Déhora is officieel ISO 27001 gecertifieerd dienstverlener meer informatie
Je wilt als organisatie wendbaar en flexibel blijven. Bovendien wil je te allen tijde met je eigen mensen het werk kunnen blijven uitvoeren. Maar in periodes van onzekerheid, zoals nu, heb je aanzienlijk wat ‘verlies’ van arbeidstijd en collega’s. Door bijvoorbeeld ziekte, verloop, of opvang van kinderen. Wel, net daarom is bruto-netto personeelsplanning zo cruciaal. Lees mee!
Nood aan wendbaarheid
Wat doe je als organisatie bij een tekort aan personeel of bij grote werkdrukte op korte termijn? De vaakst voorkomende oplossingen zijn: overwerk, extra diensten invoeren, of de inhuur van externe hulp. Maar dit zijn natuurlijk dure en slechts tijdelijke oplossingen.
Daarenboven is het ook niet de meest optimale oplossing voor je medewerkers die aan de slag blijven. Zij moeten bijvoorbeeld regelmatig van regime wisselen, met als gevolg een verstoring van het werkritme. Er is bijkomend een risico op vermoeidheid, door langere dagen en langere werkweken. En ook in de privésfeer laat de geschetste situatie zich voelen. Medewerkers moeten extra opvang regelen voor de kinderen, of privé afspraken herplannen opdat ze kunnen inspringen op het werk. Daarnaast wordt verlof hierdoor steeds uitgesteld. Je medewerkers worden daar dus niet bepaald blij van. Kortom, een personeelsvriendelijke oplossing om je organisatie wendbaar en flexibel te maken, is geen overbodige luxe.
Wat is bruto-netto personeelsplanning?
Eén van de mogelijke oplossingen is de toepassing van een zogenaamd bruto-netto personeelsplanning. Dit is een eenvoudige maar zeer doeltreffende methodiek binnen personeelsplanning, waarbij je op voorhand anticipeert op uitval en (tijdelijk) niet-beschikbare medewerkers. Aan de hand van een aantal berekeningen kom je tot de ideale verhouding tussen enerzijds het werkelijke aantal benodigde medewerkers, en anderzijds het verwachte werkaanbod.
De bruto-netto berekening vertrekt namelijk vanuit de bruto of de theoretische beschikbaarheid van al je medewerkers, afgezet tegen gemiddelde afwezigheden. In de praktijk zullen je medewerkers immers niet élke dag of élke week werken. Denk bijvoorbeeld aan vakantie, weekend- of feestdagen, alsook ziekte, verzuim en trainingsdagen. Wat daarna overblijft, zonder die afwezigheden, dat noemen we de netto beschikbaarheid van je medewerkers. Anders gezegd, hoeveel je medewerkers werkelijk inzetbaar zijn.
Dit levert het op
Kort samengevat: met de bruto-netto berekening maak je per week, en per team of afdeling, inzichtelijk hoeveel werk je effectief zal kunnen uitvoeren met je mensen. En dus hoeveel capaciteit of FTE je éxtra nodig zal hebben. Op basis daarvan kan je op korte termijn onderbouwd beslissingen maken inzake overwerk, inhuur, reservediensten of bijvoorbeeld afdelings-overschrijdende inzet van je medewerkers.
Bruto-netto personeelsplanning is uiteraard geen wondermiddel, het is zeker geen oplossing voor een acuut personeelstekort. Maar het biedt wel een houvast om tot werkbare oplossingen te komen bij last-minute ziekte of pieken.
Op lange termijn speelt bruto-netto personeelsplanning dan weer een centrale rol bij capaciteitsplanning, verlofbeleid en tactische personeelsplanning. Bij capaciteitsplanning maak je de verdeling van niet-inzetbare uren over een volledig jaar. Het is daardoor een uitstekende manier om bijvoorbeeld verlof en ‘verlofstuwmeren’ goed in te plannen. Of om op voorhand te anticiperen om seizoenschommelingen. Kortom, het maakt je als organisatie wendbaarder en flexibeler. Wat vervolgens leidt tot betere bedrijfsresultaten met meer tevreden medewerkers.
Meer weten?
Wil je meer weten over capaciteitsplanning en de bruto-netto factor? Of kan je wat extra hulp gebruiken bij jouw personeelsplanning? Niet aarzelen, gewoon mailen of bellen!
Ook interessant
8 basisregels voor de beste verlofplanning van je personeel
Tip 1: begin je verlofplanning op tijd Het is echt niet zo vreemd om al in oktober te starten met…
Coronacrisis en personeelsplanning in de zorg – praktische tips
Uitdaging 1 – Virusverspreiding voorkomen De eerste uitdaging in deze coronacrisis is natuurlijk het voorkomen van besmetting tussen medewerkers en…
Best practice: capaciteitsplanning en personeelsplanning
Wat is capaciteitsplanning? We zien regelmatig dat planners zich plots laten overvallen door veranderingen in het werk. Maar ook door…