Je personeelsplanning verbeteren? Start met een Déhora Planscan. 🔍

Werken in ploegen 2.0: van ploegendienst naar zelfroosteren

dossier zelfroosteren in ploegendiensten

Zelfroosteren wordt steeds vaker gezien als een goed alternatief voor een vaste ploegendienst. De voordelen van zelfroosteren met een ploegensysteem zijn dan ook groot. Bovendien gaat het prima samen met maatregelen rond flexibiliteit en duurzaamheid. Lees hier waarom

Bij een klassieke ploegendienst denken we aan robuuste, collectieve werktijden. Iedereen volgt dezelfde diensten tegen hetzelfde ritme. De werkroosters zijn daarenboven voor langere periodes gekend. Een klassiek (cyclisch) ploegenstelsel is bijgevolg erg voorspelbaar en het biedt zekerheid in uren, toeslagen en vrije dagen. Als het werkaanbod stabiel is en de contractvormen van de medewerkers gelijk zijn, is een collectief cyclisch rooster een onverzettelijke tank. Maar…

Een gezonde en flexibele ploegendienst?

Wij horen steeds vaker dat medewerkers het lastig vinden om in een volcontinue systeem te werken. Het werk wordt zwaarder. Ze moeten soms langer doorwerken. En er zijn medewerkers die liever minder of zelfs geen nachten meer willen werken. Bovendien is het niet vanzelfsprekend om privé aangelegenheden te combineren met wisselende shiften. Op bepaalde avonden vrij voor een hobby of het gezin? Een snipperdag? Het is behoorlijk lastig om dit te realiseren met een vlakke, collectieve ploegendienst. Tot slot kan je ook enkele kanttekeningen maken rond gezondheid en duurzame inzetbaarheid.

Aan de andere kant is er binnen organisaties een toenemende behoefte aan flexibiliteit. De werkvraag schommelt regelmatig, er zijn seizoensgebonden pieken en dalen. Er is sprake van on-demand werk of een bezetting die de éne dag anders moet zijn dan de andere.  Onverwachts werk kan alleen worden opgevangen met overwerk. Wat weer extra kosten met zich meebrengt en een risico op overtreding van arbeidswetgeving. Kortom, een beetje bewegelijkheid is nodig.

Zelfroosteren als visie

Het beste antwoord op bovenstaande kwesties ligt gewoon in elkaars verlengde: maatwerk en individualiteit in ploegendiensten. Dit zijn naar onze mening belangrijke sleutels tot gezondere en flexibele ploegenroosters.  Een bewezen en beproefde methode om dit klaar te krijgen is het zelfroosteren. Er zijn immers geslaagde voorbeelden van organisaties, waarbij er in ploegen gewerkt wordt, die meerwaarde hebben weten te creëren met behulp van het zelfroosteren.

Oudere medewerkers die niet meer in de nacht kunnen werken, kunnen dankzij zelfroosteren een minder zwaar rooster kiezen. Zeggenschap over werktijden leidt tot een lager ziekteverzuim, meer betrokkenheid. Dit draagt vervolgens bij aan een hogere productiviteit en meer gemotiveerde medewerkers. Medewerkers geven aan dat ze bereid zijn om langer te werken, mits ze invloed kunnen uitoefenen op eigen werktijden. Bezettingseisen kunnen scherper geformuleerd worden. En personeelsinzet kan beter worden afgestemd op de exacte werkvraag. Bij het zelfroosteren is het niet meer zo dat alle medewerkers om acht uur ’s ochtends de poort inlopen. Ze komen wanneer ze nodig zijn. Tot slot is zelfroosteren een enorme grote troef op de arbeidsmarkt.

Zelfroosteren in ploegen leidt dus tot een mooi evenwicht:  de organisatie krijgt de gewenste flexibiliteit. Werknemers genieten van gunstige werkvoorwaarden, zoals meer zeggenschap over vrije tijd. En het mooie is trouwens dat zelfroosteren niet op zichzelf staat. Deze methodiek  kan worden gecombineerd met verscheidene maatregelen voor empowerment, flexibiliteit en duurzaamheid. Te denken valt aan een jaarurensystematiek of vuistregels voor roosterergonomie. Daarmee past zelfroosteren goed binnen de globale visie rond personeelsbeleid én operations.

Weerstand bij zelfroosteren in ploegendienst

Uit ervaring weten we dat verandering van arbeidstijden altijd een gevoelig proces is. Bij een switch van vaste ploegen naar zelfroosteren zijn er vanzelfsprekend een aantal vragen. Enkele vaak gehoorde bezwaren zijn gekend, maar we zetten ze even kort op een rij.

Geen vaste ploegen meer? Het idee van vaste ploegen wordt losgelaten, waardoor teams een beetje door elkaar worden geschud. Sommige medewerkers kennen elkaar minder goed terwijl verschillende kwaliteiten en vaardigheden moeten worden gewaarborgd. Het voordeel is dat medewerkers met zelfroosteren echt multi-inzetbaar worden. Ze leren andere vaardigheden en dat komt duurzame inzetbaarheid ten goede.

Veel ploegendiensten hebben een vaste toeslag voor werken in onregelmatige diensten. Door zelfroosteren ontstaan er verschillen in roosters tussen medewerkers. Om zelfroosteren succesvol in te voeren, is het noodzakelijk om vanuit een gemeenschappelijk gedragen visie heldere beloningsregels te hanteren die recht doen aan de verschillen in ongemak die uit roosters kunnen voortvloeien.

Een ander veel gehoord bezwaar is dat medewerkers minder lang vooruit kunnen kijken. Bij vaste ploegenrooster weten medewerkers in het begin van het jaar al wanneer ze rond de kerstperiode moeten werken. Bij zelfroosteren is de roosterperiode wat korter. Daar tegenover staat natuurlijk dat medewerkers gewenste werktijden krijgen, waardoor voorspelbaarheid minder noodzakelijk is. En als organisatie kan je beter inspelen op pieken en dalen in het werk. Verlofdagen of vaste shiften kunnen trouwens ruim op voorhand worden ingepland.

Grote stap?

Bovenstaande vragen hebben een aantal organisaties er gelukkig niet van weerhouden om met zelfroosteren aan de slag te gaan. De gekozen oplossingen kunnen uiteenlopen, maar de kern van zelfroosteren blijft altijd in tact. Er zijn overigens genoeg mogelijkheden om gefaseerd naar individuele roosters toe te groeien.

Een deel van de ploeg kan eigen werktijden kiezen, terwijl de rest het oude patroon blijft werken. Ook is het mogelijk om een deel van het ploegenrooster vast te houden, zoals vaste weekenden of nachten. In de beloningssfeer wordt het ook niet als onredelijk ervaren, dat wanneer de hele groep verantwoordelijk is voor de planning, de groep een vaste beloning blijft houden. Tot slot zullen communicatie, transparantie en inzicht, en een goede software-ondersteuning, het proces van zelfroosteren vergemakkelijken. We raden organisaties ook altijd aan om klein te beginnen, bijvoorbeeld met een piloot in één afdeling.

Meer informatie over zelfroosteren

Wil je graag weten hoe het zelfroosteren praktisch in zijn werk gaat? Ben je benieuwd hoe (andere) organisaties het hebben aangepakt? Laat een bericht achter. We komen graag bij je op de koffie voor een open gesprek.

Laat een berichtje achter

Seminariereeks: Werken in ploegen 2.0

Dit najaar gaan we van start met een boeiende seminariereeks over werken in ploegen en personeelsplanning. In 4 aparte avondseminaries staan we stil bij verschillende ontwikkelingen en uitdagingen van werken in ploegen of shiften. Tijdens één van die avondsessies komt zelfroosteren in ploegen aan bod. Je bent van harte welkom om deel te nemen.

Meer informatie of inschrijven

Ook interessant

ploegendiensten personeelsplanning roosters
Nieuwe seminariereeks: Werken in ploegen 2.0

Dit najaar gaan we van start met een boeiende seminariereeks over werken in ploegen en personeelsplanning. In 4 aparte avondseminaries staan…

werken in ploegen ploegenstelsel
Was het nu een 3, 4, 5 of 6 ploegenrooster ?

Het kan dus behoorlijk lastig zijn om door de bomen het bos te zien. Daarom beschrijven we in dit artikel…

horaires de travail
10 vuistregels voor gezondere ploegenroosters

In de kantlijn: soms zijn er omstandigheden waarbij het beter is om een andere keuze te maken.  De ene medewerker…