Je personeelsplanning verbeteren? Een slimmere personeelsinzet? We helpen je op weg 🔍

Coronacrisis en personeelsplanning in de zorg – praktische tips

personeelsplanning zorgsector roosters

Ziekenhuizen en woonzorgcentra halen een krachttoer uit. Het is nu belangrijker dan voordien om roosters evenwichtig en gezond te houden. Is er voldoende personeel om te plannen? Wie heeft er verlof? Zijn werktijden gezond en werkbaar? Staat capaciteit onder druk? Planners staan voor tal van uitdagingen in de coronacrisis. In deze blog lees je onze top 3 uitdagingen met mogelijke oplossingen. Lees zeker ook onze andere tips

Uitdaging 1 – Virusverspreiding voorkomen

De eerste uitdaging in deze coronacrisis is natuurlijk het voorkomen van besmetting tussen medewerkers en patiënten. Kies bijgevolg voor roosters met een vaste bezetting per locatie. Met andere woorden, plaats medewerkers zo veel mogelijk in vaste teams op vaste afdelingen. Beroep doen op externe krachten is zeker nog mogelijk. Maar op voorwaarde dat ze in één team op één locatie werken. Dit vraagstuk vergt uiteraard veel van de planner. Als oplossing kan je kiezen voor de (tijdelijk) inrichting van ploegendiensten. Zo kunnen medewerkers structureel in eenzelfde ploeg blijven werken.  Lees hier welke basisvormen van ploegendiensten mogelijk zijn.

Uitdaging 2 – Verlof intrekken of niet?

We merken dat veel zorgmedewerkers hun geplande verlof willen intrekken. Enerzijds kan de geplande vakantie niet doorgaan, anderzijds is nu veel hulp nodig om de zorg draaiende te houden. Voor de planning is dit een kopzorg, zowel op korte als lange termijn. Niet elke afdeling heeft namelijk (per direct) nood aan extra medewerkers. Vaak is er reeds vervanging geregeld voor medewerkers die met verlof zouden zijn. Bovendien lopen medewerkers een risico op oververmoeidheid en (eerder) ziek worden als ze niet tijdig verlof nemen. Als medewerkers verlof weer intrekken ontstaat ook een groeiend verlofstuwmeer. Wanneer zullen deze verlofuren worden opgenomen?

Tips van Déhora professionals:

Het primaire doel van verlof is om de werk-privé combinatie gezond te houden. Als een medewerker verlof wilt teruggeven, moet je dit individueel beoordelen. Stel dat er in het team van de medewerker geen nood is aan ‘extra handen’, dan raden we aan om verlof toe te kennen. Kortom, maatwerk in roosters.

De werkgever is bovendien niet verplicht om teruggave van verlof goed te keuren. Bij voorkeur doe je dit natuurlijk in overleg. Het is belangrijk om als organisatie een eenduidig beleid te hanteren. In de eerste plaats om te vermijden dat er verwarring ontstaat rond verschillende afspraken en benaderingen.

Wij adviseren medewerkers om niet al hun verlof terug in te trekken, maar om tenminste een deel van het geplande verlof te behouden. Leg vanuit het perspectief van de werkgever uit waarom dat slimmer is. Help medewerkers om begrip te krijgen voor de keuze om verlof al dan niet terug te geven.

De strijd tegen corona is geen sprint maar een marathon. Samenwerking en een goede verstandhouding zijn des te belangrijk.

Als je medewerkers de mogelijkheid krijgen om verlof terug te geven, adviseren we je om een planning te maken voor wanneer dat wel kan. Organisatie- of afdelingsbreed. Zorg voor een goede spreiding tussen medewerkers. Vermijd een risico dat er elders in het jaar een piek ontstaat in verlofopname. Overweeg eventueel om bovenwettelijke verlofuren uit te betalen. Zo voorkom je het verlofstuwmeer en tekorten in het najaar. Denk na over capaciteitsplanning op korte termijn (wekelijks-dynamisch), een afstemming van werk en beschikbare formatie. Is de formatie nog passend ten opzichte van het werkaanbod? Breng in kaart hoeveel verlof er wekelijks is aangevraagd en zet dit weg tegen het werkaanbod.

Uitdaging 3 – Overzicht bewaren en vooruit kijken

De basis waarop zorgpersoneel wordt gepland is helemaal verstoord. Forecasts en voorspellingen van voor de coronacrisis zien er nu helemaal anders uit. Desalniettemin moet er gepland worden. Scenario’s moeten worden uitgeschreven. Er is nood aan een plan van aanpak voor de komende maanden.

Je vraagt je allicht af: op basis van welke informatie maak je roosters? Dan is het antwoord: op basis van beschikbare informatie van gisteren en je gezond verstand! Er zijn natuurlijk wat onzekerheden zoals: hoe lang gaat deze situatie duren, hoe lang blijven organisaties gesloten, hoeveel medewerkers worden ziek en hoeveel medewerkers gaan wel/niet op vakantie? Die elementen zorgen ervoor dat de middellange termijn minder goed te voorspellen is dan we normaal gesproken gewoon zijn.

Tips van Déhora professionals:

Een eerste tip van onze planners is om kort cyclisch te plannen. Maak een basisrooster voor de komende twee tot vier weken, zodat medewerkers toch een houvast hebben op korte termijn. Neem eventuele verlofaanvragen in ogenschouw.

Een tweede tip is het ontwikkelen en gebruiken van scenario’s waarmee je kan reageren op de te verwachten uitdagingen. Zoals bijvoorbeeld een scenario om besmetting te beperken: wanneer er op een afdeling corona wordt vastgesteld rapporteert de planning wie er de vorige 14 dagen op die afdeling heeft gewerkt. Vanaf dat moment worden die zorgmedewerkers enkel nog op die besmette afdeling ingepland. Een ander denkbaar scenario heeft betrekking op ziekteverzuim. Bijvoorbeeld waarin rekening wordt gehouden met een percentage gezonde en zieke medewerkers. Hieruit kan je conclusies trekken over de benodigde inzet van externe medewerkers.

Een derde en laatste tip gaat over het opzetten van een crisisteam. Stel één directie of management lid aan als beslissingsmaker rond de aanpak. Hou aandacht voor:

  1. De gezondheid en het welzijn van je verzorgend personeel. Zodat zij hun taken kunnen blijven vervullen. Een belangrijk onderdeel is uiteraard de planning!
  2. Breng de financiële positie van je organisatie in kaart. Hoeveel uitval wordt verwacht door ziekte? Welke mogelijkheden zijn er om beroep te doen op externe krachten?
  3. Aanpassingen aan het werkaanbod: stel je planning bij aan de hand van de veranderde vraag.
  4. Coördinatie en communicatie: zorg voor heldere berichtgeving aan alle relevante actoren en luister ook naar wat zij kunnen vertellen.

Ook interessant

personeelsplanning corona
Personeelsplanning tijdens de coronacrisis: hoe pak je het aan?

Verstoring van werk en personeel in de coronacrisis In essentie gaat personeelsplanning over een puzzel tussen werk en mensen. Je…

werken in ploegen ploegenstelsel
Was het nu een 3, 4, 5 of 6 ploegenrooster ?

Het kan dus behoorlijk lastig zijn om door de bomen het bos te zien. Daarom beschrijven we in dit artikel…

horaires de travail
10 vuistregels voor gezondere ploegenroosters (met nachtwerk)

In de kantlijn: soms zijn er omstandigheden waarbij het beter is om een andere keuze te maken. De ene medewerker…