Wat is bruto en netto personeelscapaciteit?

Veel organisaties baseren hun planning op contractuele uren, maar schijn bedriegt. De werkelijke inzetbaarheid ligt vaak lager dan verwacht. Het begrijpen van de bruto-netto berekening is essentieel om onderbezetting en werkdruk te voorkomen.

Bruto personeelscapaciteit verwijst naar de theoretisch beschikbare arbeidscapaciteit van medewerkers, zoals vastgelegd in hun arbeidscontract (bijvoorbeeld 38 of 40 uur per week). Netto capaciteit daarentegen zijn de werkelijk inzetbare uren: de tijd die overblijft nadat je verlof, feestdagen, ziekteverzuim en opleidingen van het totaal hebt afgetrokken.

In de praktijk is het onmogelijk om 100% van de bruto capaciteit te benutten. Onze adviseurs spreken daarom over de bruto-netto factor. Dit is de verhouding tussen de uren waarvoor je betaalt en de uren dat er daadwerkelijk iemand “aan het bed” of “aan de machine” staat.

Waarom is dit verschil cruciaal voor jouw planning?

Een foutieve inschatting van de netto inzetbaarheid is een van de hoofdoorzaken van een te hoge werkdruk. Je denkt op papier voldoende mensen te hebben, maar in de realiteit stapelt het werk zich op door “onzichtbaar” verlies van uren aan zaken als vorming of wettelijke afwezigheden.

Door dit onderscheid expliciet te maken, krijgen onze consultants grip op:

• De werkelijke formatiebehoefte: Hoeveel medewerkers heb je echt nodig om de werklast te dragen?
• De benodigde buffer: Welke reserve heb je nodig om onverwachte uitval op te vangen zonder dat de rest van het team bezwijkt?

De berekening in de praktijk

Stel: je hebt een team dat samen 10 Voltijdse Equivalenten (VTE) groot is. De bruto inzetbaarheid komt neer op 20.800 uur per jaar. Dat lijkt ruim voldoende.

Echter, wanneer onze adviseurs rekening houden met vakantie, feestdagen, gemiddeld ziekteverzuim en noodzakelijke opleidingen, blijkt het indicatieve verlies al snel 4.032 uur per jaar te bedragen. Wat overblijft, is slechts 16.768 uur netto capaciteit.

In dit voorbeeld is de bruto-netto factor 1,24 (20.800 / 16.768). Dit betekent dat je feitelijk 12,4 VTE nodig hebt om de inzetbaarheid van 10 bruto VTE te garanderen. Je huidige formatie is dus te krap, wat onvermijdelijk leidt tot ad-hocoplossingen en stress op de werkvloer.

De risico’s van een blinde vlek

Zonder inzicht in de bruto-netto verhouding loopt je organisatie serieuze risico’s. Planners moeten voortdurend gaten dichtrijden met dure interimkrachten of overuren. Medewerkers ervaren frustratie door onhaalbare roosters en de klanttevredenheid daalt omdat de bezetting nooit optimaal is. Een realistische berekening verhoogt daarentegen het draagvlak: je kunt onderbouwd aantonen waarom extra inzet of flexibiliteit noodzakelijk is.

Hoe ga je hiermee aan de slag?

Onze adviseurs raden aan om te starten met een eerlijk jaaroverzicht. Breng naast de contracturen ook alle structurele afwezigheden in kaart:

• Wettelijk verlof en feestdagen.
• Gemiddeld ziekteverzuim van de afgelopen jaren.
• Geplande opleidingen en teamoverleg.
• Andere afwezigheden (zoals klein verlet of educatief verlof).

Trek dit af van je bruto capaciteit om je netto inzet te bepalen. Gebruik de resulterende factor als toetssteen voor je toekomstige formatieplannen.

Kom je er niet uit met je capaciteitsberekening?

Wil je weten wat de werkelijke inzetbaarheid van jouw team is? Onze adviseurs begeleiden je graag bij een onderbouwde bruto-netto analyse, zodat je formatie eindelijk aansluit bij de realiteit van het werk. Neem contact op voor een analyse op maat.