implementatie en verandering. En veranderingen rond arbeidstijden is altijd een gevoelig proces. Implementatie gaat in de kern om een gedragsverandering bij medewerkers, teamleiders en managers. Ook is gespecialiseerde software sterk aangewezen.
Implementatie van zelfroosteren
Zelfroosteren is een nieuwe weg naar personeelsinzet. De traditionele manieren van plannen en roosteren wijzigen. Je geeft medewerkers zeggenschap over hun roosters en je beïnvloedt zo cultuur en gedrag. De implementatie van zelfroosteren zal dus tijd vragen, en je medewerkers moeten die tijd daarvoor kunnen en willen vrijmaken. Voor een goede voorbereiding en opstart van een zelfroosterproject mag je bijvoorbeeld rekenen op een periode van 3 tot 6 maanden. Actieve betrokkenheid van bonden, HR, directie én medewerkers is daarbij van cruciaal belang om slaagkansen te verhogen.
Investering en ondersteuning
Behalve tijd moet je als organisatie rekening houden met investeringskosten inzake software en ondersteuning. Bij de voorbereiding van een pilot zelfroosteren is extern advies van enorme toegevoegde waarde. Onze consultants weten bijvoorbeeld welke kaders en spelregels er moeten worden afgesproken, en ze hebben de nodige kennis van verandermanagement. We hebben ervaring met dergelijke projecten in allerlei sectoren en we kunnen adviseren over mogelijke softwarepakketten en koppelingen. Ook dit brengt kosten met zich mee. Maar zoals bij elk goed veranderingsproces gaan kosten en baten hand in hand.
Draagvlak en communicatie
Verandering leidt vaak tot weerstand, zeker als het gaat over werktijden. Wanneer je wilt overstappen naar zelfroosteren is het creëren van draagvlak cruciaal. Open en directe communicatie met alle betrokken medewerkers is dus cruciaal. Wees eerlijk over positieve en eventueel negatieve gevolgen van het zelfroosteren. Maak duidelijk wat de organisatie wil bereiken. Durf ook om input vragen. Het is verstandig om met een projectgroep te werken die het voortouw neemt. Tot slot, stimuleer betrokken werknemers en leidinggevenden aan de hand van positieve verhalen rond zelfroosteren. Schroom niet om extern advies te vragen.
Kaders en spelregels
Om het zelfroosteren succesvol toe te passen heb je heldere kaders en spelregels nodig. Zelfroosteren werkt het beste als die spelregels in dialoog met werkgever en medewerker worden vastgesteld. Dit zijn afspraken over o.a. het aantal veto-dagen, het afboeken van vakantiesaldo’s, onregelmatigheidstoeslagen, omgaan met overwerk en dergelijke. Bewaak dat de kaders van zelfroosteren niet te strak worden opgesteld, zo is er voldoende ruimte voor keuze. Zorg aan de andere kant dat medewerkers, al dan niet tegen zichzelf, kunnen worden beschermd.
Zelfroosteren en software
Een goed planningsysteem dat het volledige proces van zelfroosteren online ondersteunt is essentieel. In theorie kan zelfroosteren op papier, maar dat raden we ten stelligste af. Met een goede software, zoals Time Care, kunnen medewerkers online zelfroosteren. Medewerkers kunnen online wensen indienen, het rooster inkijken en ruilen. Software voor zelfroosteren controleert automatisch of het uurrooster voldoet aan de bezettingseisen, arbeidswet, cao en interne afspraken. Een goede software voor zelfroosteren neemt tot slot ook heel wat werk uit de handen van de planner. Dat is een enorme winst in efficiëntie en tijd.
Starten met een piloot?
In sommige organisaties is het verstandig om eerst te experimenteren binnen kleine groepen om ervaring op te doen. Een pilotfase is een goede oplossing: om het spel te leren spelen, om de spelregels uit te proberen en zo nodig bij te stellen en zo voort. Ook al is individueel roosteren in het bedrijf al op meerdere plaatsen ingevoerd, je kan op elke afdeling een nieuwe piloot starten. Het is ook een mogelijkheid om collega’s te laten starten met hun vertrouwde rooster, en vervolgens verlofdagen en wissels in te vullen met het zelfroosteren.
Meer over zelfroosteren
Meer informatie over zelfroosteren in de praktijk en de voordelen van zelfroosteren
