Versnipperde personeelsplanning na fusie

VZW Asster (broeders van liefde) is het grootste psychiatrisch ziekenhuis van het land, ontstaan uit een fusie tussen twee Sint-Truidense psychiatrische ziekenhuizen. Jaarlijks worden meer dan 2000 opnames gerealiseerd, en dat aantal neemt toe. Om de kwaliteit van zorg te verzekeren zet Asster voortdurend in op een aantal initiatieven, waaronder de professionalisering van haar personeelsplanning.

Passie voor psychiatrische zorg

Om de kwaliteit van de zorg te verbeteren, participeert het ziekenhuis voortdurend aan diverse zorgvernieuwingsprojecten. Zoals extra aandacht voor thuiszorg, online hulpverlening, daghospitalisatie en gespecialiseerde zorg in allerlei woonvormen. Asster wilt een voortrekker zijn in innoverende zorgmodules die zo dicht mogelijk aansluiten bij de concrete leefwereld van de patiënten. En daar hoort vanzelfsprekend een uitstekende personeelsplanning bij.

VZW Asster telt ongeveer 850 medewerkers en 20 artsen, die met veel passie een kwaliteitsvolle en veilige zorg leveren. De medewerkers zijn verspreid over twee campussen met een dertigtal afdelingen. De zorg zelf is dan weer onderverdeeld in verschillende clusters van psychologen, verpleegkundigen, zorgkundigen, therapeuten,…

Door die versnippering is ook de personeelsplanning een ingewikkelde puzzel van verschillende afspraken, definities en werkwijzen. En dat zorgde voor heel wat frustraties.

Verschillende eilandjes in de personeelsplanning

Asster benaderde Déhora met de vraag om een beter inzicht te krijgen in de personeelsplanning. Wat loopt er allemaal fout en hoe kunnen we het beter aanpakken? Om een helder beeld te krijgen van de ‘ins en outs’ van de huidige en de gewenste personeelsplanning werd een PlanScan uitgevoerd.

Die planscan bracht twee pijnpunten naar boven:

• Nood aan meer uniformiteit en transparantie door o.a. formuleren en valideren van planafspraken, waardoor medewerkers over de hele organisatie op op gelijkaardige manier kunnen worden ingezet.
• Nood aan een betere ondersteuning van de planners, inhoudelijk en organisatorisch, zodat zij hun planningswerk kunnen combineren met hun passie voor zorg.

Door middel van de PlanScan werd een actieplan opgemaakt om Asster te helpen. Enkele verbeterpunten uit dit rapport werden vervolgens uitgevoerd en begeleid door Déhora.

Duidelijkheid en vormgeving van best practices

Een essentieel onderdeel van een uniforme personeelsplanning is een gemeenschappelijke verstandhouding over basismethoden en basisconcepten inzake roosters. Samen met Déhora werden belangrijke concepten benoemd en afgelijnd.

Er werden maatregelen en afspraken gedefinieerd voor zaken zoals capaciteitsplanning, verlofplanning en glijtijden, wissels en verschuivingen, tot zelfs wetgeving en de analyse van het planningssysteem. De organisatie van de planning werd wat bijgestuurd, o.a. met de invoering van een centrale coördinator of waarnemer in de verschillende clusters van de organisatie. Alle afspraken en definities werden in een uurroosterprotocol opgemaakt.

Naast afdelings-overschrijdende afstemming werd ook ingezet op individuele coaching van de planners, zowel in de zorg als bij de ondersteunende diensten. Planners werden individueel begeleid in het opzetten van een efficiënte planstructuur binnen hun afdeling. Daarnaast werden zij ook geholpen bij hun vragen over de planningstool.

Resultaten

• Houvast voor organisatiebrede personeelsplanning: handleiding met richtlijnen en afspraken, opleidingstraject;
• Uniforme afspraken betreffende personeelsplanning;
• Wettelijk op punt zetten van de roosters en glijtijden;
• Optimaliseren van het gebruiken van de planningssoftware;
• Oprichting van een wensenbeleid bij de verpleegafdelingen om noden en wensen op een eerlijke manier op elkaar te laten afstemmen binnen de afdelingen;
• Verankeren van een centrale coördinatie planning in verschillende lagen van het organigram