Je kent hem wel, die dikke vrolijke man in het bekende helderrode pak met de witte bontkraag. Op kerstavond vliegt de Kerstman met zijn 8 rendieren de wereld rond om cadeautjes uit te delen. Dat zijn ongeveer 195 landen en een aantal miljoenen schoorstenen in één nacht. Hoe krijgen ze dat voor elkaar? Door goed te plannen! Want het echte werk…dat vond al plaats in de maanden voor Kerstmis. We doen een wilde (maar doordachte) gok.
Zoals iedereen wel weet, heeft de Kerstman een uitgebreid team aan elfen dat voor hem werkt. Zij doen het voorbereidende werk zodat de Kerstman tijdig klaar geraakt voor zijn reis op kerstavond.
Het takenpakket van die elfen is erg uitgebreid: Ze maken en verpakken al het speelgoed dat naar de kinderen gaat. Ze verzorgen de rendieren en bekijken de vele verlanglijstjes van kinderen. Ook zijn ze verantwoordelijk voor het onderhoud op de slee van de Kerstman. Achter alle taken zit een strakke deadline. En hoe dichter bij Kerstmis, hoe meer werk er is. Een goede planning is onmisbaar.
Vooruit kijken en vooruit plannen!
Hoeveel elfen de Kerstman in dienst heeft is een raadsel, hierover zijn de meningen verdeeld. Buiten kijf staat wel dat hij over voldoende ‘mankracht’ of FTE moet beschikken om het werk gedaan te krijgen.
Maar daarvoor moet hij eerst weten hoeveel werk er moet worden uitgevoerd. Aan de hand van beschikbare informatie (hoeveelheid werk, aantal taken, tijd per taak, historische informatie over seizoenspieken, …) doet de Kerstman aan ‘forecasting’. Op basis van de verwachte werklast weet hij hoeveel capaciteit in werkuren hij nodig heeft.
En dan gaat hij berekenen hoeveel elfen hij daarvoor nodig heeft. Door ziekte, opleiding of vakantie is er altijd wat uitval, dus moet hij wat buffer voorzien. Door middel van een uitgekiende bruto – netto berekening komt de Kerstman tot de oplossing voor deze puzzel. En die kan hij dan weer gaan vergelijken met zijn huidige personeel. Lukt het om het werk gedaan te krijgen? Kom ik volk te kort? Kan ik ingrijpen op het volume aan werk? Op basis daarvan onderneemt hij de nodige acties.
Flexibel werken met een seizoenspiek?
Hoe dichter bij Kerstmis, hoe meer lijstjes er binnenstromen van kinderen. Er zal plots meer speelgoed moeten worden gemaakt. Dat betekent dat er in de laatste maanden voor Kerstmis harder en langer gewerkt moeten worden. Wat in contrast staat met de erg rustige zomerperiodes.
Indien de Kerstman niet aan (duurzame) methodes voor arbeidsflexibilisering heeft gedacht zal hij het moeten klaarspelen met de elfen die hij heeft. En dat betekent in dit geval veel overwerk en een torenhoge werkdruk. En dat leidt gegarandeerd tot een toename van ziekteverzuim. En misschien kan hij wel een beroep doen op ‘interim elfen’. Maar het werk van een elf is niet zomaar op 1-2-3 aangeleerd. Elke elf beschikt over vakspecifieke kennis die behoorlijk wat opleidingstijd vergt. Het is bovendien maar een tijdelijke en een erg dure oplossing. En kennen jullie een interimkantoor voor kerstelfen?
Nee hoor, de Kerstman (hebben we uit goede bron vernomen) die maakt slim gebruik van een jaarurensystematiek. In de drukke eindejaarsperiode presteren de elfen meer uren dan gemiddeld. Maar de plus-uren die daardoor worden opgebouwd kunnen gebruikt worden om de rustige zomerperiodes op te vangen. De elfen krijgen in de zomerperiode meer vrije tijd die ze niet in de werkplaats moeten doorbrengen. Ondanks de pieken en dalen in de werkplanning genieten ze het hele jaar door van dezelfde verloning. Wat die ook moge zijn.
Werkbaar werk op de noordpool
Naar verluidt worden elfen wel tot 500 jaar oud. Om die 500 jaar vitaal, gezond en gemotiveerd door te komen heeft de Kerstman enkele kleine, maar waardevolle maatregelen toegepast. Alleen zo krijgt de Kerstman zijn elfen zo ver om elke eindejaarsperiode opnieuw ‘vollenbak’ te werken. Tot ze op elfenpensioen kunnen natuurlijk.
We sommen een aantal van die maatregelen op.
Binnen de jaarurensystematiek, geeft de Kerstman zijn elfen zeggenschap over eigen werktijden. Door middel van zelfroosteren kiezen de elfen zelf hun werktijden. De 400 plussers kiezen liever wat minder nachten. De jongere elfen zijn dan weer graag op woensdagnamiddag thuis om tijd met elf-kids te spenderen.
Aansluitend treft de Kerstman een aantal ergonomische vuistregels. Zo mogen de elfen zichzelf niet meer dan 5 nachten na elkaar inplannen, en moet de rusttijd van 11 uur tussen 2 shiften gerespecteerd worden.
Er zijn ook aangepaste voorzieningen voor de elfen. Op de werkplek is voldoende en aangepaste verlichting. Er zijn mogelijkheden om eten klaar te kunnen maken en er is een aangepast aanbod van gezonde maaltijden in de cafetaria. Op de noordpool kan het trouwens aardig koud worden. Ook daar heeft hij aan gedacht.
Tot slot heeft de Kerstman zijn elfen goed gewapend met advies over voeding, slaap en beweging. Zo weten ze dat een eiwitrijke maaltijd de beste keuze is om alert te blijven, of dat een korte powernap wonderen doet. Een gewapend elf is er twee waard!
Strategische elfenplanning
Misschien heeft de Kerstman nu wel voldoende elfen in dienst, met de juiste kennis. Maar zal dat over een aantal jaren nog steeds zo zijn? Zo vooruitziend als hij is, maakt de Kerstman daar nu al werk van.
Elke twee jaar doet hij een oefening ‘Strategische elfenplanning’. Hij neemt even de tijd om gericht te kijken naar ontwikkelingen in werk (aantal kinderen en kerstlijstjes, evoluties in geschenken,…) en de ontwikkelingen in zijn eigen elfenbestand. Hij doet aanvullend een interne meting naar persoonlijke doelstellingen, ambities en de tevredenheid bij zijn elfen. Hij meet hoe zijn elfen in ‘hun kracht’ staan. Wanneer uit de volledige analyse blijkt dat er een ‘gap’ is, kwalitatief of kwantitatief, onderneemt hij de nodige acties.
En hoe doen organisaties het hier?
Dit stukje uit de planning van de Kerstman is trouwens een mooie weerspiegeling van hoe ‘onze’ organisaties het doen – of kunnen doen. In het domein van personeelsplanning zijn er tal van mogelijkheden rond werkbaar werk, duurzame inzetbaarheid of flexibele werktijden. De béste oplossing kan er per organisatie ook wel eens anders uitzien.
Als Europa’s grootste expert in workforce planning en management weten we dit als geen ander. Wil je graag weten hoe organisaties het hier klaar spelen? Of wil je zelf de handen uit mouwen steken? We nodigen je graag uit voor een open gesprek!
Maar vooral wensen we je ontzettend fijne feestdagen!
(en hopelijk heeft de Kerstman ook dit jaar zijn planning onder controle om op tijd alle geschenkjes te brengen 😉 )
Ook interessant
Wat is het verschil tussen een 3, 4, 5 of 6 ploegenrooster?
Dit artikel behandelt de meest voorkomende basisvormen van ploegenroosters. We nemen een diepe duik in enkele verschillende voorbeelden van 3-4-5…
10 vuistregels voor gezondere en evenwichtige ploegenroosters
Een gebalanceerd rooster kan zowel fysiek als mentaal welzijn positief beïnvloeden. Aan de andere kant kunnen overbelastende, onevenwichtige roosters slaappatronen…
