Kennisdag: Workforce management en technologie – 17 oktober - Mechelen meer informatie
Het zijn bizarre en uitzonderlijke tijden. Bedrijven moeten het plots doen met méér of met minder mensen. Voor meer of voor minder werk. Door de coronacrisis is het een uitdaging om werk en personeel weer in balans te krijgen. Daarom is een goede personeelsplanning net nu van belang. In deze bijdrage verzamelden we een aantal adviezen en aandachtspunten om je weer grip te helpen krijgen op je personeelsinzet en werkroosters.
Verstoring van werk en personeel in de coronacrisis
In essentie gaat personeelsplanning over een puzzel tussen werk en mensen. Je workforce planning garandeert dat de juiste man (of vrouw), met de juiste vaardigheden, op de juiste plek en op het juiste tijdstip het gevraagde werk kan uitvoeren.
Helaas zorgt de coronacrisis ervoor dat die realiteit er ineens helemaal anders uitziet. In bepaalde organisaties is er plots minder werk. Of er is een enorme toename in werk. In het bijzonder bij activiteiten in essentiële beroepen en sectoren. Sommige organisaties moeten het tijdelijk met minder medewerkers doen. Onder andere door ziekte en preventiemaatregelen. Er zijn ook veel medewerkers die nu niets om handen hebben. Kortom, het is best lastig om werk en personeel weer op één lijn te krijgen. Dat maakt dat een doeltreffende personeelsplanning nu van vitaal belang is.
Breng werk en personeel in kaart
Het is in de eerste plaats belangrijk om weer rust en zekerheid te scheppen. Breng daarom werk en je personele beschikbaarheid in kaart. Definieer het aantal uren werk per tijdsinterval en per kwalificatie. Baseer je op je benodigde minimumbezetting. Kwantificeer vervolgens de beschikbaarheid aan manuren volgens contracttype. Breng dagelijks je afwezigheden in kaart opdat je beeld steeds actueel blijft.
Leg vervolgens werk en personeel bij elkaar. Vergelijk het aantal uren aan werk (het werkaanbod) met het beschikbaar aantal manuren (je personeel). Je ziet meteen waar de verschillen zitten, en waar je moet bijsturen. Maak tot slot een snelle risicoanalyse en bereid een aantal korte-termijn scenario’s voor. Zodoende ben je toch wat voorbereid. Bepaal vooruit waar je eventueel nog kan schakelen met extra of met minder diensten. Mik hiervoor op een planperiode van een tweetal weken. Verder vooruit plannen (cfr. capaciteitsplanning ) is nu minder aan de orde.
Personeelsplanning centraal organiseren
Voor organisaties met verschillende afdelingen is het een uitdaging om het totaaloverzicht te bewaren. Nu is het een uitgelezen moment om de kern van je personeelsplanning centraal te organiseren.
Centralisatie van je personeelsplanning zorgt o.a. voor meer transparantie van de (plannings)organisatie. Transparantie heeft als voordeel dat vrij snel duidelijk wordt waar bottlenecks zitten in je organisatie. Een centrale personeelsplanning brengt ook meer eenheid en uniformiteit. En het betekent een versterking van de rol van de planner in het proces van capaciteitsmanagement. Er kunnen snel duidelijke beslissingen worden gemaakt rond communicatie, regie, coördinatie en de herverdeling van medewerkers.
Een centrale personeelsplanning biedt vooral ook meer mogelijkheden om team en/of afdeling overschrijdend te plannen. Vanuit een totaaloverzicht kunnen betere beslissingen worden genomen, waardoor medewerkers slimmer kunnen worden ingezet. Zo voorkom je dat medewerkers op de éne afdeling overbelast geraken terwijl er elders misschien nog handen beschikbaar zijn. En dat is toch wat we nu in crisistijden nodig hebben?
Flexibele schil
Bij een plotse toename in het werk heb je onmiddellijk extra handen nodig. Richt (voor zover dit nog mogelijk is) een flexibele schil of een flexpool in van medewerkers die kunnen inspringen in geval van nood. Kies ervoor om medewerkers tijdelijk als ‘reserve’ in te plannen om eventueel zieke medewerkers te vervangen. Bepaal via bruto/netto berekeningen hoe groot je flexibele schil moet zijn. Denk goed na welke roostermethodiek je wil toepassen voor de medewerkers in de flexibele schil.
Ploegendiensten anders organiseren
Veranderen van ploegensysteem is op zich al niet evident. Wat doe je wanneer je plots met minder mensen dezelfde bezettingseisen moet afdekken? Er zijn een aantal mogelijkheden om dit op te lossen. Bijvoorbeeld:
- Een 5-ploegensysteem met 8 uursdiensten: in geval van nood kan je je medewerkers laten “doorstaan” (de shift verlengen met 4 uur). Er zijn geen extra opkomsten waardoor medewerkers écht kunnen herstellen op vrije dagen. Tenzij er meer dan 50% afwezigen zijn.
- Een 12-urige dienst geniet uitzonderlijk de voorkeur indien er (te) veel werk is. Het voordeel is dat je een dag extra kan inplannen voor of na een blok zonder dat de reeks te lang wordt. Het nadeel is dat je medewerkers niet enkele uren langer kan laten werken wanneer een collega onverwachts ziek valt;
- Voor de meeste 24/7 organisaties zet een continue 4-ploeg de meeste zoden aan de dijk. In een systeem van 4 ploegen zijn de ploegen groter. Zodoende moet je minder snel medewerkers vervangen vanuit een andere ploeg. Extra opkomen of shiften verlengen tot 12 uur gaat natuurlijk niet bij reeksen van 7 werkdagen van 8 uur. Wanneer afwezigen niet gelijk zijn over de ploegen is dit geen goede oplossing. Je kan nooit meer dan 40% afwezigen in een 4-ploeg vervangen.
De opvang van zieken wordt natuurlijk lastig als je al vol in de uren zit. Dit kan je tijdelijk oplossen met een ploegenrooster met veel uren (overbezetting). Waarbij je dan een deel van je medewerkers op stand-by of reserve staat. Uitsluitend voor de opvang van zieken, zonder op te moeten komen als dat niet nodig is. Een alternatieve oplossing zijn zogenaamde ‘flexweken’ voor een deel van je medewerkers. Het helpt ook als je tijdelijk geen verlof toestaat en ook geen trainingen inplant. Tot slot: hoe minder je medewerkers ‘bewegen’ tussen teams, hoe liever (met betrekking tot mogelijke verspreiding en besmetting).
Opgelet, wat betreft aanpassen van ploegendiensten is bij veel organisaties maatwerk vereist.
Tot slot: plan de planners
De rol van personeelsplanner of dispatcher is meer dan ooit cruciaal. Het is in de eerste plaats belangrijk dat je planners goed van op afstand kunnen blijven werken. Met beschikking over de juiste hardware, software en informatie. Je planners moeten ook telefonisch en digitaal goed beschikbaar blijven. En dit voor zowel medewerkers, klanten als leveranciers.
Het is ook een must dat de continuïteit op de planning verzekerd is. Voorzie een back-up of een plan B indien één of meerdere planners dreigen ziek te vallen. Overweeg om bij acute problemen meteen tijdelijk een beroep te doen op externe experts in planning (op afstand).
We zijn er voor je
Kan je gebruik maken van extra kennis of een paar extra handen op de planning? Ben je de trappers wat kwijt? Wil je weten hoe wij je kunnen helpen in de strijd tegen Covid-19? We zijn er voor je, en we zetten ons maximaal in om je bedrijfscontinuïteit te verzekeren. Stuur een bericht via onderstaand formulier of bel ons rechtstreeks op 03 218 95 39.
Ook interessant
Wat is het verschil tussen een 3, 4, 5 of 6 ploegenrooster?
Dit artikel behandelt de meest voorkomende basisvormen van ploegenroosters. We nemen een diepe duik in enkele verschillende voorbeelden van 3-4-5…
Coronacrisis en personeelsplanning in de zorg – praktische tips
Uitdaging 1 – Virusverspreiding voorkomen De eerste uitdaging in deze coronacrisis is natuurlijk het voorkomen van besmetting tussen medewerkers en…
Extra handen nodig op de planning?
Je kent het wel, een nieuwe werkwijze of een nieuw systeem om je planning op te maken. Het is een experiment om…
