OCMW Mortsel kiest voor zelfroosteren met Déhora

Je medewerkers laten kiezen wanneer ze werken en daarnaast een uitstekende dienstverlening blijven bieden? Geen nood, dat kan zeker! Hierdoor creëer je zelfs een positieve impact op verantwoordelijkheid en flexibiliteit. In Mortsel zetten ze een stap vooruit met zelfroosteren. Zo hebben de medewerkers van Woonzorgcentrum Meerminnehof en de Buitenschoolse kinderopvang de mogelijkheid om eigen werktijden in te vullen.

Zelfsturing en innovatie in het dna

Zelfsturing en medezeggenschap zit Mortsel in het dna, daarom wilt Mortsel de betrokkenheid van haar medewerkers stimuleren. Al enkele jaren was Mortsel op zoek naar een werkbare oplossing om medewerkers meer inspraak te bieden in uurroosters. Daarnaast willen ze het vooral doeltreffend doen.

Vroeger werden planningen manueel in Excel opgesteld. De uurroosters pasten ze voortdurend op vraag van de medewerkers aan. Dit is best een tijdrovende activiteit voor diegene die de planning maakt. In het WZC is dit de hoofdverpleegkundige. Hierdoor was er geen globaal overzicht van de daadwerkelijke bezetting. In een Woonzorgcentrum is dit zeker een evidentie. Zo heb je veel mensen waarmee je tijd moet invullen. Daarnaast moet het vooral efficiënt gebeuren. Zo moet je zien dat je de juiste mensen hebt, op de juiste momenten.

Karin Peeters, Kwaliteitszorgcoördinator van Lokaal Bestuur Mortsel: “Via Déhora zijn we bij het zelfroosteren terecht gekomen. Het idee van zelfroosteren past goed binnen het concept van zelfsturing. “Medewerkers moeten zelf op zoek naar een oplossing. Ze krijgen de ruimte, maar ook de verantwoordelijkheid om tot de planning te komen. Ze zijn zich meer bewust van de keuzes die ze wel of niet maken.”

Zelf werktijden kiezen

Bij het zelfroosteren worden medewerkers op een positieve wijze betrokken bij de vormgeving van hun werktijden. Hierdoor krijgen ze (een gevoel van) meer grip op werk en privé. Verder krijgen ze vooral een hogere mate van betrokkenheid en gevoel van verantwoordelijkheid op de werkvloer. Dit merken we sterk in de dienstverlening.

Het concept is vrij eenvoudig. Eerst schept de werkgever het kader. Hier houden we rekening met enkele vragen. Hoeveel werk is er op een gegeven moment? Hoeveel medewerkers heb ik nodig? Welke kennis en vaardigheden? Binnen dat kader krijgen medewerkers vervolgens de vrijheid om zelf uurroosters samen te stellen. Ze houden gezondheid en flexibiliteit in het achterhoofd. Het uiteindelijke resultaat is een werkplanning die voor quasi iedereen optimaal is. Moet er nog wat gewijzigd worden aan de planning? Dan kan de medewerker dit voortaan zelf doen. Het is een een win-winsituatie.

Personeelsplanning in topvorm

Ter voorbereiding van het zelfroosteren werden een aantal sessies georganiseerd voor de medewerkers. Tijdens die bijeenkomsten werden de spelregels van het zelfroosteren uitgelegd. Daarnaast konden ze ‘hands on’ aan de slag met de nieuwe software die het zelfroosteren mogelijk maakt. Vanaf november 2017 maken de teams van het Woonzorgcentrum en de BKO maandelijks hun eigen uurrooster. Vanaf 1 januari 2018 was de nieuwe personeelsplanning van toepassing. Aansluitend zorgde Déhora voor een aanpassing van de tool opdat informatie naadloos kon worden uitgewisseld met het tijdsregistratiesysteem van Kronos.

Karin Peeters: “In het begin waren medewerkers over het puntensysteem wat kritisch. Ze dachten dat je punten kan verdienen en daarmee een beloning krijgt. Dat is het natuurlijk niet. Het basisidee is om op een objectieve manier te meten wie meer flexibel is, en wie bereid om een bij te springen. Het belangrijkste is dat onze medewerkers zelf aan de slag gaan om hun rooster vorm te geven. Ze gaan in overleg met collega’s in het team om het rooster beter te maken. Dat kan alleen maar een positief effect hebben voor onze medewerkers en voor onze dienstverlening.”

Over Mortsel

Woonzorgcentrum Meerminnehof is een thuis voor 118 permanente bewoners en 3 kamers kortverblijf. Met een ploeg van een 90-tal medewerkers zorgen zij dagelijks voor een optimale woon- en leefomgeving voor onze bewoners.

De BKO van Mortsel heeft plaats voor 120 kinderen voor naschoolse kinderopvang en vakantieopvang. 12 medewerkers zorgen er elke dag voor dat de kinderen een leuke tijd beleven op 2 opvanglocaties in Mortsel: De Rode Kubus en Billie.