De vakantieperiode nadert snel. Voor je medewerkers is dat een periode van rust en ontspanning. Maar de kans is groot dat veel collega’s in diezelfde periode verlof willen nemen. En dat zorgt voor enkele uitdagingen in je personeelsplanning. Hoe zorg je ook tijdens de vakantie voor een goede personeelsbezetting? Hier zijn 8 onmisbare tips die daarbij kunnen helpen.
Het vooruitzicht op vakantie zorgt voor een gevoel van rust en ontspanning bij veel medewerkers. Maar voor de collega’s die verantwoordelijk zijn voor de personeelsplanning, voorspelt dit een stressvolle periode om de roosters rond te krijgen. Specifieke kennis of ervaring kan tijdelijk ontbreken, waardoor onder- of overbezetting dreigt. Dit verhoogt de druk op aanwezige collega’s en kan leiden tot bijvoorbeeld langere wachttijden voor klanten. Gelukkig kun je hier tijdig op anticiperen. Het vereist uiteraard zorgvuldige planning, flexibiliteit en heldere communicatie. Ontdek hier hoe je deze uitdagingen goed aanpakt.
Tip 1: Begin je verlofplanning ruim op tijd
Een vliegende start is essentieel in de wereld van personeelsplanning. Het mag best verrassend klinken, maar al in oktober de eerste stappen zetten voor het zomerseizoen van volgend jaar is helemaal zo gek nog niet. Het voordeel? Vakantieperiodes en feestdagen staan vaak ruim van tevoren vast. Zelfs als nog niet iedereen zijn of haar exacte vakantiedagen weet, kan je al een voorlopig vakantierooster opstellen.
Een vroegtijdige planning biedt medewerkers ook de kans om rustig over hun vakantie na te denken en dit af te stemmen met hun thuissituatie. Door goed op tijd te beginnen leg je al een stevige basis om ook alle volgende tips doeltreffend toe te passen.
Tip 2: Leg deadlines vast
Tip 2 draait om het vastleggen van duidelijke deadlines voor vakantieaanvragen per vakantieperiode. Het is van belang dat jouw team weet tot wanneer ze hun verlof kunnen aanvragen en wanneer deze aanvragen beoordeeld worden, alles helder vastgelegd op papier. Deze deadlines geven jou als planner de broodnodige ruimte om de planning in goede banen te leiden, terwijl medewerkers tijdig hun vakantie kunnen plannen. Prettig voor medewerkers, aangezien het hen in staat stelt om op tijd vakantieaanbiedingen te bekijken.
Het is echter van cruciaal belang om niet toe te geven aan het ‘wie het eerst komt, wie het eerst maalt’-principe. Dit kan namelijk een sfeer van competitie creëren waarbij medewerkers haastig proberen als eerste hun aanvraag in te dienen, wat de werksfeer niet ten goede komt.
Tip 3: Duidelijke afspraken rond verlof
Zorg voor duidelijke afspraken omtrent verlofaanvragen, en zorg dat deze afspraken voor iedereen helder zijn. Denk hierbij aan regelingen over het opnemen van verlof tijdens een vakantieperiode of in het weekend. Dit voorkomt overvolle verlofpotjes aan het einde van het jaar. Het kan nuttig zijn om een schema te hanteren waarbij medewerkers bijvoorbeeld 1 week verlof opnemen in het voorjaar, 3 weken tijdens drukke periodes en 1 week in het najaar.
Een andere effectieve regeling kan zijn dat afdelingen eerst gezamenlijk overleggen alvorens ze hun vakantieaanvragen indienen. Zo ontstaat er begrip en kunnen ze rekening houden met elkaars planning. Het is in elk geval van essentieel belang dat al deze afspraken met betrekking tot vakantieplanning zijn opgenomen in het roosterbeleid. Dit schept helderheid en zorgt voor een uniforme aanpak binnen de organisatie.
Tip 4: Bepaal je minimale capaciteit en bezetting
Een vakantieperiode gaat vaak gepaard met een toename (cf. horeca) of juist een afname (cf. bouwsector) van werkzaamheden. Het is waardevol om vooraf een nauwkeurige inschatting te maken van de verwachte werklast. Een grondige analyse van je werkvolume kan hierbij van dienst zijn.
Door vervolgens de minimale bezettingsgraad per afdeling of functie vast te stellen, kun je bepalen hoeveel werknemers er minimaal per dag aanwezig moeten zijn. Hierop baseer je vervolgens een basisplanning. Deze aanpak biedt niet alleen inzicht in de benodigde personeelsbezetting, maar geeft ook een helder beeld van hoeveel medewerkers je zonder zorgen op verlof kan toekennen.
Tip 5: Baseer je op wat je al weet
Ook met informatie uit voorgaande jaren kan je een voorspelling maken voor de komende vakantieperiodes. Wanneer is het hoogseizoen voor jouw bedrijf? Ervaar je een piek of juist een daling in activiteiten tijdens de feestdagen? Neem ook mee wanneer jouw medewerkers doorgaans vakantie opnemen. Deze situaties volgen vaak een herkenbaar patroon.
Identificeer deze patronen om mogelijke knelpunten vooraf in kaart te brengen. Neem de verlofplanning van vorig jaar onder de loep en evalueer zowel de succesvolle als minder succesvolle aspecten. Dit helpt om je te baseren op wat eerder goed werkte en waar er nog wat ruimte was voor verbetering.
Tip 6: Plan je vervanging en versterking
Voorzie tijdig vervanging en versterking voor je team tijdens vakantieperiodes en feestdagen door goed te plannen en afspraken te maken over de invulling van openstaande posities. Begin met het bepalen van het beschikbare budget en organiseer hoe je de vervanging van medewerkers regelt.
Het streven is altijd om zo min mogelijk afhankelijk te zijn van tijdelijke vakantiekrachten of externe hulp. Probeer in plaats daarvan je eigen team in te zetten, maar zorg ervoor dat dit binnen de benodigde formatie past. Overweeg bijvoorbeeld om parttimers te vragen of ze extra uren willen werken tijdens de vakantie, vaak staan zij hier positief tegenover. Vaak kan ook een interne flexpool een oplossing bieden. Schat vooraf goed in hoeveel ondersteuning je nodig hebt en benader de flexpool tijdig, aangezien anderen ook om hulp zullen vragen.
Tot slot kan je gebruik maken van vakantiekrachten of uitzendkrachten. Zorg ervoor dat je over het vereiste budget beschikt. Een handige tip: laat uitzendkrachten al voor de vakantieperiode meedraaien, zodat ze tijdens de vakantieperiode of feestdagen direct goed ingewerkt zijn. Het is ook een goed idee om te denken aan stagiairs van voorgaande jaren. Zij zijn bekend met je team, klanten en werkwijzen, en kunnen tijdens vakantieperiodes een waardevolle aanvulling zijn.
Tip 7: Betrek collega’s bij de planning
Geef je team eens de kans om samen (gedeeltelijk) het vakantieschema te bepalen. Je kan collega’s actief betrekken bij het opstellen van de vakantieplanning en -roosters door bijvoorbeeld zelfroosteren. Misschien zijn er teamleden die bereid zijn om hun verlof aan te passen of specifieke taken van elkaar over te nemen. Belangrijk is om altijd een eerlijke en open verdeling te waarborgen. Wees niet bang om eventuele uitdagingen aan te stippen. Dit vergroot de acceptatie en betrokkenheid.
Tip 8: Communicatie en transparantie
Zodra de planning is opgesteld, deel deze dan zo snel mogelijk met je team. Een ouderwets opgehangen rooster, naast een digitale versie, is zeker een prima idee. Een overzichtelijk vakantierooster biedt helderheid en rust. Je collega’s weten precies wanneer ze ingepland zijn en wie beschikbaar is voor vervanging. Door het rooster te delen, kunnen medewerkers zelf mogelijke knelpunten opmerken. Als er later wijzigingen zouden volgen, maak daar dan duidelijke afspraken over.
Bonustip: software voor personeels- en vakantieplanning
Automatiseer je verlofaanvragen en goedkeuringsprocessen met een moderne WFM software. Kies voor software die in één oogopslag inzicht biedt in aan- en afwezigheden, vakantieverzoeken, en extra vrije dagen. Geef medewerkers de mogelijkheid om zelf verlofaanvragen of wijzigingen in te dienen. Een real-time overzicht van vakantiesaldi en andere belangrijke gegevens helpt je om altijd grip te houden op je personeelsinzet.
Graag hulp bij je personeelsplanning?
Weet je niet zo goed hoe je aan die verdomde personeelsplanning begint? Of heb je nood aan extra handen op de planningsafdeling? Laat een bericht achter!
Ook interessant
De nieuwe rol van de personeelsplanner bij zelfroosteren
In de traditionele zin is de personeelsplanner degene die alle werknemers toewijst aan taken, diensten of activiteiten. In sommige situaties…
Wat is het verschil tussen centrale en decentrale personeelsplanning?
Voornamelijk bij organisaties met meerdere teams, afdelingen of locaties, ligt de keuze niet voor de hand. Er zijn bijvoorbeeld middelgrote…
Vakantie overbruggen met jobstudenten? Goed plannen!
Capaciteitsplanning en jobstudenten Belangrijk is de denkoefening die enkele maanden voorafgaat aan de operationele planning. Kan of moet je überhaupt…
