Centrale planning van personeel

Worden je planners opgeslorpt door operationele wensen en verzuchtingen? Slaag je er maar niet in om je planning te organiseren op basis van cijfers en prestatie-indicatoren? Is je planning over afdelingen heen een wirwar van afspraken en regels ? Dan kan een centrale planning heel wat voordelen bieden.

Wat is een centrale planning?

Productiviteit en efficiëntie zijn rechtstreeks verbonden aan personeelsplanning. En die moet dan ook goed georganiseerd worden. Je kan bijvoorbeeld kiezen om je planning te centraliseren.

Bij een centrale planning zullen je planners beslissingen nemen op een overkoepelend en eerder centraal niveau. Team- en afdelingsoverschrijdend. Met oog voor algemene doelstellingen en kwalitatieve eisen van de héle organisatie. Een gecentraliseerde planning wil niet noodzakelijk zeggen dat je planners vanuit één centrale plek de planning voor de hele organisatie zullen doen. Wel wordt de functie van planner uit de ‘operationele’ lijnorganisatie gehaald. Plannen wordt transparanter en objectiever.

De voordelen van een centrale planning?

Centrale aansturing betekent meer eenheid in planning. Er kunnen op centraal niveau doelstellingen worden gesteld en processen worden uitgetekend die aan de planners worden opgelegd.  Eén uniforme werkwijze, versneld delen van kennis & kunde, en centrale opslag van informatie zijn hiervan het eindproduct. Een aantal voordelen:

Team- en districtoverschrijdend werk

Centraliseren van de functie van planner biedt meer mogelijkheden tot team- of districtoverschrijdend werken en plannen. Dankzij de uniformiteit in het planwerk zorgt dit er ook voor dat afwezigheden van planners door ziekte of verlof makkelijker kunnen opgevangen worden.

Transparantie op vlak van taken en verantwoordelijkheden

De invulling van taken en verantwoordelijkheden komt voort uit de strategische doelstellingen die voor en vanuit de planningsafdeling geformuleerd zijn. Dankzij centralisatie kan de planner objectief plannen , d.i. datadriven,  en niet enkel op basis van persoonlijke bezorgdheden en agenda’s.

Loskomen van historische last

Heel wat planners zijn zo sterk verweven met een locatie of team (en de mensen daarbinnen) , dat het moeilijk is om rollen en verantwoordelijkheden goed en efficiënt vorm te geven.  Doordat de planner loskomt van die historische en lokale setting, kan hij de planning objectief opmaken. En dus de focus leggen op capaciteitsplanning in plaats van lokale of persoonlijke wensen.

Betere borging van kwaliteit

Een centraal planbureau biedt een betere, organisatiebrede, borging van de kwaliteit van de planning. Het hoofd van het plannersteam bewaakt voor de gehele organisatie de minimale kwaliteit van de planning.  Daar waar nodig worden acties tot verbetering ondernemen. Bottlenecks worden op deze manier sneller duidelijk. Doordat er meer contactmomenten zijn tussen planners onderling en hun leidinggevende, kunnen best practices en optimalisaties sneller geïmplementeerd worden.

Starten met zelfroosteren

Aandachtspunten

Kennis van het terrein en infodoorstroming blijven natuurlijk cruciaal

Het is cruciaal om vast te leggen tot op welk niveau een centrale planning nuttig zou zijn. Dus ook welke verbindingen er zijn met de operationele praktijk en de operationele lijn. Kennis van het terrein en regelmatige contacten kunnen een planner helpen bij het opstellen van een goed capaciteitsplan en goede uurroosters voor medewerkers. Het is dus van belang om de informatie en de feedback van op de werkvloer te organiseren. Dit kan bijvoorbeeld door gestructureerd overleg of via vaste contactmomenten.

Naar een centrale planning met Déhora

Plan van aanpak tot realisatie en ondersteuning

1

Analyse van uw huidige en gewenste planning

Déhora start steeds met een doorgedreven analyse van uw huidige planorganisatie en processen om voor u de huidige en gewenste situatie in kaart te brengen. Wij gebruiken hiervoor o.a. het PlanScan model.

Door middel van de Planscan nemen we uw vollédige planning onder de loep: van doelstellingen tot de werkelijke opmaak van uurroosters. Op basis van die analyse wordt bepaald bij welke planfunctie en planprocessen u baat heeft, en hoe u die het beste kan organiseren.  Vervolgens maken we inzichtelijk welke optimalisaties hiervoor noodzakelijk zijn.

analyse personeelsplanning

Opmaak en realisatie van actieplan

Samen met u bespreken en starten we vervolgens een gepast actieplan, gericht op de optimalisatie van de volgende onderdelen:

  1. Optimalisatie proces capaciteitsplanning
  2. Uittekenen en implementeren van planprocessen
  3. Organisatie planfunctie en afdeling: Rollen en verantwoordelijkheden, aansturing planners
  4. Communicatie en infodoorstroming naar andere afdelingen

Belangrijk hierbij is dat uw planners effectief worden begeleid. Uw planners waren gewend aan hun eigen, autonome manier van werken, dicht bij de medewerkers. Heldere doelen en aandachtsgebieden moeten worden afgelijnd.

plan van aanpak Déhora