Déhora is officieel ISO 27001 gecertifieerd dienstverlener meer informatie
Je kan er niet naast kijken: heel wat sectoren kampen met een personeelstekort. Open vacatures worden niet ingevuld. Vaste medewerkers kreunen onder werkdruk en emotionele belasting. Maar dat tekort zal helaas niet plots verdwijnen. Hoe ga je hiermee om in je werkplanning en roosters? Laat je de werkdruk oplopen of ga je slimmer plannen? We geven je enkele praktische tips als houvast.
Bepaal je personeelstekort
We spreken over een personeelstekort wanneer er meer werk is dan mensen. Met andere woorden: een verschil tussen benodigde en beschikbare personeelscapaciteit. Op basis van buikgevoel had je dat al door. Maar weet jij waar en wanneer er sprake is van dat tekort? En exact hoe groot je tekort is in termen zoals FTE? Heb je een idee van het beschikbaar aantal FTE in de komende maand? Een uitstekend middel om je hierbij te helpen is capaciteitsplanning.
Capaciteitsplanning is een methode om je benodigde en je beschikbare personeelscapaciteit met elkaar te vergelijken. Je bekomt een detailoverzicht van tekorten en overschotten op verschillende tijdstippen. Bijgevolg biedt het een houvast voor verder onderzoek. Dit onderzoek kan zich richten tot vragen zoals: Is personeelstekort groter in bepaalde periodes? Hebben àl je teams te kampen met een tekort? Al deze informatie haal je uit een sluitend capaciteitsplan. En op basis daarvan kunnen onderbouwde acties ondernomen worden om je planning gestructureerd slimmer te maken.
Tot slot is capaciteitsplanning een hulpmiddel om ook enkele maanden vooruit te kijken – en dat maakt het zo geweldig. Met een capaciteitsplan anticipeer je vroegtijdig op mismatches in werk en personeel en kan je tijdig bijsturen.
*FTE staat voor fulltime-equivalent, oftewel voltijds-equivalent. FTE wordt gebruikt als rekeneenheid voor de omvang van een job of voor je totale personeelssterkte. 1 FTE staat gelijk aan een voltijdse betrekking (bijvoorbeeld 40 uur). Een FTE van 0,6 staat in dat geval gelijk aan een capaciteit van 24 uur (0,6 x 40). FTE wordt gebruikt als primaire meeteenheid in het bepalen van je bruto vs netto personeelscapaciteit .
Organiseer je flexibiliteit
Nu je inzicht hebt in (de bron van) je personeelstekort: hoe ga je ermee aan de slag? Het sleutelwoord is flexibiliteit. Wat is er mogelijk in jouw organisatie? En op welke wijze is dit georganiseerd? Verschillende pistes zijn mogelijk! Zoals:
- Een jaarurensystematiek of plus-minus conto biedt je de mogelijkheid om periodiek af te wijken van ‘normale’ arbeidsduurgrenzen. In periodes van grote werkvraag kan je vragen om wat meer uren te werken. In tijden dat het minder druk is, kan je medewerkers vragen om wat minder te werken. Met behoud van loon en zekerheid gedurende deze referteperiode. Voorwaarde is dat de langere werkdagen tijdens deze piekperioden worden gecompenseerd met ‘dalroosters’ waarbij de inzet van personeel afneemt tijdens minder activiteit. Weliswaar moet op het einde van elke referteperiode (een maand, een kwartaal, een half jaar,..) de teller van meer- en minuren netjes op nul staan.
- Hoe is de contractenmix in je organisatie samengesteld? Door middel van een andere verdeling van voltijds- en deeltijdscontracten is het goed mogelijk dat je arbeidscapaciteit beter aansluit op je werkaanbod. Een gezonde mix van verschillende contracturen (voltijds, deeltijds,..) biedt extra flexibiliteit bij pieken en dalen.
- In welke mate zijn je medewerkers verticaal of horizontaal uitwisselbaar? Is het mogelijk om medewerkers uit de ene afdeling tijdelijk in te schakelen op afdelingen met een tekort? Denk ook aan uitwisseling tussen verschillende locaties.
- Inrichting van een flexibele schil: een team van medewerkers die flexibel inzetbaar zijn, en die niet behoren tot je basisteam. Denk ook aan oproepkrachten, medewerkers in een vlinderploeg en medewerkers met een nul-uren contract. Maar net zo goed aan tijdelijke uitzendkrachten of freelancers. In sommige organisaties zijn er zelfs meerdere flexibele schillen.
Disclaimer: het kiezen en implementeren van een flexibiliteit-strategie vereist altijd enige kennis en ervaring. Zeker wanneer je kiest voor een duurzame oplossing. Het is essentieel om te kiezen voor een vorm van flexibiliteit die aansluit bij de werking en de visie van je organisatie. Daarnaast mag je niet vergeten om ook flexibiliteit vanuit medewerkersstandpunt te respecteren.
Maak werk van strategische personeelsplanning
Een capaciteitsplan maak je op voor de middellange termijn, d.i. tot een jaar vooruit in de tijd. Op lange termijn spreken we eerder van strategische personeelsplanning. Bij strategische personeelsplanning onderzoek je nu al de (gewenste) samenstelling van je personeel over een aantal jaar. Bijvoorbeeld: hoeveel medewerkers heb ik nu? Hoeveel heb ik er over een paar jaar nodig? Over welke vaardigheden moeten zij beschikken? Welke medewerkers zijn toe aan een nieuwe stap of herscholing?
Strategische personeelsplanning is dus zeer nauw verbonden met de visie van je organisatie op de toekomst. Het legt de brug tussen personeel, bedrijfsdoelstellingen en toekomstige ontwikkelingen op de arbeidsmarkt. Zoals bijvoorbeeld een verdere inkrimping in termen van aanbod. Strategische personeelsplanning dwingt leidinggevenden (incl HR) om gerichter naar personeelsbeleid en personeelsplanning te kijken. En daar is het nooit te vroeg noch te laat voor!
Samenwerking en centrale aansturing
In de praktijk zijn er veel mensen en afdelingen betrokken bij de planning van medewerkers: planners, dispatchers, HR, en uiteraard de medewerkers zelf. Maar echt samen werken is toch niet altijd evident. Miscommunicatie, onuitgesproken verwachtingen en onwetendheid over tekorten hebben grote gevolgen.
Denk aan: onnodige kosten, voortdurende wissels in personeelsroosters, overbodige inhuur van (dure) externe krachten, en bovenal overwerk en onderbezetting. Misschien heb je in het éne team een tekort, terwijl je in de andere teams net voldoende (of te veel) personeelscapaciteit hebt. Kortom, duur en niet tijdsintelligent. In de praktijk mist vaak een integrale afstemming tussen personeelsplanners en andere afdelingen, waardoor beleid en regelingen niet goed worden nageleefd. Soms ontstaat er bij medewerkers een cultuur waarin éigen afspraken gelden per afdeling, waarin veel uitzonderingen worden geaccepteerd en naar eigen goedkeuren kaders worden overtreden.
Maar als verschillende afdelingen de handen in elkaar slaan, dan valt er een wereld te winnen. Een eerste stap om die succesfactor te garanderen is het aanbrengen van een duidelijke structuur in je planorganisatie. Gedaan met werken ‘in eilandjes’. De coördinatie van je personeelsinzet kan bijvoorbeeld (deels) centraal en overkoepelend georganiseerd worden. Die planorganisatie coördineert je personeelsinzet en vormt de spil van je operatie. Samen met planners, recruitment, de afdeling HR en je medewerkers.
Ook interessant
Whitepaper: Samen naar een optimale personeelsplanning
In de praktijk er veel mensen en afdelingen betrokken bij de inzet van medewerkers: planners / dispatchers, HR, medewerkers, de…
8 basisregels voor de beste verlofplanning van je personeel
Tip 1: begin je verlofplanning op tijd Het is echt niet zo vreemd om al in oktober te starten met…
Personeelsplanning tijdens de coronacrisis: hoe pak je het aan?
Verstoring van werk en personeel in de coronacrisis In essentie gaat personeelsplanning over een puzzel tussen werk en mensen. Je…