Je personeelsplanning verbeteren? Start met een Déhora Planscan. 🔍

8 gouden tips voor een zorgeloze verlofplanning

tips voor vakantieplanning van personeel

De vakantie komt er weer aan. De kans is groot dat heel wat medewerkers tegelijk verlof willen nemen.  Maar wie zal het werk dan uitvoeren? Vaak zorgt de verlofperiode voor kopzorgen bij het management. En voor extra stress bij je planners. Met deze gouden tips krijg je meer grip op je verlofplanning

1. Maak goede afspraken

In de eerste plaats is het belangrijk dat er een duidelijke visie is rond verlofplanning. Denk aan afspraken rond het gespreid opnemen van verlof. Dit is niet alleen in het voordeel van de organisatie, maar ook de medewerker zelf.  Verschillende rustmomenten in het jaar zorgen ervoor dat je medewerkers fysiek en mentaal kunnen herstellen. Je wilt vermijden dat je medewerkers allemaal tijdens de zomer vakantie nemen. Of dat ze allemaal op het einde van het jaar hun resterende dagen opnemen. Een goede afspraak is om je medewerkers 1 week vakantie te laten nemen in het voorjaar, 3 weken tijdens het hoogseizoen en 1 week in het najaar.

Extra tip voor pro’s: het voorjaar is een uitstekend moment om je vakantieplanning goed te organiseren. Er is nu wat meer volk aanwezig dan in andere periodes. De eerste maanden van het jaar zijn het beste moment om alles goed te regelen voor de rest van het jaar. De eerste maanden van het jaar bepaal je namelijk de ‘put’ van de laatste maanden.

2. Bepaal een deadline

Bepaal een uiterste datum waarop je medewerkers hun ‘groot’ verlof moeten aanvragen. Door die datum ruim op voorhand vast te pinnen heb je genoeg tijd om vervanging te regelen. Ook de personeelsplanner heeft hier baat bij. Eens alle aanvragen zijn ontvangen kan hij of zij starten met de opmaak van vakantieroosters. Je wilt natuurlijk zoveel mogelijk aanvragen goedkeuren, hou daarom de volgende tips in je achterhoofd.

3. Hou rekening met minimale capaciteit en maximale bezetting

De zomerperiode gaat vaak gepaard met een toename of juist een afname van de hoeveelheid werk. Maak op voorhand een goede inschatting van de werkzaamheden. Baseer je op andere periodes en op het werkaanbod van voorgaande jaren. Bekijk zelfs verlofplanning van vorig jaar, en kijk wat goed of minder goed ging. Idealiter maak je een capaciteitsplanning. Op basis van dat plan bepaal je hoeveel werknemers minimaal per dag aanwezig moeten zijn. De minimale bezettingsgraad per afdeling of per functie leg je vast in je basisrooster.

4. Benoem knelpunten

Heb je een beeld van de verlofplanning? Dan ga je een basisrooster invullen aan de hand van de vakantieaanvragen. Al snel zal duidelijk worden waar de knelpunten zitten, en waar je te maken hebt met onderbezetting. Anderzijds zie je meteen waar je meer mensen hebt dan in feite nodig is. Op zich is dat niet erg, tenminste wanneer je voldoende werk hebt. Het is een goede gelegenheid om taken uit te voeren die doorheen het jaar zijn blijven liggen.

5. Beperk werkzaamheden (indien opportuun)

Om eventuele onderbezetting op te vangen kan je bijsturen op het niveau van het werk. Uiteraard alleen indien dat mogelijk is. Beperk eventueel bepaalde activiteiten of taken tijdens de grote vakantieperiodes. Plan geen onderhoud in of beperk de productie waar mogelijk. Bied geen cursussen of trainingen aan tijdens de vakantieperiode. En plan eventueel een collectieve vakantie.

6. Aanvullende maatregelen

Kom je er toch niet uit met voorgaande richtlijnen? Dan ga je bij het personeel ten rade. Ga na of je werknemers er onderling uitkomen. Zijn ze bereid om verlof aan te passen? Betrek hen actief bij de knelpunten in je verlofplanning.  Een methode zoals zelfroosteren kan je daar aardig bij helpen.

Lukt het nog steeds niet? Dan is het aan de werkgever om te beslissen welke vakantieaanvragen niet worden goedgekeurd. Natuurlijk moet je daarbij een aantal basisregels respecteren. Verlof mag je niet zomaar weigeren. En hou rekening met afspraken die contractueel zijn vastgelegd. Je kan bijvoorbeeld afspreken dat elk jaar een andere medewerkergroep voorrang krijgt. Of je geeft personeel met schoolgaande kinderen voorrang. Let wel, dergelijke afspraken moeten bepaald zijn in de arbeidsovereenkomst.

7. Tijdelijke versterking

Blijven er gaten over in het vakantierooster? Misschien kan je vragen aan parttime krachten om extra uren te werken. Vaak staan parttimers daar positief tegenover. Tot slot is er altijd nog een mogelijkheid om beroep te doen op uitzendkrachten, stagiaires of jobstudenten.

8. Communiceer de vakantieplanning

Het is een goed idee een groot planbord uit te hangen. Duid aan wie wanneer op vakantie is. Zo weten collega’s precies van elkaar wanneer ze wel en niet zijn ingepland. Bij ziekte zien ze ook meteen wie er beschikbaar is voor vervanging. Maak de definitieve vakantieplanning voor iedereen zichtbaar en hang een uitgedrukte versie op een centrale plek. Wat je ook doet, zorg dat je communicatie rondom verlof helder is. Vermijd ruis en roddels, sta achter de keuzes die je maakt. Belangrijk is dat je elke communicatie rond verlofplanning op tijd de wereld instuurt.

Ook interessant

planning jobstudenten
Vakantie overbruggen met jobstudenten? Op tijd plannen!

Jobstudenten nodig of niet? Belangrijk is de denkoefening die enkele maanden vooraf gaat aan de operationele planning. Kan of moet…

dehora nieuws personeelsplanning
Déhora en zelfroosteren in het nieuws

Herbeluister VRT radio 1  “de wereld vandaag” interview met Luk Berlanger: Beluister het interview (vanaf min 18) Herbekijk VRT Nieuws dinsdag…

horaires de travail
10 vuistregels voor gezondere ploegenroosters

In de kantlijn: soms zijn er omstandigheden waarbij het beter is om een andere keuze te maken.  De ene medewerker…