Een nieuw personeelsrooster maken is een hele klus. Als planner tracht je rekening te houden met verschillende factoren. Bijvoorbeeld de wensen van je collega’s en hun beschikbaarheid. Dat betekent soms puzzelen, en alle stukjes moeten goed in elkaar passen. Met onze zes stappen helpen we je op weg naar je ideale personeelsrooster.
Stappenplan voor een nieuw personeelsrooster
De essentie van een goed nieuw rooster is het maken van onderbouwde keuzes. Om een goed personeelsrooster te maken raden we je aan om stapsgewijs te werken. Volg je deze stappen goed , dan merk je niet alleen dat de kwaliteit van je roosters beter wordt. Ook zal de tevredenheid van je collega’s toenemen. Onderstaande stappenplan is gebaseerd op het roostervormgeving-proces van Déhora. Gebaseerd op jarenlange ervaring in het vak.
Stap 1: bepaal voor wie je het rooster maakt
Begin bij de basis en breng in kaart voor wie je de planning maakt. Logische stap, maar vaak gaat het hier al mis bij een personeelsplanning. In het vak spreken we over de vaststelling van je roostereenheden. Een roostereenheid is een groep medewerkers die in logisch verband bij elkaar hoort. Deze medewerkers bedienen dezelfde klanten en werken op dezelfde locatie. Ze doen hetzelfde werk en zijn goed uitwisselbaar. Een roostereenheid is in de praktijk vaak een afdeling, een dienst of een team. Uiteindelijk zal je moeten bepalen of deze medewerkers samen in één rooster passen. Of dat er verschillende roosters moeten worden gemaakt.
Stap 2: breng het werk in kaart
Per roostereenheid breng je vervolgens het werkaanbod in kaart. Deze stap is ontzettend belangrijk. Maak een inschatting van het werk voor de komende roosterperiode. Kijk niet enkel naar hoeveelheid aan werk. Het werkaanbod vormt de basis voor je bezetting.
Bij een stabiel werkaanbod kan je je baseren op je bedrijfstijd, of tijdstippen waarbinnen je diensten levert. Bij een regelmatig wisselende klantvraag is de uitdaging wat groter. Normaal heb je hiervoor capaciteitsplanning als houvast. Verder kan je terugvallen op informatie uit het verleden zoals omzetcijfers, facturen, klantencijfers, productiecijfers enzovoort.
Dit werkaanbod ontleed je vervolgens tot op taakniveau: welk concrete activiteiten en taken moeten worden uitgevoerd? Welke competenties en vaardigheden hebben je mensen daarvoor nodig? Ken normtijden toe aan elke taak of elke activiteit.
Stap 3: minimale basisbezetting
Bij deze stap stel je je minimale bezettingseis vast. Dit is het aantal medewerkers dat je nodig hebt om een taak of een activiteit uit te voeren. De bezettingseis is ook een kwalitatieve indicatie. Niet enkel het aantal medewerkers is van belang, ook de vereiste vaardigheden en kwalificaties. Bezettingseisen kunnen bestaat uit een minimale, normale en maximale eis. In de praktijk kan de bezettingseis zelfs afwijken van het werkaanbod. Bijvoorbeeld wanneer 1 medewerker in theorie voldoet, maar als je door veiligheidseisen extra capaciteit nodig hebt.
Stap 4: bepaal je diensten
Nee, de roostersleutel is geen speciale sleutel om je personeelsplanning te ontcijferen. De roostersleutel is een schema met je diensten. Hoeveel diensten van welke soort heb je nodig op basis van je bezettingseis? Van elke dienst geef je aan hoeveel er op welke dag nodig zijn om het werkaanbod af te dekken. Hierdoor ontstaat een pakket van diensten waarmee je roosters gaat maken. Een roostersleutel wordt ook wel een dienstenpakket genoemd. We dagen je uit om een roostersleutel te ontwerpen die zo goed als mogelijk past op je bezettingseisen. Met andere woorden: niet veel, en zeker niet te weinig medewerkers.
Stap 5: formatiebepaling en bruto/netto verhouding
In de volgende stap bereken je de benodigde formatie. Oftewel het aantal FTE/VTE dat je nodig hebt. Bij formatiebepaling leg je concreet vast hoeveel en welke medewerkers je nodig hebt per dienst. Hierbij hou je rekening voor voldoende buffer voor factoren zoals ziekte, verlof en andere onbeschikbaarheid. Je maakt dus een onderscheid tussen bruto en netto capaciteit. Met de bruto-netto berekening weet je precies hoeveel voltijdse equivalenten je nodig hebt. Die bruto-netto berekening is trouwens een belangrijk onderdeel van capaciteitsplanning.
Bij de bepaling van je formatie komen ook aspecten zoals contractenmix en flexibiliteit kijken. Veranderingen in werk en de beschikbaarheid van mensen zijn bepalend voor de samenstelling van je teams. En voor beslissingen rond je flexibele schil. Ga je een beroep doen op flexibele krachten of deeltijdcontracten? De uiteindelijke formatie moet tot slot goed afgestemd zijn op je roostersleutel.
Stap 6: het rooster maken
Nu zijn we aangekomen bij de laatste stap van het plan, en dat is het daadwerkelijk maken van het rooster. Met alle voorgaande stappen heb je een mooie basis voor een weloverwogen planning. Verdeel nu de diensten uit je roostersleutel over je medewerkers. Bij het invullen van het rooster plaats je bij voorkeur eerst de fulltimers, daarna de parttimers. Tracht rekening te houden met functies en kwaliteiten, voorkeursdagen en tijden. Hou ook in de gaten dat je collega’s hun werk veilig en gezond kunnen doen. Dus dat ze de nodige rust en vrije tijd krijgen. De wijze waarop je het uurrooster invult is natuurlijk ook afhankelijk van je roostermethodiek.
Tot slot
Je kent nu alle stappen om tot een goed personeelsrooster te komen. Het is nu een kwestie van goed puzzelen. Wat zijn de stappen die jij daarnaast als planner nog kan ondernemen? Wij zijn van mening dat de planner een signaliserende evenals een adviserende rol heeft. Als je het gevoel hebt dat je enkel gaten aan het vullen bent in het rooster, dan kan de oorzaak wel eens een te krappe formatie zijn. Misschien is het werkaanbod wel sterk toegenomen, maar is je bezetting daar niet op aangepast. Nu weet je hoe je dit kan aanpakken. En kan je op basis van je bevindingen, zoals door het maken van een bruto-netto berekening of uitwerken hoeveel FTE je afdeling nodig heeft, je leidinggevende adviseren. Jij als planner bent immers dé expert in je organisatie.
Hulp nodig?
Wil je graag hulp bij het maken van je roosters? Bij Déhora hebben we heel wat ervaring met allerlei vraagstukken rond personeelsplanning. We kijken graag eens met je mee.
Ook interessant
10 vuistregels voor gezondere en evenwichtige ploegenroosters
Een gebalanceerd rooster kan zowel fysiek als mentaal welzijn positief beïnvloeden. Aan de andere kant kunnen overbelastende, onevenwichtige roosters slaappatronen…
De drie niveaus van personeelsplanning: operationeel tot strategisch
Personeelsplanning op 3 niveaus Een optimale personeelsplanning is verweven met verschillende niveaus in je organisatie. Planning van medewerkers is namelijk…
7 eigenschappen van de moderne personeelsplanner
De planner van vroeger is niet meer de planner van vandaag. Tegenwoordig zijn soft skills enorm belangrijk. Dit zijn de…
