Overbezetting, onderbezetting, werkdruk, hollen of stilstaan, voortdurend brandjes blussen in werkroosters. De ervaring leert ons dat deze uitdagingen vaak te wijten zijn aan het ontbreken van een capaciteitsplanning. In deze blog lees je waarom je er maar beter werk van maakt.
Wat is capaciteitsplanning?
We zien regelmatig dat planners zich plots laten overvallen door veranderingen in het werk. Maar ook door bewegingen in personeelscapaciteit. Bijvoorbeeld ziekteverzuim of uitval. Met alle gevolgen van dien. Leegloop, ziekteverzuim, een slechte bezetting, extra werkdruk en stress voor planners en dispatchers, minder productiviteit, hoge kosten, etc.
Het doel van capaciteitsplanning is om dergelijke verrassingen op tijd te voorkomen. Waar roosterbeheer vooral gebaseerd is op de korte termijn, draait capaciteitsplanning namelijk om vooruit kijken, anticiperen en bijsturen. Capaciteitsplanning gaat in essentie over de voortdurende afstemming tussen vraag en aanbod. Ofschoon tussen je beschikbare en je benodigde arbeidscapaciteit. Capaciteitsplanning is gericht op workforce planning op middellange termijn.
Het biedt een antwoord op de vragen zoals: Hoeveel werk verwacht ik? Hoeveel werk kan ik werkelijk uitvoeren? Waar kan en moet ik bijsturen? Capaciteitsplanning is ook weer het fundament waarop later goede personeelsroosters worden gemaakt. Oftewel het proces van roostervormgeving. Een goede capaciteitsplanning betekent minder ‘gedoe’ met roosters. Het is bijgevolg een onmisbaar onderdeel van een professionele personeelsplanning.
Waarom capaciteitsplanning?
Met behulp van capaciteitsplanning breng je in de eerste plaats bezettingstekorten (of overschotten) op tijd in kaart. Je krijgt namelijk een beter inzicht in werkdruk en de behoefte aan personeel. Je maakt inzichtelijk wanneer drukke of minder drukke periodes in het jaar vallen. Daarenboven biedt het transparantie en mogelijkheden om op tijd maatregelen te nemen. Bijvoorbeeld een verhoging van serviceniveau of de flexibiliteit van je teams. Of door met uren van medewerkers te gaan schuiven. Andere oplossingen kunnen zijn: verlofbeleid, proactieve en preventieve team- of locatiewijzigingen, externe dienstverleners of flexwerkers inhuren, …
Capaciteitsplanning vertrekt in de eerste plaats van cijfers in plaats van buikgevoel. Daardoor draagt het continu bij aan het lerende vermogen van de organisatie. Door een zorgvuldig inzicht in begrote uren, geplande uren, werkaanbod en capaciteitsbehoefte kan je als organisatie veel van je fouten leren. Met een betere personeelsplanning tot gevolg.
In een notendop, wat levert het op?
- Cijfers over je bruto en netto personeelscapaciteit in verschillende periodes;
- Inzicht in afwijkingen tussen enerzijds beschikbaarheid en anderzijds de behoefte aan personeel op jaarbasis;
- Betere kwaliteit in personeelsplanning dankzij een proactieve capaciteitsafstemming;
- Een goede basis voor vakantieplanning en verlofbeleid;
- Een belangrijke brug tussen personeelsbeleid en personeelsplanning;
- Minder werkdruk voor planners en dispatchers; minder brandjes blussen;
- Een optimalisatie van kosten, service en verkoop door een gekwalificeerde langetermijnplanning. Wanneer zijn drukke periodes? Wanneer ondernemen we welke acties?
Hoe maak je een capaciteitsplan?
Capaciteitsplanning doe je natuurlijk niet uit de losse pols. Bij Déhora hanteren we hiervoor een model. Hierin onderscheiden we een aantal opeenvolgende stappen. Als uitgangspunt nemen we altijd een organisatorische eenheid (een team, afdeling, locatie).
Stap 1 – 2: Werkaanbod en beschikbaarheid
In de eerste plaats brengen we de vraag naar arbeid in kaart. Hoeveel werk verwachten we per maand? Per activiteit maken we eerst een inschatting van het volume aan uren dat nodig is voor die activiteit. We denken hier nog niet in aantal diensten. Maar wel het benodigd aantal FTE of werkuren. Hou rekening met seizoensinvloeden, patronen op maandbasis en verschillende fluctuaties op week- en dagbasis. Maak eventueel gebruik van historische, voorspellende informatie.
Daarnaast kijken we naar de effectieve arbeidscapaciteit. Hiervoor reken je de bruto-netto verhouding uit. Op basis van arbeidscontracten bereken je eerst de bruto capaciteit aan uren. Vervolgens maak je een inschatting het aantal niet-productieve uren op jaarbasis. Bijvoorbeeld omwille van vakantie, ziekte, opleidingen, verzuim enzovoort. Wat daarna rest is je netto capaciteit, oftewel de capaciteit die werkelijk beschikbaar is voor de te plannen diensten.
Stap 3: Capaciteitsbehoefteplan opstellen
Vervolgens leggen we bovenstaande informatie op elkaar. Je ziet meteen de bruto benodigde inzet in elke maand. Oftewel: hoeveel medewerkers heb je bruto nodig om uiteindelijk alle werkuren in te kunnen vullen. Je zal bijvoorbeeld zien welke maanden het drukst zijn, en waarop misschien te weinig medewerkers aanwezig zijn. Of wanneer je bijvoorbeeld te veel medewerkers hebt, maar niet voldoende werk.
Geplande werklast + geplande uitval = bruto benodigde formatie
Stap 4 – 5: Fit-analyse en smoothing
Meestal zien we een verschil tussen de bruto benodigde formatie en de bruto beschikbare formatie van een eenheid. In deze stap onderzoeken we of we dit in evenwicht kunnen herstellen met de huidige formatie. Door middel van ‘smoothing’ trachten we pieken en dalen in de capaciteitsbehoefte af te vlakken. Daarvoor kijken we zowel naar de werkplanning als de beschikbare werkuren. Een mogelijke oplossing is om niet tijdgebonden activiteiten op andere momenten in te plannen. Of door actiever te sturen op contractbeleid, of verlof en vakantieregeling.
Stap 6: Vaststellen flexibiliteitsbehoefte
Vervolgens bepaal je de mogelijkheid voor aanvullende oplossingen rond flexibilisering. Denk aan differentiatie in arbeidsduur, maar ook aan tijdelijke oplossingen zoals jobstudenten of interimkrachten.
Stap 7: Vaststellen en opstellen capaciteitsplan
Tot slot maken we het capaciteitsplan. Hierin worden alle formele keuzes vastgelegd die in de voorgaande stappen zijn gemaakt. Het document is een sturingsinstrument bij de uitvoering in de praktijk. En het is bijgevolg richtinggevend voor kwaliteitsbewaking. Het is bovendien een levend dossier dat voortdurend moet worden bijgestuurd. Capaciteitsplanning is namelijk nooit helemaal “af”, het beweegt mee met veranderingen in werkvraag of personeelsbestand.
Stap 8: Roostervormgeving
Wanneer de capaciteitsplanning is afgerond, kan gestart worden met roostervormgeving. Dat wil zeggen de afstemming tussen “vraag” en ”aanbod” op week- en dagbasis. Of gewoonweg: personeelsroosters maken.
Handen uit de mouwen! Hulp nodig?
Kortom, meer dan voldoende redenen om een capaciteitsplanning te maken. Wil je weten hoe je eraan begint? Of wil je een beroep doen op praktische ondersteuning van één van onze adviseurs? Geef zeker ons even een seintje.
Ook interessant
Personeelsplanning tijdens de vakantieperiode: 8 tips!
Het vooruitzicht op vakantie zorgt voor een gevoel van rust en ontspanning bij veel medewerkers. Maar voor de collega’s die…
Wat is het verschil tussen centrale en decentrale personeelsplanning?
Voornamelijk bij organisaties met meerdere teams, afdelingen of locaties, ligt de keuze niet voor de hand. Er zijn bijvoorbeeld middelgrote…
5 veelgemaakte fouten in personeelsplanning
1. Te laat de planning maken Planners of dispatchers zijn soms zo gefocust op dagelijkse gebeurtenissen dat ze te laat…
