De drie niveaus van personeelsplanning: operationeel tot strategisch

13 May 2019
Algemeen

Personeelsplanning heeft de laatste jaren een mooie ontwikkeling doorgemaakt. Tegenwoordig spreken we over een echt vakgebied. En terecht, want personeelsplanning gaat immers verder dan roosters maken en bijhouden. Bij Déhora onderscheiden we vier verschillende niveaus in personeelsplanning. Van operationele planning tot geïntegreerde personeelsplanning. Benieuwd hoe dat werkt?

Personeelsplanning op 3 niveaus

Een optimale personeelsplanning is verweven met verschillende niveaus in je organisatie. Planning van medewerkers is namelijk niet alleen een zaak van de operationele planner of dispatcher. Personeelsplanning heeft evenzeer een plek op zowel strategisch (lange termijn), tactisch (middellange termijn) als operationeel niveau (korte termijn). Op elk niveau worden kaders en spelregels gemaakt voor het niveau eronder. Het ene niveau versterkt vervolgens de resultaten van het volgende. Het uiteindelijke doel is een zo optimaal mogelijke inzet van je medewerkers. En dus de best mogelijke dienstroosters.

niveau personeelsplanning operationeel tot strategisch

1. Strategische personeelsplanning

Strategische personeelsplanning slaat de brug tussen enerzijds je organisatiestrategie en anderzijds je personeelsbestand in de toekomst. Waar wil je als organisatie naartoe? Is iedereen klaar voor de toekomst? En hebben we de juiste mensen aan boord? Hoe verhoudt dit zich vervolgens met ons huidige personeelsbestand? De scope van strategische personeelsplanning is de lange termijn (3 tot 5 jaar). Het is veelal een zaak van directie, management en HRM-adviseurs. De visie en aanpak op strategisch niveau wordt doorvertaald in tactische en operationele plannen.

2. Tactische personeelsplanning

Het tactische niveau heeft betrekking op personeelsplanning op middellange termijn. Bij tactische personeelsplanning kijkt de planner of het management in de eerste plaats naar verwachtingen in werk en beschikbare mensen voor de periode van een jaar. In essentie gaat tactische personeelsplanning over de afstemming tussen vraag en aanbod. Is er sprake van seizoenspieken? Zijn er veel medewerkers die in dezelfde periode verlof nemen? Die dingen breng je liefst op voorhand in kaart. Tactische personeelsplanning wordt hiervoor gekoppeld aan een capaciteitsplan. Dit plan biedt een houvast voor maatregelen en beleid op middellange termijn. Denk bijvoorbeeld aan verlofbeleid, een flexibele schil, plus minus conto of schuiven met uren. Tactische personeelsplanning schept vervolgens een houvast voor operationele planning.

capaciteitsplanning personeel medewerkers

3. Operationele personeelsplanning

Operationele personeelsplanning is personeelsplanning zoals je dat het beste kent. Dit betreft de dagdagelijkse activiteiten van de planner of dispatcher. Namelijk de opmaak van werkroosters voor werknemers, evenals het dagelijks bijsturen van de planning. De centrale vraag is: welk werk is er en wie kan ik inplannen? Operationele personeelsplanning betekent dus snel schakelen en regelmatig brandjes blussen. De focus van operationele personeelsplanning ligt daarmee op de korte termijn. In de praktijk kijkt de operationele planner zelden meer dan 3 maanden vooruit in de tijd. Op dit niveau hou je rekening met kaders zoals roosterbeleid, uurroosterprotocol, medezeggenschap en principes van gezond roosteren.

Extra: datadriven en geïntegreerd niveau

Bij uitbreiding spreken wij zelfs over een vierde niveau. Geïntegreerde personeelsplanning overstijgt de grenzen van de individuele organisatie. Zodoende wordt er gepland vanuit verschillende organisaties en resources. Schaarste van de juiste medewerkers is doorgaans het vertrekpunt. Maar dat hoeft niet altijd zo te zijn. Zo staan bij ketenplanning bijvoorbeeld de transparantie en efficiency centraal. Meer dan op andere niveaus wordt een balans gezocht tussen de belangen van de klant, de omgeving, de werknemer en de werkgever. Op dit niveau wordt strategisch, tactisch en operationeel gepland, niettemin in onderlinge samenhang. En uit noodzaak gebeurt dit datagedreven. Planmetrics en –analytics zijn onlosmakelijk verbonden met dit niveau planning. Proactiviteit en forecasting spelen een grote rol.

Déhora en personeelsplanning

Voor ons is personeelsplanning dagelijkse kost. Al jaren helpt Déhora organisaties om het beste uit hun personeelsinzet en personeelsplanning te halen. We ondersteunen je bij verandering en bij verbetering. Dat doen we ondermeer via: