Déhora is officieel ISO 27001 gecertifieerd dienstverlener meer informatie
Zelfroosteren is een moderne vorm van personeelsplanning. Het is een innovatieve roostermethodiek waarbij medewerkers deels hun eigen werkrooster kunnen maken. Is er dan helemaal geen planner of dispatcher meer nodig? Zeker wel, maar de rol van de planner krijgt een andere invulling. Lees er alles over in deze bijdrage.
Van roosteraar naar coördinator
De klassieke rol van de planner of dispatcher is die van roosteraar. Oftewel medewerkers inplannen op taken, diensten of activiteiten. Hij of zij volgt dagelijks de planning op en voert wijzigingen door indien nodig. De planner in kwestie regelt verlofaanvragen, registreert gewerkte uren en zoekt naar oplossingen bij ziektes en verschuivingen. Bovendien verzorgt de planner de communicatie rond de planning. Naar collega’s, en soms ook naar klanten. In de praktijk werkt de planner soms wel eens mee in het team. Denk maar aan een teamchef, hoofdverpleegkundige of bibliothecaris.
Bij het systeem van zelfroosteren verschuiven een aantal taken, rechten en plichten naar de medewerkers. Het is immers niet meer aan de planner om de roosters te maken. Dat doen de medewerkers vanaf dan grotendeels zelf. De nieuwe opdracht van de planner is om het proces van zelfroosteren te stimuleren en te faciliteren. Bijvoorbeeld door collega’s aan te moedigen om het wensenrooster in te vullen, of om zelf met diensten te schuiven. Pas in de laatste fase van het zelfroosteren (d.i. het definitieve rooster) gaat de planner aan het roosteren.
Rol in het zelfroosterproces
1e fase: het proces stimuleren
Tijdens de wensenfase is het de bedoeling dat medewerkers (online) beschikbare diensten gaan kiezen. Ze maken hun ideale rooster op. Het is dus in eigen belang dat medewerkers zelf diensten gaan selecteren. De planner moedigt de medewerkers aan om aan de slag te gaan en helpt hen bij het zelfroosteren. De planner bewaakt bovendien de voortgang van het zelfroosterproces. Ongeveer een week voor het einde van de wensenperiode controleert de planner of alle medewerkers een wensenset hebben opgegeven. Desnoods stuurt hij een reminder.
2e fase: medewerkers motiveren om flexibel te zijn
Vervolgens krijgen medewerkers een overzicht van de gaten en de overschotten in het gezamenlijke dienstrooster. Elke werknemer bepaalt dan voor zichzelf of hij of zij bepaalde aanpassingen wilt doen. Met als uiteindelijke doel om het rooster beter te maken. De rol van de planner is wederom het stimuleren en faciliteren van het zelfroosterproces. Hij signaleert de belangrijkste knelpunten in het rooster. De planner kan bovendien suggesties doen voor oplossingen en medewerkers aanmoedigen. Via spelregels kunnen werknemers gestimuleerd worden om zich flexibel op te stellen.
3e fase: knopen doorhakken en afsluiten
In deze laatste fase maakt de planner het rooster definitief. Hij controleert eerst of alle medewerkers voldoende uren hebben ingevuld. Indien nodig schuift de planner vervolgens met diensten om de vereiste bezetting rond te krijgen. Om die ingreep van de planner zo eerlijk mogelijk te laten gebeuren kan een objectief ‘puntensysteem’ worden toegepast. Aan het einde van de definitieve fase wordt het rooster voor de komende roosterperiode gepubliceerd
Ruimte voor overkoepelende vraagstukken
Dankzij het zelfroosteren krijgt de planner ook tijd en ruimte voor overkoepelende vraagstukken rond personeelsbezetting. De rol van planner of dispatcher verschuift zo van roosteraar naar capaciteitsplanner. Hij of zij kan bijvoorbeeld bezettingseisen verder optimaliseren. De personeelsplanner kan beter inhaken op het tactische proces van de organisatie.
Meer weten?
Wens je graag meer informatie over de toepassing van zelfroosteren? Geef een seintje!
Ook interessant
8 basisregels voor de beste verlofplanning van je personeel
Tip 1: begin je verlofplanning op tijd Het is echt niet zo vreemd om al in oktober te starten met…
Wat is het verschil tussen centrale en decentrale personeelsplanning?
Voornamelijk bij organisaties met meerdere teams, afdelingen of locaties, ligt de keuze niet voor de hand. Er zijn bijvoorbeeld middelgrote…
7 succesfactoren voor zelfroosteren
Zelfroosteren is zeker niet voor elke organisatie een oplossing. De ene omgeving is meer geschikt dan de andere, en de…