Je personeelsplanning verbeteren? Een slimmere personeelsinzet? We helpen je op weg 🔍

De methodiek van zelfroosteren zit helemaal in de lift. Je medewerkers verantwoordelijk maken voor hun eigen planning biedt immers heel wat voordelen. Zowel voor de individuele medewerker als voor de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan meer flexibiliteit, productiviteit en minder gedoe met roosters.  Maar zelfroosteren gaat niet over één nacht ijs. Vergroot je kansen op succesvol zelfroosteren met deze 7 succesfactoren.

Zelfroosteren is zeker niet voor elke organisatie een oplossing. De ene omgeving is meer geschikt dan de andere, en de ene medewerker heeft er meer behoefte aan dan de andere. Er zijn een aantal inhoudelijke en organisatorische condities om het zelfroosteren te laten slagen. Op basis van onze eigen praktijkervaringen hebben we de belangrijkste succesfactoren voor je verzameld:

  1. Medewerkers moeten het willen.
  2. Er moet werkelijk iets te kiezen zijn.
  3. Medewerkers doen (ongeveer) hetzelfde werk.
  4. De spelregels zijn helder en objectief te toetsen.
  5. Iedereen wordt gelijk behandeld en krijgt dezelfde kansen.
  6. Het management laat de verantwoordelijkheid voor het rooster los.
  7. Het management blijft verantwoordelijk voor de bezettingseisen.

1. Medewerkers moeten het willen

Zelfroosteren heeft de grootste kans op succes wanneer zowel medewerkers als leidinggevenden enthousiast zijn over het concept. Werkgevers en werknemers moeten bereid zijn om te veranderen. Die bereidheid kan je stimuleren door te sturen op de winst van zelfroosteren. Het helpt uiteraard als er iets te verbeteren valt. Hebben je medewerkers al exact de werktijden die ze willen? Dan zijn de voordelen van zelfrooster minder uitgesproken. Bij voorkeur is er ook een behoefte aan flexibiliteit en autonomie. Bij elke succesvolle implementatie van zelfroosteren is het voordeel voor beide partijen vooraf duidelijk.

2. Er moet werkelijk iets te kiezen zijn

Bij zelfroosteren is het van belang dat medewerkers effectief werktijden kunnen kiezen. In theorie geldt: hoe ruimer de bedrijfstijden ten opzichte van de contracturen, hoe meer keuzemogelijkheden er zijn. Als er niets te kiezen is, of als medewerkers nu al die diensten werken die ze willen, zal het lastig zijn om de toegevoegde waarde van zelfroosteren te zien. Het zelfroosteren heeft een grote kans van slagen als medewerkers variëren in leeftijd en leefsituatie. Hierdoor is de kans groter dat ze verschillende voorkeuren hebben in werktijden. Bij meer diversiteit in wensen, is het eenvoudiger om tegemeot te komen aan roosterwensen.

3. Medewerkers doen (ongeveer) hetzelfde werk

Een grote diversiteit aan functies, specialisaties en verantwoordelijkheden maakt het zelfroosteren dan weer te complex. Zelfroosteren werkt namelijk het best op afdelingen met een beperkt aantal kwalificaties. Hoe beter de utiwisselbaarheid tussen medewerkers, hoe meer keuze er is in werktijd.  Medewerkers met een bepaalde specialisatie zullen minder te kiezen hebben omdat niemand anders hun geplande dienst kan overnemen.

4. De spelregels zijn helder en objectief te toetsen

Heldere spelregels en afspraken zijn cruciaal voor het slagen van zelfroosteren. Bij voorkeur worden die regels in dialoog vastgelegd. Afspraken gaan onder meer over veto-dagen, indienen van verlofdagen, omgaan met wissels enzovoort. Hou de spelregels el zo beperkt en zo eenvoudig mogelijk. Bepaal vooraf welke spelregels je écht nodig hebt om voldoende vertrouwen en draagvlak te creëren. Beperk je dan ook tot die regels.

5. Iedereen wordt gelijk behandeld en krijgt dezelfde kansen

Gedurende het volledige zelfroosterproces is het eerlijkheidsbegrip van toepassing. Zelfroosteren werkt het beste op het moment dat de groep de ‘lusten en lasten’ zo eerlijk mogelijk verdeelt.  Als er voor specifieke collega’s uitzonderingen worden gemaakt, komt dit het groepsproces niet ten goede. Bij zelfroosteren mag het niet uitmaken of een medewerker als eerste of als laatste zijn of haar wensenrooster invult. Alle medewerkers moeten in een bepaalde periode en op basis van gelijke kansen hun werktijdvoorkeuren kunnen opgeven. Ook wanneer er aanpassingen moeten gebeuren aan het voorlopige rooster is een objectieve maatstaf nodig, bijvoorbeeld een bonus- of puntensysteem.

6. Het management laat verantwoordelijkheid rond uurroosters los

Zelfroosteren is meer dan een verandering in je planning of je planproces. Medewerkers krijgen het recht om zelf hun werktijden te bepalen. Daardoor dragen ze gezamenlijk de verantwoordelijkheid om de bezettingseisen en details van de arbeidstijd in te vullen. Durf als management de controle los te laten en aan de medewerkers zelf over te laten om tot een goede inzetplanning te komen.

7. Het management blijft verantwoordelijk voor bezettingseisen

Het management bepaalt wel (op basis van het werkaanbod) hoeveel medewerkers er nodig zijn op een bepaald uur of een bepaalde dag. Hoe beter de bezettingseisen zijn opgesteld, hoe groter het voordeel is dat de werkgever zelf heeft bij zelfroosteren.

Aan de slag?

Wil je graag meer weten over de mogelijkheden en moeilijkheden van zelfroosteren? Dat kan bijvoorbeeld door middel van een zelfroosterscan of een pilot-project om vast te stellen of zelfroosteren bij uw organisatie past. Ook verzorgen we opleidingen rond zelfroosteren. Maar ook als u zich nog aan het oriënteren bent rond flexibel werken, maken we graag tijd voor u. Neem vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie over de mogelijkheden van zelfroosteren.

Ook interessant

nieuwe rol van planner bij zelfroosteren
De nieuwe rol van de dispatcher of planner bij zelfroosteren

Van roosteraar naar coördinator De klassieke rol van de planner of dispatcher is die van roosteraar. Oftewel medewerkers inplannen op…

duurzaam zelfroosteren of individueel roosteren ebook personeelsplanning
Download: gratis e-book duurzaam zelfroosteren

Déhora maakt deel uit van het Netwerk Zelfroosteren. Dit netwerk bestaat uit deskundigen van organisaties, vakbonden, werkgeversorganisaties, kennisinstituten, softwareleveranciers en…

werken in ploegen ploegenstelsel
Was het nu een 3, 4, 5 of 6 ploegenrooster ?

Het kan dus behoorlijk lastig zijn om door de bomen het bos te zien. Daarom beschrijven we in dit artikel…