Je personeelsplanning verbeteren? Start met een Déhora Planscan. 🔍

Kies je een centrale of decentrale personeelsplanning?

centraal dehora contracten mix uren

Regel je de personeelsplanning centraal of eerder decentraal? Het is een dilemma in tal van organisaties. Enerzijds kan je de planner in de operationele lijn plaatsen. Anderzijds kan je workforce planning evenzeer overkoepelend organiseren. Elke variant heeft voor- en nadelen. Wat is het beste? Lees het hier.

Voornamelijk bij organisaties met meerdere teams, afdelingen of locaties, ligt de keuze niet voor de hand. Er zijn bijvoorbeeld middelgrote organisaties die de planning van verschillende afdelingen overhevelen naar één team van planners of dispatchers. Daarnaast zijn er organisaties die de uitvoering van personeelsplanning bewust bij afzonderlijke teams leggen. Over elke keuze valt namelijk wat te zeggen. We overlopen even de verschillende eigenschappen.

Je personeelsplanning centraal organiseren

Een centrale aansturing leidt in de eerste plaats tot meer transparantie en uniformiteit. Centraal maak je immers allerlei keuzes voor de rest van de afdelingen of locaties. De focus ligt op de organisatie als geheel. Denk bijvoorbeeld aan afspraken rond wissels en gaten. Maar net zozeer aan formele werkwijzen, procedures en beheer van informatie.

Bijkomende voordelen zijn: Planners kunnen elkaar onderling gemakkelijker  vervangen met ziekte en verlof. Er zijn bovendien geen (grote) verschillen meer tussen de verschillende afdelingen. En tot slot zijn meer kansen om team- en locatie overschrijdend te plannen. Er is bijgevolg een beter overzicht op capaciteit in verschillende teams.

Planners worden evenzeer “losgerukt” van historische last. Personeelsplanners of dispatchers zijn vaak sterk verweven met een locatie of team. Ze hebben een persoonlijke band met de medewerkers die ze plannen. Hieruit volgt dat het lastig is om onpartijdig en objectief te blijven. Wanneer de planner loskomt van die setting, is er wat meer afstand. Persoonlijke bezorgdheden en zelfs persoonlijke agenda’s spelen dan minder een rol.

Een centraal planbureau biedt tot slot een betere, organisatie brede borging van de kwaliteit van de planning. Aan de ene kant kunnen doelstellingen en kwaliteitseisen worden bepaald voor de hele organisatie. Anderzijds is er een betere borging van kennis en kunde tussen planners. De functie van planner wordt “officieel”. En dit biedt mooie kansen voor verdere professionalisering en training. Vaak wordt er ook een teamlead of planning officer die de planning bewaakt, en die een brug vormt met het management.

De planning decentraal organiseren

Planners binnen operationele teams of afdelingen hebben dan weer meer “feeling” met de werkvloer. En dat is een voordeel als de time-to-market zo kort mogelijk moet zijn. Of wanneer er zeer snel beslissingen moeten worden gemaakt. Je kiest voor een overwegend decentrale inrichting wanneer je erg snel moet reageren op veranderende omstandigheden.Maar ook wanneer werkwijzes (vaak organisch gegroeid) te hard verschillen tussen teams of divisies. Voor grote bedrijven waar veel verschillende werknemers moeten ingepland worden, leidt een gecentraliseerde toewijzing wel eens voor kopzorgen.

Daarnaast biedt een decentrale organisatie extra ruimte voor creativiteit en autonomie voor de planners of dispatchers. Ze krijgen meer beslissingsbevoegdheden. En dit heeft een directe impact op het werk en de resultaten. Dat maakt mensen doorgaans weer gemotiveerd.

Centraal of decentraal? Belangrijke overwegingen

Hoe en waar je ( onderdelen van) je personeelsplanning positioneert hangt natuurlijk samen met een aantal overwegingen.

Ten eerste is er de organisatie- en planningscultuur.  Hoe is de mate van samenwerking in de organisatie? Hoe professioneel zijn teams als het gaat om roosters en bezetting? Wat is de stijl van de leidinggevende? Welke mate van zeggenschap hebben medewerkers? Zijn medewerkers bereid tot verandering?

Ten tweede is er de wijze waarop de organisatie is samengesteld. Hoeveel afdelingen zijn er? Gaat het om een fusie tussen twee totaal verschillende organisaties? Hoe groot zijn de teams?

Daarnaast is er de maturiteit van je organisatie wat betreft personeelsplanning. Zijn planners vaak bezig met het bijsturen van de planning? Worden ze opgeslorpt door operationele wensen en verzuchtingen? Is de planning over afdelingen heen een wirwar van verschillende afspraken en regels ? Organisaties met weinig standaardisatie en weinig afspraken lossen problemen eerder ad hoc op. Daardoor gaat te veel tijd verloren aan roosterbeheer. In dat geval kunnen overkoepelende afspraken en kwaliteitsnormen een oplossing bieden.

Tot slot hangt de inrichting van de planning nauw samen met de visie en de doelstellingen van de organisatie. Waar sta je nu? Waar wil je de komende 5 jaar naartoe groeien? Welke aspecten van personeelsplanning wil je (verder) professionaliseren?

Afhankelijk van het antwoord op bovenstaande overwegingen organiseer je (een deel van je) personeelsplanning centraal of decentraal. Of je kiest gewoon voor de gouden tussenweg.

De beste oplossing?

Centraal en decentraal zijn immers twee uitersten. Naar onze ervaring ligt de beste oplossing vaak ergens daartussen.

In onze visie opperen we er voor om eerst centraal de basis van je planning op orde te krijgen. Vervolgens organiseer je decentraal die zaken die extra impulsen in kwaliteit mogelijk maken. Het is bijvoorbeeld verstandig om informatie, afspraken, werkwijzes en procedures centraal te regelen. En om vervolgens ruimte voor flexibiliteit en autonomie te bewaren per team of locatie. Enkele voorbeelden uit de praktijk:

  • Maak werkroosters per afdeling, maar regel het roosterbeheer centraal
  • Maak en evalueer je dagroosters centraal, beheer incidenten en flexibiliteit per locatie of team.
  • Kies een ‘planning officer’ die centraal de doelstellingen en kwaliteitseisen rondom planning beheerst. Maar net zo goed de capaciteitsplanning. Elke afdeling behoudt een eigen planner die vervolgens de vertaling maakt naar de werkroosters.

Misschien nog wel het belangrijkste punt van dit artikel is dat, ongeacht waar je je personeelsplanning situeert, je personeelsplanning gewoon goed georganiseerd moet zijn.

Er is in elke organisatie nood aan duidelijkheid rond eigenaarschap van het thema personeelsplanning. Processen en afspraken moeten helder en transparant geregeld zijn. Er is nood aan robuuste verbindingen tussen centraal en decentraal.  Kortom, de organisatie van personeelsplanning (wie, waar en hoe) moet in orde zijn.

Hulp bij de organisatie van je personeelsplanning?

Wil je bepaalde activiteiten rond personeelsplanning (her)organiseren. Of wil je meer uniformiteit in je planprocessen? Geef een seintje! We denken graag met je mee over hoe je planning beter kan. We richten ons zowel op processen, medewerkers als op ondersteunende systemen. + misschien is een PlanScan wel een mooie start.

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Ook interessant

werken in ploegen ploegenstelsel
Was het nu een 3, 4, 5 of 6 ploegenrooster ?

Het kan dus behoorlijk lastig zijn om door de bomen het bos te zien. Daarom beschrijven we in dit artikel…

betere planning van personeel
Van goed naar best: vier niveaus van personeelsplanning

Het thema Workforce Planning heeft de laatste decennia een mooie ontwikkeling doorgemaakt. Inmiddels spreken we over personeelsplanning als een vakgebied…

Time-Care-software-zelfroosteren-771x500
In 6 stappen naar een goed personeelsrooster!

Elke dispatcher of workforce planner weet dat een rooster maken niet altijd een pretje is. De beschikbaarheid van medewerkers, wisselende…