La gestion prévisionnelle du personnel est-elle centralisée ou décentralisée ? C’est un dilemme dans de nombreuses organisations. D’une part, vous pouvez placer le responsable budgétaire dans la ligne opérationnelle. D’autre part, votre planification des effectifs peut également être organisée de manière globale. Chaque variante présente des avantages et des inconvénients. En ce qui nous concerne, l’intégration est la meilleure réponse.
Le choix n’est pas évident, surtout dans les organisations qui ont plusieurs équipes, départements ou sites. Par exemple, il existe des organisations de taille moyenne qui transfèrent la planification de différents services à une seule équipe de planificateurs ou de répartiteurs. En outre, il existe des organisations qui affectent consciemment l’exécution de la planification du personnel à des équipes distinctes. Il y a quelque chose à dire sur chaque choix. Nous allons brièvement passer en revue les différentes caractéristiques.
Organisez votre planification du personnel de manière centralisée
En premier lieu, le contrôle central conduit à une plus grande transparence et uniformité. Après tout, vous faites de façon centralisée toutes sortes de choix pour le reste des départements ou des emplacements. L’accent est mis sur l’organisation dans son ensemble. Pensez, par exemple, aux accords concernant les interrupteurs et les lacunes. Mais tout autant sur les méthodes de travail formelles, les procédures et la gestion de l’information.
Les avantages supplémentaires sont les suivants : Les planificateurs peuvent se remplacer plus facilement les uns les autres en cas de maladie et de congé. En outre, il n’y a plus de différences (majeures) entre les différents départements. Et enfin, il y a plus de possibilités de planifier entre les équipes et les lieux. Il en résulte une meilleure vue d’ensemble des capacités des différentes équipes.
Les planificateurs sont tout autant ” arrachés ” au fardeau historique. Les planificateurs du personnel ou les répartiteurs sont souvent étroitement liés à un lieu ou à une équipe. Ils ont une relation personnelle avec les employés qui les planifient. Il est donc difficile de rester impartial et objectif. Lorsque le planificateur est détaché de ce cadre, il y a un peu plus de distance. Les préoccupations personnelles et même les agendas personnels jouent alors un rôle moindre.
Enfin, un bureau central de planification permet de mieux assurer la qualité de la planification à l’échelle de l’organisation. D’une part, des objectifs et des exigences de qualité peuvent être fixés pour l’ensemble de l’organisation. D’autre part, il y a une meilleure assurance de connaissances et de compétences entre les planificateurs. La fonction de planificateur devient ” officielle “. Et cela offre de grandes possibilités de professionnalisation et de formation continue. Souvent, il y a aussi un chef d’équipe ou un agent de planification qui surveille la planification et qui fait le lien avec la direction.
Décentraliser la planification
Les planificateurs au sein des équipes ou des services opérationnels ont plus de ” feeling ” avec le plancher de travail. Et c’est un avantage si le délai de mise sur le marché doit être le plus court possible. Ou lorsque les décisions doivent être prises très rapidement. Vous optez pour une structure essentiellement décentralisée lorsque vous devez réagir très rapidement à des circonstances changeantes, mais aussi lorsque les méthodes de travail (souvent issues de la culture biologique) diffèrent trop entre les équipes ou les divisions. Pour les grandes entreprises où il faut planifier de nombreux employés différents, la répartition centralisée entraîne parfois des maux de tête.
De plus, une organisation décentralisée offre une marge de manœuvre supplémentaire pour la créativité et l’autonomie des planificateurs ou des répartiteurs. On leur donne plus de pouvoirs de décision. Et cela a un impact direct sur le travail et les résultats. Cela motive généralement les gens à nouveau.
Central ou décentralisé ? Considérations importantes
La manière et le lieu de positionner (des parties de) votre planification du personnel sont bien entendu liés à plusieurs considérations.
Tout d’abord, il y a la culture organisationnelle et de planification. Quel est le niveau de coopération au sein de l’organisation ? Quel est le professionnalisme des équipes en matière d’horaires et de personnel ? Quel est le style du manager ? Quel est le degré de contrôle des employés ? Les employés sont-ils prêts à changer ?
Deuxièmement, il y a la façon dont l’organisation est composée. Combien de départements y a-t-il ? S’agit-il d’une fusion entre deux organisations totalement différentes ? Quelle est la taille des équipes ?
A cela s’ajoute la maturité de votre organisation en matière de planification du personnel. Les planificateurs sont-ils souvent en train d’ajuster la planification ? Sont-ils absorbés par les souhaits et les soupirs opérationnels ? La planification entre les ministères est-elle un amalgame de différentes ententes et règles ? Les organisations qui ont peu de normalisation et peu d’accords résolvent plutôt les problèmes au coup par coup. Par conséquent, trop de temps est perdu dans la gestion de l’ordonnancement. Dans ce cas, des accords globaux et des normes de qualité peuvent offrir une solution.
Enfin, la conception de la planification est étroitement liée à la vision et aux objectifs de l’organisation. Où es-tu maintenant ? Où voulez-vous vous développer dans les 5 prochaines années ? Quels aspects de la gestion prévisionnelle du personnel souhaitez-vous (davantage) professionnalisez ?
Selon la réponse aux considérations ci-dessus, vous organisez (une partie de) votre gestion prévisionnelle du personnel de façon centralisée ou décentralisée. Ou vous choisissez tout simplement le juste milieu en or.
La meilleure solution?
Après tout, centralisée et le décentralisé sont deux extrêmes. D’après notre expérience, la meilleure solution se situe souvent entre les deux. C’est une question d’intégration.
Dans notre vision, nous suggérons de mettre d’abord en ordre la base de votre planification de manière centralisée. Par la suite, vous organisez ces choses de manière décentralisée qui permettent des impulsions supplémentaires en matière de qualité. Par exemple, il est judicieux de réglementer de manière centralisée les informations, les accords, les méthodes de travail et les procédures. Et puis pour garder de la place pour la flexibilité et l’autonomie par équipe ou par site. Quelques exemples pratiques :
- Créer des plannings de travail par département, mais centraliser la gestion des plannings
- Créez et évaluez vos plannings quotidiens de manière centralisée, gérez les incidents et la flexibilité par site ou par équipe.
- Choisissez un ” responsable de la planification ” qui gère de manière centralisée les objectifs et les exigences de qualité autour de la planification. Mais tout aussi bien la capacité de planification. Chaque département conserve son propre planificateur qui effectue ensuite la traduction aux horaires de travail.
Le point le plus important de cet article est peut-être que, quel que soit l’endroit où vous situez votre gestion prévisionnelle du personnel, celle-ci doit simplement être bien organisée.
Dans toute organisation, il est nécessaire de clarifier la propriété du sujet de la planification du personnel. Les processus et les accords doivent être clairs et transparents. Il est nécessaire d’établir des liens solides entre le niveau central et le niveau décentralisé. En bref, l’organisation de la planification du personnel (qui, où et comment) doit être en ordre.
Aide à l’organisation de votre planification du personnel ?
Souhaitez-vous (ré)organiser certaines activités liées à la planification du personnel ? Ou souhaitez-vous plus d’uniformité dans vos processus de planification ? Appelez-nous ! Nous sommes heureux de réfléchir avec vous à la manière dont vous pouvez améliorer votre planification. Nous nous concentrons sur les processus, les employés et les systèmes de soutien. + peut-être qu’un PlanScan est un bon début.
Ces articles peuvent vouz interessez aussi
Meilleure pratique : planification des capacités et du personnel
Qu’est-ce que la planification des capacités ? Nous constatons régulièrement que les planificateurs se laissent soudain submerger par les changements…
5 erreurs courantes dans la planification du personnel
1. Faire la planification trop tard Les planificateurs ou les répartiteurs sont parfois tellement concentrés sur les événements quotidiens qu’ils…