Ontdek de nieuwe opleidingen 2022 - 2023! Opleidingenaanbod 2023

Planningstips bij onverwachtse uitval van je medewerkers

personeelsuitval tekort acuut personeelsplanning

Hoera, de coronabarometer staat op oranje! Maar daarmee is de kous uiteraard nog niet af. Veel organisaties zien nog steeds een acute uitval van medewerkers. Door ziekte, of omdat ze thuis zelf voor (zieke) familieleden moeten zorgen. Maar het bedrijf moet blijven draaien. Laat je de werkdruk oplopen of stel je het werk bij? Enkele tips om je planning goed aan te pakken.

Maak werk en beschikbare mensen inzichtelijk

Dit is allicht het beste advies, maar het wordt in de praktijk te weinig toegepast. Veel beslissingen rond personeelsplanning en werkplanning worden immers nog gemaakt op basis van buikgevoel. Aannemelijk, maar verre van ideaal. Want meten is weten! Hoeveel werk ligt er op de plank, en hoeveel werk verwacht je? Hoeveel FTE heb je vandaag en morgen ter beschikking? Wat is het worst case scenario? Op basis van objectieve cijfers kan je week op week onderbouwde en realistische keuzes maken rond de opvang van afwezigheden. Met een bruto/netto personeelsplanning bijvoorbeeld kom je al een heel eind.

Rooster iets ruimer

We raden je aan om, indien mogelijk, je personeelsplanning iets ruimer uit te werken dan in ‘normale’ omstandigheden. Plan in of naast je rooster een aantal ‘vrije’ medewerker in. Deze vrije medewerkers kunnen inspringen wanneer een andere medewerker uitvalt. Maak gebruik van reserve- of beschikbaarheidsdiensten om dit optimaal te organiseren.

Rooster voor langere periodes

Staar je niet blind op dagplanning, maar kijk verder vooruit. Een planning op meerdere weken biedt meer flexibiliteit om pieken en dalen in personeelscapaciteit op vangen. In een systeem van zogenaamd kleine flexibiliteit kan je je medewerkers de mogelijkheid bieden om tijdelijk meer of minder dan 8 uur per dag en 40 uur per week te werken. Voorwaarde is dat je langere werkdagen compenseert met ‘dalroosters’. Oftewel dat je per referteperiode (een maand, een kwartaal, een half jaar,..) de gemiddelde arbeidsduur van 38 uur per week kan respecteren.

Vrijwillig overwerk

Ook kan je aan je medewerkers vragen om vrijwillige overuren te presteren. Uiteraard zonder dat de daggrens van 11 uur of de weekgrens van 50 uur wordt overschreden. Weet wel dat dit behoorlijk veel vraagt van je personeel. Hou oog voor collega’s die éxtra werk op de schouders krijgen, anders loopt het verzuim verder op.

Rooster overkoepelend

Misschien heb je in het éne team een tekort, terwijl je in de andere teams net voldoende (of te veel) personeelscapaciteit hebt. Organiseer je personeelsplanning centraal en behoud globaal het overzicht om op slimme manier je medewerkers in evenwichtige teams te plannen.

Werk uitstellen of terugschalen

Kan je je teams echt niet meer bemannen? Dan kan je er beter gericht voor kiezen om specifieke activiteiten terug te schalen. Een oplossing is om niet-dringende werkzaamheden uit te stellen. Of om met taken te schuiven die tijd- en plaatsonafhankelijk zijn. Beslis in uiterste geval om diensten of producten later uit te leveren, en vergeet niet om daar goed over te communiceren.

Giet dit in een continuïteitsplan

Verwerk bovenstaande tips en maak een duidelijk contingentieplan: welke beslissingen neem je in welke situatie. Bepaal bijvoorbeeld welke taken wegvallen vanaf dat een bepaald aantal medewerkers ziek valt of in quarantaine moet. Of definieer vanaf hoeveel uitval je een beroep doet op externe ondersteuning (jobstudenten, subcontractors,..)

Plan de planners

Tot slot, zorg ervoor dat je éigen planningsdienst kan blijven draaien. Werk een duidelijke policy uit en maak afspraken rond thuiswerk en beschikbaarheid. Garandeer dat je planners, in geval van nood, flexibel van thuis uit kunnen blijven werken. Bij voorkeur met extra scherm en headsen, met alle nodige digitale toegangen tot planningstoepassingen, mailboxen, telefonie enzovoort.

Ook interessant

verandering zelfroosteren
10 goede beweegredenen om te starten met zelfroosteren

10 goede redenen om te starten met zelfroosteren: Imago en positie van de organisatie aantrekkelijk werkgeverschap en diversiteit stimuleren van…

personeelsplanning corona
Personeelsplanning tijdens de coronacrisis: hoe pak je het aan?

Verstoring van werk en personeel in de coronacrisis In essentie gaat personeelsplanning over een puzzel tussen werk en mensen. Je…

tips voor vakantieplanning van personeel
8 tips voor een zorgeloze verlofplanning en vakantieregeling

Capaciteitsplanning is goede start Een vakantieperiode gaat doorgaans gepaard met een toename of een afname van het werk. En dit…