Wat is het verschil tussen bruto en netto personeelscapaciteit?

Veel organisaties baseren hun personeelsplanning op het aantal medewerkers en hun contractuele uren. Maar schijn bedriegt: de werkelijke inzetbaarheid ligt vaak lager dan verwacht. Daarom is het essentieel om het onderscheid te begrijpen tussen bruto en netto personeelscapaciteit.  In deze bijdrage leggen we uit wat dit verschil inhoudt, waarom het van belang is voor workforce management, en hoe je hiermee aan de slag gaat.

Wat zijn bruto en netto arbeidscapaciteit?

Bruto personeelscapaciteit verwijst naar de theoretisch beschikbare arbeidscapaciteit van medewerkers, zoals die contractueel is vastgelegd. Dit omvat bijvoorbeeld een voltijdse werkweek van 38 of 40 uur. Netto capaciteit daarentegen verwijst naar de werkelijk inzetbare uren, dus na aftrek van verlof, feestdagen, ziekteverzuim, opleidingen, wettelijke afwezigheden en andere factoren die inzetbaarheid beperken.

In realiteit is het dus onmogelijk om 100% van de bruto capaciteit effectief te benutten. Daarom is het noodzakelijk om de zogenoemde bruto-netto factor te berekenen: de verhouding tussen contractuele uren en daadwerkelijk beschikbare uren.

Waarom is dit verschil belangrijk voor personeelsplanning?

Het onderscheid is van cruciaal belang in zowel capaciteitsplanning als formatiebepaling. Een fout inschatting van de inzetbaarheid leidt al snel tot onderbezetting, werkdruk en inefficiënte roosters. Je denkt voldoende mensen te hebben, maar het werk stapelt zich op door onzichtbaar verlies van uren.

• Door het verschil tussen bruto en netto capaciteit expliciet te maken, krijg je grip op:
• Hoeveel medewerkers je echt nodig hebt om het werk gedaan te krijgen
• Of je huidige bezetting toereikend is, rekening houdend met afwezigheden
• Welke buffer je nodig hebt om pieken of onverwachte uitval op te vangen

Het is een essentieel onderdeel van capaciteitsplanning: een tactisch proces dat helpt om arbeidsvraag en inzet structureel op elkaar af te stemmen. Meer over dat proces lees je in ons item over capaciteitsmanagement.

Hoe werkt de berekening in de praktijk?

Stel: je hebt een team van 10 voltijdse equivalenten (VTE), samengesteld uit 7 voltijders met een arbeidscontract van 40 uren per week, 3 parttime medewerkers met een regime van 80% en 1 parttime medewerker die 60% werkt. De uren van al deze medewerkers samen zijn goed voor 10 VTE of voltijds medewerkers. De bruto inzetbaarheid komt neer op 20.800 uur per jaar. In theorie voldoende om het werk aan te kunnen.

Maar dan hou je rekening met afwezigheden: vakantiedagen, feestdagen, opleidingen en gemiddeld verzuim. Die vormen samen een indicatief verlies van maar liefst 4.032 uur per jaar. Wat overblijft, is 16.768 uur netto capaciteit. Een stuk minder dan de theoretische inzetbaarheid.

De bruto-netto factor in dit voorbeeld bedraagt 1,24 (20.800 / 16.768). Dit betekent dat je eigenlijk 12,4 VTE nodig hebt om voldoende inzetbare uren van 10 bruto VTE te halen. Je huidige formatie is dus te krap om het voorziene werk van 10 VTE comfortabel op te vangen – zonder structurele overbelasting of ad hoc oplossingen.

Wat zijn de gevolgen als je dit niet in kaart brengt?

Zonder inzicht in de bruto-netto verhouding loop je als organisatie een aantal risico’s:

• Je denkt voldoende medewerkers te hebben, maar komt telkens tijd tekort
• Werkdruk stijgt, met verhoogd verzuim of verloop tot gevolg
• Planners moeten voortdurend bijsturen met tijdelijke of dure oplossingen
• Je formatieplanning blijft onbetrouwbaar of onrealistisch
• Medewerkers ervaren frustratie door onhaalbare roosters

Anderzijds biedt een heldere berekening juist voordelen: je plant realistischer, maakt betere beleidskeuzes, en verhoogt het draagvlak bij je team. Bovendien kun je makkelijker onderbouwen waarom extra inzet of flexibiliteit nodig is.

Hoe pas je dit toe in jouw organisatie?

Start met een overzicht van alle contractuele uren – je bruto capaciteit. Breng vervolgens de structurele afwezigheden en realistische beschikbaarheid in kaart over een jaarperiode. Denk hierbij aan:

• Wettelijk verlof
• Collectieve sluitingen
• Opleidingsdagen
• Ziekteverzuim (gemiddeld)
• Andere wettelijk of organisatorisch ingeplande afwezigheden

Trek deze af van de bruto capaciteit en bereken je netto inzet. De verhouding tussen beide vormt je bruto-netto factor. Gebruik deze factor als toetssteen bij het bepalen van je personeelsformatie en het opstellen van capaciteitsplannen. Bij Déhora Consultancy begeleiden we organisaties bij deze berekening én het interpreteren van de resultaten. We maken zichtbaar wat de werkelijke inzetbaarheid is, en welke formatie nodig is voor een robuust en toekomstgericht planbeleid.

Kom je er niet uit?

Ontdek hoe Déhora Consultancy je helpt met een onderbouwde bruto-netto analyse, afgestemd op je capaciteitsbehoefte en werkrealiteit. Neem contact op – we denken graag met je mee.