Verschillende sectoren worden geplaagd door een nijpend personeelstekort. Openstaande functies blijven onbezet, terwijl medewerkers gebukt gaan onder een groeiende werkdruk. Als organisatie sta je nu voor een cruciale keuze: laat je de druk toenemen of ga je voor een doordachte aanpak in je personeelsplanning? In deze blog delen we enkele waardevolle inzichten om je hierbij te ondersteunen.
Een personeelstekort doet zich voor wanneer je organisatie niet genoeg werknemers heeft om aan de vraag naar arbeid te voldoen. Dit tekort ontstaat wanneer de beschikbare arbeidscapaciteit, of het nu gaat om het aantal werknemers, beschikbare uren of benodigde vaardigheden, niet meer in lijn ligt met de werkvraag van de organisatie of de eisen van de markt. Een doordachte aanpak in workforce management kan je organisatie veerkrachtiger maken en beter helpen omgaan met de uitdagingen die ontstaan door een personeelstekort. Ontdek hier hoe dat mogelijk is.
Inzicht in personeelstekort en vereiste capaciteit
Om je personeelstekort aan te pakken, is het eerst en vooral cruciaal om precies te begrijpen waar en wanneer dit tekort zich voordoet. Het gaat erom de vinger op de zere plek te leggen: hoeveel mensen heb ik nodig en op welke momenten? Welke vaardigheden mis ik? Hoewel een tekort intuïtief aanvoelt, is het essentieel om concreet te weten waar en wanneer dit speelt.
Met dat inzicht in de vraag naar werk en je beschikbare capaciteit, kun je het werk beter verdelen. En dus betere personeelsroosters maken. Dit helpt niet alleen om overbelasting van personeel te verminderen, maar voorkomt ook dat medewerkers uitgeput raken door een te hoge werkdruk. Het draait om een slimme verdeling van werklast en beschikbare krachten om de balans te optimaliseren. Een handig middel hierbij is de zogenaamde bruto-netto berekening. Deze berekening maakt inzichtelijk hoeveel je medewerkers werkelijk inzetbaar zijn – en hoeveel werk je effectief zal kunnen realiseren.
Op tijd anticiperen op tekorten
Capaciteitsplanning en strategische personeelsplanning (hieronder toegelicht) helpen bij het voorspellen van je toekomstige personeelstekorten. Door deze methoden in te zetten, kun je proactief mismatches in werk en personeel identificeren en vervolgens tijdig corrigerende maatregelen nemen. Zoals het aanbieden van bijscholing, maatregelen nemen rond flexibilisering of het anders indelen van werk – allemaal gericht op het minimaliseren van de impact van capaciteitstekort.
Capaciteitsplanning, kort samengevat, biedt een gestructureerde methode om op middellange termijn (tot één jaar vooruit) je benodigde en je beschikbare personeelscapaciteit te vergelijken. Het levert gedetailleerde inzichten op in tekorten en overschotten op verschillende momenten. Daardoor kun je dan gericht onderzoek doen naar de aard van het personeelstekort. Je kunt ontdekken of bepaalde periodes een groter tekort vertonen en of alle teams met tekorten kampen. Een nauwkeurig capaciteitsplan is een uitstekende basis om om je personeelsplanning nog effectiever te maken.
*FTE staat voor fulltime-equivalent, oftewel voltijds-equivalent. FTE wordt gebruikt als rekeneenheid voor de omvang van een job of voor je totale personeelssterkte. 1 FTE staat gelijk aan een voltijdse betrekking (bijvoorbeeld 40 uur). Een FTE van 0,6 staat in dat geval gelijk aan een capaciteit van 24 uur (0,6 x 40). FTE wordt ook gebruikt als primaire meeteenheid in het bepalen van je bruto vs netto personeelscapaciteit .
Strategische personeelsplanning voor de toekomst
Strategische personeelsplanning is zeer nauw verbonden met de visie van je organisatie op de toekomst. Het legt de brug tussen personeel, bedrijfsdoelstellingen en toekomstige ontwikkelingen op de arbeidsmarkt in de komende jaren. Zoals bijvoorbeeld een verdere inkrimping in termen van aanbod. Strategische personeelsplanning dwingt je organisatie (operations, HR,..) om gericht naar personeelsbeleid en personeelsplanning te kijken. En daar is het nooit te vroeg noch te laat voor!
Bij strategische personeelsplanning onderzoek je nu al de (gewenste) samenstelling van je personeel over een aantal jaar. Bijvoorbeeld: hoeveel medewerkers heb ik nu? Wanneer verwacht ik een personeelstekort? Hoeveel medewerkers heb ik over een paar jaar nodig? Over welke vaardigheden moeten zij beschikken? Welke medewerkers zijn toe aan een nieuwe stap of herscholing? Vervolgens onderneem je daar acties op.
Organiseer je flexibiliteit
Nu je inzicht hebt in (de bron van) je personeelstekort: hoe ga je ermee aan de slag? Het sleutelwoord is flexibiliteit, zoals de mogelijkheid om uren aan te passen aan piek- en dalperiodes. Wat is er mogelijk in jouw organisatie? En op welke wijze is dit georganiseerd? Verschillende pistes zijn mogelijk! Waaronder:
- Een jaarurensystematiek of plus-minus conto: Hiermee kun je periodiek afwijken van normale arbeidsuren. In drukke periodes kunnen medewerkers meer uren werken en in rustigere tijden juist minder, met behoud van loon. Dit vereist wel een balans tussen piek- en dalperiodes.
- Ideale contractenmix in je organisatie: Een combinatie van voltijdse en deeltijdse contracten kan je arbeidscapaciteit beter laten aansluiten op de vraag. Een gezonde mix van verschillende contracturen (voltijds, deeltijds,..) biedt extra flexibiliteit bij pieken en dalen.
- Verticaal of horizontale uitwisselbaarheid: Bekijk de mogelijkheid om medewerkers tijdelijk van de ene naar de andere afdeling te verschuiven of tussen verschillende locaties.
- Inrichting van een flexibele schil: een team van medewerkers die flexibel inzetbaar zijn, en die niet behoren tot je basisteam. Denk ook aan oproepkrachten, medewerkers in een vlinderploeg en medewerkers met een nul-uren contract. Maar net zo goed aan tijdelijke uitzendkrachten of freelancers. In sommige organisaties zijn er zelfs meerdere flexibele schillen.
Het implementeren van een flexibiliteitsstrategie vereist uiteraard enige expertise en een aanpak die bij de organisatie past, waarbij de flexibiliteit vanuit het perspectief van medewerkers niet uit het oog verloren mag worden.
Samenwerking en centrale aansturing
In de praktijk zijn verschillende afdelingen betrokken bij de personeelsplanning. Echter, effectieve samenwerking is niet altijd vanzelfsprekend. Miscommunicatie en gebrek aan afstemming leiden tot onnodige kosten, inconsistente roosters en overwerk.
Door een duidelijke structuur in je planorganisatie aan te brengen en samenwerking tussen verschillende afdelingen te bevorderen, kunnen kosten worden verlaagd en inefficiënties worden vermeden. Het coördineren van personeelsinzet via een centrale aansturing kan een aanzienlijke verbetering betekenen voor de algehele efficiëntie van de organisatie.
Conclusie
Het aanpakken van een personeelstekort vergt een gecoördineerde aanpak, waarbij inzicht, flexibiliteit en strategische planning samenkomen. Door deze elementen te integreren en samen te werken aan een gestroomlijnde aanpak, kan je als organisatie de uitdagingen van een tekort beter het hoofd bieden.
Verbeter je Workforce Management
Ontdek vandaag nog hoe een optimaal workforce management jouw organisatie veerkrachtiger kan maken. Neem contact met ons op voor advies op maat en optimaliseer je personeelsplanning.
Ook interessant voor jou
Capaciteitsmanagement: de sleutel bij personeelskrapte?
Het tekort aan personeel in de zorg is al een tijd een groot probleem. De werkdruk voor zorgverleners is te…
10 uitstekende redenen om te starten met zelfroosteren
Zelfroosteren op zichzelf mag nooit het ultieme doel zijn. Het is een middel, een strategie die gericht is op het…
Whitepaper: Samen naar een optimale personeelsplanning
Er zijn veel verschillende personen en afdelingen betrokken bij je personeelsplanning of workforce management: planners of dispatchers, de personeelsdienst, het…
