Je kan er niet naast kijken: heel wat sectoren kampen met een personeelstekort. Open vacatures worden niet ingevuld. Vaste medewerkers kreunen onder werkdruk en emotionele belasting. Maar dat tekort zal helaas niet plots verdwijnen. Hoe ga je hiermee om in je werkplanning en roosters? Laat je de werkdruk oplopen of ga je slimmer plannen? We geven je enkele praktische tips als houvast.
We spreken over een personeelstekort wanneer er meer werk is dan mensen. Met andere woorden: een verschil tussen benodigde en beschikbare personeelscapaciteit. Op basis van buikgevoel had je dat al door. Maar weet jij waar en wanneer er sprake is van dat tekort? En exact hoe groot je tekort is in termen zoals FTE? Heb je een idee van het beschikbaar aantal FTE in de komende maand? Een uitstekend middel om je hierbij te helpen is capaciteitsplanning.
Capaciteitsplanning is een methode om je benodigde en je beschikbare personeelscapaciteit met elkaar te vergelijken. Je bekomt een detailoverzicht van tekorten en overschotten op verschillende tijdstippen. Bijgevolg biedt het een houvast voor verder onderzoek. Dit onderzoek kan zich richten tot vragen zoals: Is personeelstekort groter in bepaalde periodes? Hebben àl je teams te kampen met een tekort? Al deze informatie haal je uit een sluitend capaciteitsplan. En op basis daarvan kunnen onderbouwde acties ondernomen worden om je planning gestructureerd slimmer te maken.
Tot slot is capaciteitsplanning een hulpmiddel om ook enkele maanden vooruit te kijken – en dat maakt het zo geweldig. Met een capaciteitsplan anticipeer je vroegtijdig op mismatches in werk en personeel en kan je tijdig bijsturen.
*FTE staat voor fulltime-equivalent, oftewel voltijds-equivalent. FTE wordt gebruikt als rekeneenheid voor de omvang van een job of voor je totale personeelssterkte. 1 FTE staat gelijk aan een voltijdse betrekking (bijvoorbeeld 40 uur). Een FTE van 0,6 staat in dat geval gelijk aan een capaciteit van 24 uur (0,6 x 40). FTE wordt gebruikt als primaire meeteenheid in het bepalen van je bruto vs netto personeelscapaciteit .
Nu je inzicht hebt in (de bron van) je personeelstekort: hoe ga je ermee aan de slag? Het sleutelwoord is flexibiliteit. Wat is er mogelijk in jouw organisatie? En op welke wijze is dit georganiseerd? Verschillende pistes zijn mogelijk! Zoals:
Disclaimer: het kiezen en implementeren van een flexibiliteit-strategie vereist altijd enige kennis en ervaring. Zeker wanneer je kiest voor een duurzame oplossing. Het is essentieel om te kiezen voor een vorm van flexibiliteit die aansluit bij de werking en de visie van je organisatie. Daarnaast mag je niet vergeten om ook flexibiliteit vanuit medewerkersstandpunt te respecteren.
Een capaciteitsplan maak je op voor de middellange termijn, d.i. tot een jaar vooruit in de tijd. Op lange termijn spreken we eerder van strategische personeelsplanning. Bij strategische personeelsplanning onderzoek je nu al de (gewenste) samenstelling van je personeel over een aantal jaar. Bijvoorbeeld: hoeveel medewerkers heb ik nu? Hoeveel heb ik er over een paar jaar nodig? Over welke vaardigheden moeten zij beschikken? Welke medewerkers zijn toe aan een nieuwe stap of herscholing?
Strategische personeelsplanning is dus zeer nauw verbonden met de visie van je organisatie op de toekomst. Het legt de brug tussen personeel, bedrijfsdoelstellingen en toekomstige ontwikkelingen op de arbeidsmarkt. Zoals bijvoorbeeld een verdere inkrimping in termen van aanbod. Strategische personeelsplanning dwingt leidinggevenden (incl HR) om gerichter naar personeelsbeleid en personeelsplanning te kijken. En daar is het nooit te vroeg noch te laat voor!
In de praktijk zijn er veel mensen en afdelingen betrokken bij de planning van medewerkers: planners, dispatchers, HR, en uiteraard de medewerkers zelf. Maar echt samen werken is toch niet altijd evident. Miscommunicatie, onuitgesproken verwachtingen en onwetendheid over tekorten hebben grote gevolgen.
Denk aan: onnodige kosten, voortdurende wissels in personeelsroosters, overbodige inhuur van (dure) externe krachten, en bovenal overwerk en onderbezetting. Misschien heb je in het éne team een tekort, terwijl je in de andere teams net voldoende (of te veel) personeelscapaciteit hebt. Kortom, duur en niet tijdsintelligent. In de praktijk mist vaak een integrale afstemming tussen personeelsplanners en andere afdelingen, waardoor beleid en regelingen niet goed worden nageleefd. Soms ontstaat er bij medewerkers een cultuur waarin éigen afspraken gelden per afdeling, waarin veel uitzonderingen worden geaccepteerd en naar eigen goedkeuren kaders worden overtreden.
Maar als verschillende afdelingen de handen in elkaar slaan, dan valt er een wereld te winnen. Een eerste stap om die succesfactor te garanderen is het aanbrengen van een duidelijke structuur in je planorganisatie. Gedaan met werken ‘in eilandjes’. De coördinatie van je personeelsinzet kan bijvoorbeeld (deels) centraal en overkoepelend georganiseerd worden. Die planorganisatie coördineert je personeelsinzet en vormt de spil van je operatie. Samen met planners, recruitment, de afdeling HR en je medewerkers.
In de praktijk er veel mensen en afdelingen betrokken bij de inzet van medewerkers: planners / dispatchers, HR, medewerkers, de…
Tip 1: begin je verlofplanning op tijd Het is echt niet zo vreemd om al in oktober te starten met…
Verstoring van werk en personeel in de coronacrisis In essentie gaat personeelsplanning over een puzzel tussen werk en mensen. Je…