Je personeelsplanning verbeteren? Start met een Déhora Planscan. 🔍

Van goed naar best: vier niveaus van personeelsplanning

betere planning van personeel

Met de opkomst van personeelsinzet en- planning als serieus vakgebied, rijst ook vaker de vraag wat een goede, professionele planning is. In heel wat organisaties kan het immers efficiënter, slimmer en transparanter. Maar op welke punten kan je verbeteren? Welke maatstaf gebruik je? Bij Déhora onderscheiden we vier niveaus of stadia in de organisatie van personeelsplanning.

Het thema Workforce Planning heeft de laatste decennia een mooie ontwikkeling doorgemaakt. Inmiddels spreken we over personeelsplanning als een vakgebied in plaats van enkel een aandachtsgebied. Die verschuiving heeft alles te maken met de impact van personeelsplanning op tal van organisatiethema’s. En daarmee ook het belang van bijvoorbeeld capaciteitsplanning, gezonde ploegenroosters, zelfroosteren, flexibele arbeid,.. etc.

Op verschillende terreinen draagt een professionele Workforce Planning bij aan de realisatie van jouw bedrijfsdoelstellingen. Denk maar aan besparingen op de loonkosten door middel van efficiëntere personeelsroosters. Of een verbetering van de werkprivébalans van medewerkers. Maar ook lean aansturen van processen.

Goed, beter, best: het belang van optimalisatie

Bij een serieus vakgebied hoort natuurlijk ook het waarderen en evalueren van een domein. Wordt workforce planning op een professionele wijze ingericht en gerund? Is de personeelsplanning goed?

In de praktijk zien we wat dit betreft een erg wisselend beeld. Heel wat organisaties hebben geen duidelijk zicht op de planning. Laat staan op het resultaat. Bovendien plannen veel werknemers nog steeds op het gevoel. Het antwoord op de vraag of de planning goed is komt eerder vanuit de onderbuik: “de planning zit mooi vol”. Zonder iets af te doen aan de praktijkervaring van veel planners en anderzijds de goede bedoelingen van werkgevers geldt dat er meer objectieve waarderingen nodig zijn. Waarderingen van de kwaliteit en het rendement van personeelsplanning.

De beste planning?

De beste planning bestaat niet. Er zijn tal van omstandigheden en factoren die bepalend zijn voor de invulling ervan. Zo verschillen organisaties namelijk in de wijze waarop roosters gemaakt worden. Het gaat wat ons betreft over maatwerk.

Het gaat er altijd om dat de planning in lijn ligt met enerzijds behoeften en anderzijds de aard van de organisatie en haar omgeving. Wanneer er weinig dynamiek en afwisseling is dan kan een eenvoudig systeem de juiste keuze zijn. In andere situaties is een meer geavanceerd systeem van personeelsplanning nodig. Denk bijvoorbeeld aan de planning van een drukke afdeling in een ziekenhuis waar meerdere tijdschema’s en planningen samen moeten komen.

Vier niveaus van personeelsplanning

Wij onderscheiden vier typische stadia van workforce planning. Deze typologie geeft handvatten voor de waardering en optimalisatie van een planning. Deze gaan van een eerder operationele invulling tot een integrale samensmelting met de rest van de organisatie. De vierde en laatste trap van personeelsplanning is wat ons betreft het ultieme doel. Oftewel de natte droom van een menig planning professional. Werkpunten lopen weliswaar over de verschillende niveaus heen.niveaus workforce planning personeel stadia

1.0: De operationele bewustwording

Bij een operationele benadering van personeelsplanning ligt de focus op de dagelijkse planning. Aandacht gaat vooral uit naar de beheersmatige en financiële kant van personeelsinzet. En over het algemeen wordt ook niet meer dan 3 maanden vooruit in de tijd gekeken. De functie van planner ligt vaak bij medewerkers die geen vakspecialist zijn. De planning is iets dat ze erbij doen. Ze herkennen pieken en dalen in het werk, maar doen er niets mee. Er is daarnaast geen objectief beeld van de kwaliteit en het rendement van de planning. Wanneer bij de planning al software toegepast wordt, zijn dit veeleer Excel werkbladen.

2.0: De operationele consolidatie en tactische groeifase

In het tweede trap groeien organisaties duidelijk naar een eerder professionele invulling. De aandacht gaat uit naar meer aspecten dan de beheersbaarheid en kosten. Denk maar aan zaken zoals flexibiliteit, veiligheid, kwaliteit en gezondheid. Planners en managers kijken 3-12 maanden vooruit (cfr. capaciteitsplanning) en plannen hier ook naar. Planners hebben een zekere kennis en ervaring op het vakgebied. Vaak wordt in dit stadium de Excel-sheet als hulpmiddel verlaten. Er is meer nood aan uniformiteit, controle en andere functionaliteiten

3.0: Het streven naar PlanExcellence

In deze stap bereiken organisaties duidelijk een meer professionele status. Alle aspecten met een impact op planning zijn van belang. Bijvoorbeeld de ergonomische aspecten van roosters en de werk-privé balans van medewerkers. Daarenboven levert planning een belangrijke bijdrage aan de strategische doelstellingen van de organisatie. Plandata worden geanalyseerd om daar van te leren. De planfunctie wordt belegd bij planprofessionals en de eindverantwoordelijkheid ligt bij de top van de organisatie (C-level).

4.0: Datagedreven en geïntegreerd

Op dit ogenblik is dit het ultieme doel of de meest geavanceerde vorm waarnaar organisaties kunnen streven. Workforce planning gaat verder dan de grenzen van de individuele organisatie. Er wordt namelijk gepland vanuit verschillende organisaties en resources. Bij de geïntegreerde planning daarenboven wordt strategisch, tactisch en operationeel gepland. En wel in onderlinge samenhang. Dit gebeurt datagedreven. Planmetrics en –analytics zijn onlosmakelijk verbonden met dit stadium. We spreken ook over echte planprofessionals en data-analysespecialisten. In deze fase zien zien we de functie van Chief Planning Officer. De planningssoftware is overigens zeer geavanceerd. Zelflerende systemen op basis van artificiële intelligentie worden toegepast.

Werk maken van een betere planning?

Dan ben je bij Déhora aan het beste adres. Je kan bij ons terecht met elke vraag inzake workforce planning. We denken graag mee over verbeterpunten en vertellen je hoe je jouw planning naar een niveau hoger kan tillen.

Ontdek onze oplossingen

Ook interessant

erreurs
5 veelgemaakte fouten in personeelsplanning

1. Te laat de planning maken Planners of dispatchers zijn soms zo gefocust op dagelijkse gebeurtenissen dat ze te laat…

planificateur
7 kwaliteiten van een goede planner

Kwaliteiten goede planner Je kan goed plannen en organiseren Vanzelfsprekend! Als planner is het een must om je eigen werk,…

dehora personeelsplanning is een vak
7 redenen waarom personeelsplanning een geweldig vak is 💜

Personeelsplanning lijkt voor veel ‘buitenstaanders’ niet het meest boeiende vak. Maar niets is minder waar! Als manpower of workforce planner…