Efficiënter en slimmer plannen op de Luchthaven van Zaventem

Brussels Airport is één van de belangrijkste luchthavens in Europa, en de grootste van België. In 2022 passeerden er meer dan 19 miljoen passagiers. De operaties op een luchthaven gaan onbeperkt door, het is er nooit rustig. Het spreekt dus voor zich dat Workforce Management een cruciaal bedrijfsonderdeel is. Brussels Airport Company deed een beroep op Déhora voor advies en operationele hulp. Dit luidde meteen de start van een fijne, duurzame samenwerking.

Luchthaven in het hart van Europa

Als nationale luchthaven gelegen in het hart van Europa, biedt Brussels Airport de ideale toegangspoort tot 200 bestemmingen wereldwijd, aangeboden door 70 luchtvaartmaatschappijen.  De luchthaven bestrijkt bovendien een oppervlakte van maar liefst 1.245 hectare en omvat ook een toonaangevend cargoplatform. Goed voor 776.000 ton vrachtvervoer in 2022. Daarnaast is Brussels Airport de op één na belangrijkste economische groeipool in België.

Brussels Airport wordt uitgebaat door Brussels Airport Company (BAC). BAC staat in voor zeer diverse operationele activiteiten: het verzekeren van vlotte en veilige operaties, het ontwikkelen van nieuwe routes en bestemmingen, alsook het uitbouwen en onderhouden van assets en infrastructuur op de luchthaven. Op die manier willen ze zowel airlines als reizigers de beste ervaring bieden, en elke dag de hub-performance verbeteren.

Een unieke planningsomgeving die inspireert

Brussels Airport is zoals een grote stad die nooit slaapt. Het is een microkosmos die 24u/24 in beweging is, waar mensen en goederen de klok rond aankomen en vertrekken. Het bruist er van activiteit en bedrijvigheid. Never a dull moment. Binnen deze bruisende community werken talloze teams samen als één groot team. Brussels Airport Company zorgt er als facilitator en organisator voor dat al die werkzaamheden vlekkeloos verlopen. En die activiteiten op de luchthaven zijn uiteraard zeer divers.

Er zijn “traditionele” afdelingen zoals finance, marketing, hr en IT. Met daarnaast de teams die ervoor zorgen dat o.a. het tarmac netjes blijft en het gras gemaaid is, dat de startbanen ijs- en sneeuwvrij zijn en teams die er op letten dat vogels en wilde dieren de veiligheid niet in gevaar brengen. Luchtvaartmaatschappijen, federale politie, bagageafhandelaars, luchthaveninspectie, beveiliging, brandweer en schoonmaak werken fysiek naast en met elkaar samen. Bepaalde diensten, zoals brandweer en inspectie, zijn de klok rond aan het werk.

“De dynamiek van al die verschillende operaties en afdelingen vereist een zeer efficiënte inzet van personeel. In deze bijzondere omgeving hebben de verschillende departementen ook nog eens een eigen specificiteit, waardoor deze planningen een complexe materie vormen. Workforce Management is vanzelfsprekend een cruciaal onderdeel van onze bedrijfsvoering”, zegt Leen de Pril, Planning & Reporting Manager bij Brussels Airport Company.

Een vraag naar advies en aftoetsing

Onder impuls van verschillende praktische vragen en uitdagingen ontstond bij Brussels Airport Company de behoefte aan een evaluatie van die planning: zijn we wel goed bezig? Waar kunnen we het beter doen? Zijn onze uurroosters en shiften ergonomisch? Een uitstekende reden voor Brussels Airport Company om Déhora in te schakelen.

Als startpunt werd een onderzoek of Planscan uitgevoerd. Adviseurs van Déhora brachten samen met BAC het planningsvraagstuk in kaart. Wat gaat goed, en waar is extra aandacht nodig? Uit deze audit kwamen verschillende bevindingen naar voren. Er ontbraken bijvoorbeeld uniforme afspraken en meetbare KPI’s over afdelingen heen. Ook de mogelijkheden van de planningsoftware werden onvoldoende benut. Ook waren de planners te veel bezig met roosterbeheer en te weinig met capaciteitsplanning en vooruitplannen (cfr. planning in vakantie- en piekperiodes).

De adviseurs van Déhora zagen hierin ook mooie kansen: een uurrooster-protocol of planning-handboek, standaardisatie van het planproces, de organisatie van een centrale planafdeling en de toepassing van capaciteitsplanning en slimme, flexibelere roostervarianten. Een interim workforce manager van Déhora hielp Brussels Airport bij de toepassing van het actieplan. Bovendien hielp Déhora bij de implementatie van zelfroosteren bij de afdelingen stand & gate en customer care.

Plots nood aan operationele ondersteuning

Niet lang daarna was onverwacht operationele vervanging nodig op de planningsafdeling van BAC. Déhora had reeds bewezen over de juiste expertise en drive te beschikken, en kon snel de uitgevallen workforce planner van BAC vervangen. Onze Déhora planner stelde er mee de planning op van verschillende departementen, behandelde verlofaanvragen en ploegwissels, en werkte mee als volwaardig teamlid van HR Planning.

“Deze mensen werken zeer professioneel en kunnen zich snel inwerken in het bedrijf. Daarnaast hebben zij een open visie en zijn zij flexibel en stressbestendig.”–  Stijn De Smedt, Planning & Reward Manager. “De ervaren planners van Déhora Consultancy Group vormen een voorbeeld voor de andere planners van de afdeling.”

Langdurige samenwerking in WFM

Bovenstaande vragen leidden de start in van een duurzame en langdurige samenwerking tussen Déhora en Brussels Airport Company. De planners en adviseurs van Déhora staan steeds klaar om BAC te ondersteunen met zowel expertise als mankracht. Déhora hielp BAC bijvoorbeeld ook met werving, selectie en assessment van nieuwe personeelsplanners. Als vandaag een planner uitvalt, biedt Déhora continuïteit en kennis met een kundig personeelsplanner.

Leen de Pril: “Zij leveren een hoge kwaliteit en brengen, door een goede communicatie, structuur en rust op de planningsafdeling. Ook in de omgang met vakbonden zijn zij zeer professioneel. Klantvriendelijkheid staat, net als bij BAC, op de eerste plaats. Dankzij het inschakelen van de kennis en expertise van Déhora is men binnen onze organisatie de planners binnen BAC meer gaan waarderen en is men tot het inzicht gekomen dat zij een belangrijke rol spelen in het bekomen van een goede privé/werk balans voor de werknemers.“

Kickoff nieuw project: implementatie Planpoint plansoftware!

De duurzame samenwerking tussen Déhora en Brussels Airport Company wierp al heel wat vruchten af. De voorbije jaren maakte BAC heel wat mooie stappen in de professionalisering van haar personeelsplanning. Maar we zijn zeker niet klaar!

Eind 2022 gaf Brussels Airport Company te kennen dat ze een nieuwe planningsoftware zochten. Hun ‘oude’ plansoftware voldeed niet meer aan de standaarden en eisen van een gebruiksvriendelijk planningsysteem. BAC zocht een moderne, schaalbare en flexibele planningsoftware die voldoende krachtig is om de operaties en uurroosters van 1250 medewerkers in goede banen te leiden. Dit mét de juiste functionaliteiten en koppelingen zoals o.a. sociaal secretariaat (Attentia en SuccesFactors )

Brussels Airport Company schreef een aanbesteding uit, verschillende leveranciers konden intekenen. Na een uitgebreide en onafhankelijke selectieprocedure kwam uiteindelijk Déhora, met de gloednieuwe Planpoint planningsoftware, als beste oplossing uit de bus. De implementatie is op dit ogenblik volop aan de gang. Vanaf juli 2023 gaan de planners en medewerkers van BAC aan de slag met Planpoint. Een mooi nieuw hoofdstuk in deze samenwerking met Brussels Airport Company.