Déhora is officieel ISO 27001 gecertifieerd dienstverlener meer informatie
Een vakantieperiode of een periode van feestdagen is voor heel wat medewerkers een periode van rust en ontspanning. Maar op vlak van verlofplanning is het vaak net een lastige periode. De kans is namelijk groot dat veel collega’s in dezelfde periode verlof willen nemen. Of dat je bezettingseis sterk afwijkt van de rest van het jaar: mogelijk is er meer of minder werk. We delen enkele tips voor een evenwichtige personeelsplanning tijdens de vakantie.
Tip 1: begin je verlofplanning op tijd
Het is echt niet zo vreemd om al in oktober te starten met de verlofplanning van de zomer van het komende jaar. Vakanties en feestdagen staan vaak van tevoren vast. Inventariseer op tijd hoeveel en welke medewerkers wanneer vakantie willen nemen. Ga dus slim met je tijd om, en zorg ervoor dat je voldoende ruimte hebt om vervolgens onderstaande tips toe te passen.
Tip 2: spreek een deadline af voor aanvragen
Uiteraard probeer je zoveel mogelijk aanvragen in te willigen. Maar tot welke datum kunnen jouw medewerkers hun ‘groot’ verlof aanvragen? En wanneer keur je deze goed of af? Leg deze data schriftelijk vast. Doe dit per vakantieperiode. Dankzij deze deadlines heb jij voldoende tijd om je planning te regelen én kan je medewerker op tijd zijn of haar vakantie boeken.
Tip 3: duidelijke visie en afspraken rond verlof
Zorg voor een duidelijke visie en bijhorende afspraken rond verlof. Dit helpt zowel je organisatie als je medewerkers. Denk bijvoorbeeld aan afspraken rond verlofspreiding of het opnemen van verlof tijdens vakantieperiodes of weekends. Op deze manier voorkom je volle verlofpotjes op het einde van het jaar. Een mooie afspraak is om je medewerkers bijvoorbeeld 1 week vakantie te laten nemen in het voorjaar, 3 weken tijdens het hoogseizoen en 1 week in het najaar. Alle afspraken rond vakantieplanning horen vanzelfsprekend thuis in je roosterbeleid.
Tip 4: ken je minimale capaciteit en bezetting
Een vakantieperiode gaat vaak gepaard met een toename (cfr. horeca) of juist een afname (cfr. bouwsector) van werkzaamheden. Maak op voorhand een goede inschatting van het werk. Een analyse van je werkaanbod kan daarbij helpen. Stel vervolgens de minimale bezettingsgraad per afdeling en/of per functie vast. Definieer hoeveel werknemers er minimaal per dag aanwezig moeten zijn en maak op basis daarvan een basisplanning. Tegelijk heb je ook een beter beeld van hoeveel collega’s je effectief verlof kan toekennen.
Tip 5: baseer je op wat je al weet
Met informatie uit het verleden kan je een prima voorspelling maken voor de komende vakantieperiodes. Wanneer valt je hoogseizoen? Is het druk of minder druk tijdens de feestdagen? En wanneer nemen je medewerkers het vaakst vakantie? Vaak herhalen dit soort situaties zich in patronen. Ontdek wat die patronen zijn en maak inzichtelijk waar je mogelijk problemen kan verwachten. Bekijk en evalueer de verlofplanning van vorig jaar en baseer je op wat goed en minder goed ging.
Tip 6: organiseer vervanging en versterking
Op welke organiseer je de vervanging van medewerkers en welke afspraken maak je daarover? Hoeveel budget heb je eventueel ter beschikking?Er zijn verschillende manieren om je teams te versterken team tijdens de vakantieperiode of feestdagen. Ongeacht voor welke methode je kiest, zorg er voor dat er draagvlak is voor de gekozen verlofplanning.
Het liefst werk je zo min mogelijk met tijdelijke vakantiekrachten of externen. Maak gebruik van je eigen team, maar reken goed uit of dit past binnen de benodigde formatie. Ook kan je aan parttimers vragen of zij meer uren willen werken tijdens de vakantie. Vaak staan parttimers daar positief tegenover.
Vaak blijven er dan nog enkele gaten over. Dan is er nog steeds de mogelijkheid om gebruik te maken van een interne flexpool. Maak wel goed van tevoren een inschatting van hoeveel ondersteuning je nodig hebt en benader je flexpool op tijd. Je bent niet de enige die hulp nodig zal hebben.
Tot slot kan je een beroep doen op vakantiekrachten of uitzendkrachten. Zorg er in dat geval voor dat je voldoende budget hebt. Extra tip laat je uitzendkrachten al voor de vakantieperiode meelopen. Zo zijn ze meteen goed ingewerkt tijdens de vakantieperiode of feestdagen. Denk tot slot zeker ook eens aan stagiairs van voorgaande jaren. Zij kennen je team, je klanten en je werkwijzes.
Tip 7: betrek je collega’s bij de planning
Bied je collega’s eens de mogelijkheid om onderling (voor een deel) het vakantierooster te vervolmaken. Betrek hen actief bij het maken van je vakantieplanning en vakantieroosters. Dat kan prima met een bewezen en onderbouwde methodiek zoals het zelfroosteren. Misschien zijn je collega’s wel bereid om een deel van hun verlof aan te passen. Of om specifieke werkzaamheden over te nemen.
Heeft één van je collega’s schoolgaande kinderen? Dan hangt hij of zij natuurlijk vast aan schoolvakanties. Maar uiteraard moet een andere collega zonder kinderen ook in diezelfde periodes vrij kunnen nemen. Zorg in elk geval voor een eerlijke en open verdeling. Durf moeilijkheden te benoemen. Dit zorgt voor meer draagvlak én betrokkenheid. Kies vooral niet voor een ‘eerst komt, eerst maalt’ regel. Dat is vragen om moeilijkheden.
Kom je er uiteindelijk toch niet uit en moet je helaas verlof op specifieke dagen weigeren? Bied dan altijd een redelijk alternatief in overleg met je medewerkers. Ga het gesprek aan en onderbouw waarom. Respecteer wel altijd de rechten en plichten omtrent verlof.
Tip 8: blijf transparant en communiceer
Is de planning bekend? Maak de vakantieplanning zo snel als mogelijk bekend. Zo weten je medewerkers waar ze aan toe zijn. En ja, het is een prima idee om het rooster lekker ouderwets op te hangen – en uiteraard ook digitaal aan te bieden. Een overzichtelijk vakantierooster zorgt voor rust en duidelijkheid. Zo weten je collega’s precies wanneer ze wel of niet zijn ingepland, en wie er wel of niet beschikbaar is voor vervanging. Door het rooster bekend te maken zien je medewerkers zelf waar mogelijke knelpunten zitten. Is er later toch sprake van wijzigingen? Maar daar helder afspraken over.
Bonustip: software voor personeels- en vakantieplanning
Vereenvoudig je personeelsplanning met een goede planningsoftware. Zeg vaarwel tegen gedoe! Maak gebruik van een software die je in één oogopslag inzicht biedt in zowel aanwezigheden als afwezigheden. Hou bij wie wanneer op vakantie wilt, wie extra vrije dagen heeft aangevraagd. Bied medewerkers de mogelijkheid om zelf afwezigheden of wissels aan te vragen. Wat dacht je van een realtime overzicht van vakantiesaldo’s en andere tellers? Bespaar kosten, maak tijd vrij en beperk fouten met Planpoint.
Kan je wat hulp gebruiken?
Weet je niet zo goed hoe je aan die verdomde zomerplanning begint? Of heb je nood aan extra handen op de planningsafdeling? Laat een bericht achter, we bijten niet.
Ook interessant
De nieuwe rol van de dispatcher of planner bij zelfroosteren
Van roosteraar naar coördinator De klassieke rol van de planner of dispatcher is die van roosteraar. Oftewel medewerkers inplannen op…
Wat is het verschil tussen centrale en decentrale personeelsplanning?
Voornamelijk bij organisaties met meerdere teams, afdelingen of locaties, ligt de keuze niet voor de hand. Er zijn bijvoorbeeld middelgrote…
Vakantie overbruggen met jobstudenten? Goed plannen!
Capaciteitsplanning en jobstudenten Belangrijk is de denkoefening die enkele maanden voorafgaat aan de operationele planning. Kan of moet je überhaupt…