De krantenkoppen liegen er niet om: ziekenhuizen en woonzorgcentra worden overspoeld door een groeiende zorgvraag, terwijl ze kampen met een acuut personeelstekort. De druk op de zorgsector neemt toe. Hoewel investeringen op lange termijn essentieel zijn, is het nu al het moment om de regie te nemen. Dat begint bij slimmer organiseren en bij capaciteitsmanagement van je beschikbare mensen
Het tekort aan personeel in de zorg is al een tijd een groot probleem. De werkdruk voor zorgverleners is te hoog en blijft stijgen. De uitstroom van personeel blijft groter dan de instroom, vacatures blijven onvervuld en het ziekteverzuim neemt flink toe. Steeds meer zorgorganisaties worden gedwongen tijdelijk een opnamestop in te voeren. Ook de vooruitzichten zijn somber. Met een verouderende bevolking zal de vraag naar (gespecialiseerde) zorg blijven groeien.
Zorgnet Icuro, de koepelorganisatie van de gezondheidszorg, onderstreepte recent dat er dringend nood is aan middelen om de negatieve spiraal te doorbreken. Maar we moeten realistisch blijven: investeringen zijn niet voor morgen. Bovendien is er een waaier aan oplossingen nodig om deze veelzijdige uitdaging het hoofd te bieden. Eén van die pistes is het effectiever inzetten van je personeelscapaciteit.
Organisatie van werk en mensen is belangrijker dan ooit
Om kwaliteitsvolle zorg te blijven garanderen binnen een context van beperkte mankracht, is een betere en effectievere organisatie van het personeel noodzakelijk. Met onze kennis en ervaring durven wij de stelling aan dat op vlak van workforce management voor veel zorgorganisaties een wereld te winnen is.
Veel zorgorganisaties zien workforce management (WFM) echter niet als een instrument voor verbetering. Er heerst vaak de gedachte dat “het wel redelijk loopt,” maar de realiteit wijst anders uit. Roosters zijn moeilijk sluitend te krijgen, zieke medewerkers worden niet altijd vervangen, veel verlofdagen blijven ongebruikt en flexibele teams kunnen de openstaande diensten niet meer invullen. Veel zorgcentra werken intussen met interimkrachten maar dat is duur en geen oplossing op lange termijn. Vaste medewerkers zijn ook niet altijd even happig op de nodige extra begeleiding die men moet bieden aan externe krachten, omdat ze het huis en de patiënten niet kennen.
Een goed georganiseerde interne structuur zorgt ervoor dat processen en de organisatie van werk en beschikbare middelen op orde zijn. Het maakt toekomstige investeringen effectiever en helpt de zorgsector beter te functioneren. Het is de manier om vandaag op een duurzame manier de regie te nemen.
Slimmere omgang met tijd en planning kan ook helpen bij het behoud en het aantrekken van personeel. Het aantrekkelijker maken van de job van zorgverlener door medewerkers meer zeggenschap te geven over werk en vrije tijd, bijvoorbeeld via zelfroosteren, zorgt daarvoor. Dit bindt en boeit medewerkers, van jong tot oud.
Wat is capaciteitsmanagement?
Capaciteitsmanagement draait om het systematisch afstemmen van je werkaanbod met je beschikbare personeelscapaciteit. De uitdaging is om je beschikbare medewerkers op het juiste moment, op de juiste afdeling, voor de juiste taken in te plannen. Zonder over- of onderbezetting. Dit is belangrijk voor personeelsbeleid, de kwaliteit van zorg en kostenbeheersing.
Capaciteitsmanagement begint al op strategisch niveau en ondersteunt de strategische doelstellingen van de organisatie. Het is geen eenmalig trucje of theoretisch model, maar een werkwijze die door de hele organisatie wordt omarmd. Van directie en management tot planners en uitvoerende medewerkers, iedereen werkt samen om ervoor te zorgen dat de juiste kennis en vaardigheden aanwezig zijn en dat processen geoptimaliseerd worden om de beschikbare capaciteit maximaal te benutten.
Capaciteitsmanagement in de héle zorgorganisatie
Hoewel capaciteitsproblemen het meest voelbaar zijn op de werkvloer, beginnen deze kwesties op strategisch niveau. Hier fungeert capaciteitsbeheer als een instrument om strategische doelen te bereiken en een duidelijk kader te bieden. Vragen als ‘Wat is haalbaar en toegestaan qua werk?’ en ‘Welke doelen streven we na?’ worden hiermee beantwoord.
De directie moet daarnaast een visie hebben voor de komende drie tot vijf jaar, waaruit strategische doelen voor personeelsinzet worden afgeleid. Deze doelen richten zich vaak op financiële gezondheid en stabiele roosters. Dit draagt bij aan medewerkerstevredenheid, een goede werkomgeving, verminderd verzuim en lagere kosten. Het operationele management focust op de tactische invulling van capaciteitsmanagement voor één tot twee jaar. De centrale vraag is: hoe kunnen we de organisatie zo inrichten dat we optimaal inzetten en plannen, waarbij we het maximale halen uit de beschikbare capaciteit?
Planners of hoofdverpleegkundigen zorgen vervolgens voor de operationele invulling. Zij waarborgen dat werkroosters passen binnen de doelstellingen van de organisatie, rekening houdend met cao’s, wet- en regelgeving, en het welzijn van medewerkers en patiënten.
Hoe richt je capaciteitsmanagement in?
Om capaciteitsmanagement effectief in te richten, is het essentieel dat de juiste stakeholders betrokken zijn en dat het proces op alle niveaus van de organisatie wordt gedragen. Denk aan de directie en de afdelingen HR, Finance en Planning. Samen met HR breng je de situatie van de medewerkers in kaart: waar zijn ze, welke kwalificaties hebben ze, en hoe zijn deze verdeeld over de locaties? Dit kan bijvoorbeeld onthullen dat de ene locatie te weinig personeel heeft voor een bepaalde taak, terwijl een andere locatie juist te veel personeel heeft.
Ook is het belangrijk om kritisch te kijken naar de bruto/netto verhouding van de werkuren. Bruto contracturen worden verminderd met uren voor overleg, opleidingen, verlof en ziekte, wat leidt tot het netto aantal inzetbare uren. Door HR bij de capaciteitsgesprekken te betrekken, maak je de keuzes transparanter en inzichtelijker, wat helpt om de personele bezetting beter te verdelen over de hele organisatie.
Rol van leidinggevenden en personeel
Verder is ook de relatie tussen leidinggevenden en medewerkers cruciaal als het gaat over je werkaanbod. Als leidinggevende is het raadzaam regelmatig in gesprek te gaan met je medewerkers. Hierdoor krijg je een goed beeld van hun wensen en behoeften, maak je keuzes transparant en kun je daarop inspelen. Zijn ze tevreden met hun huidige contracturen? Hebben ze ambities voor zelfontwikkeling of opleidingen? Misschien willen sommigen meer of minder werken. Deze gesprekken bieden perspectief en helpen om in goede harmonie met het capaciteitstekort om te gaan.
Uit gesprekken over contractgrootte valt vaak winst te behalen. Stel je hebt een organisatie met 450 medewerkers. Als 15% van deze medewerkers vier uur extra wil werken, dan heb je 7,5 fte aan eigen medewerkers die openstaande uren kunnen opvullen. Dit voorkomt inwerkperiodes, biedt vaste gezichten voor cliënten en vermindert de inzet van extern personeel.
Inventariseer de behoefte van de cliënt
Ook aan de cliëntkant kan je voordelen behalen. De indicatie van de cliënt is gekoppeld aan de zorgbehoefte en uiteindelijk aan een passend dienstenpatroon. Als organisatie moet je regelmatig nagaan of de indicatie per cliënt nog klopt. Misschien is de zorgvraag toegenomen en is een nieuwe indicatie nodig. Zo voorkom je een mismatch tussen beschikbaar personeel en benodigde zorg, wat negatieve gevolgen heeft voor het personeel, de kwaliteit van zorg en de kosten.
In capaciteitsplanning wordt ook gekeken naar de indicatie en het dagprogramma van de cliënt. Door ook kritisch naar het dagprogramma te kijken en met de cliënt of diens verwant om tafel te gaan, kunnen verschuivingen plaatsvinden. Misschien willen cliënten bijvoorbeeld liever ‘s avonds douchen in plaats van ‘s ochtends. Zulke verschuivingen kunnen piekmomenten binnen een organisatie verminderen en zorgen voor een betere verdeling over de hele dag.
Wet- en regelgeving en cao’s
Een belangrijk aandachtspunt in capaciteitsmanagement is de wet- en regelgeving en de geldende cao. Nieuwe wetten worden regelmatig doorgevoerd of gewijzigd. Ook cao’s worden herzien. Het is belangrijk om als organisatie op deze wijzigingen in te spelen en samen met de ondernemingsraad opnieuw de kaders te bepalen.
Kan je wat hulp gebruiken?
Voor meer informatie over hoe een slimmere organisatie kan bijdragen aan de oplossing, neem contact met ons op. Samen kunnen we de zorgsector versterken en de druk verlichten.
Ook interessant
10 vuistregels voor gezondere en evenwichtige ploegenroosters
Een gebalanceerd rooster kan zowel fysiek als mentaal welzijn positief beïnvloeden. Aan de andere kant kunnen overbelastende, onevenwichtige roosters slaappatronen…
Personeelsplanning bij een personeelstekort: zo doe je dat
Een personeelstekort doet zich voor wanneer je organisatie niet genoeg werknemers heeft om aan de vraag naar arbeid te voldoen.…
Wat is het verschil tussen centrale en decentrale personeelsplanning?
Voornamelijk bij organisaties met meerdere teams, afdelingen of locaties, ligt de keuze niet voor de hand. Er zijn bijvoorbeeld middelgrote…
