Wat zijn individuele werktijden?

Individuele werktijden zijn werktijden op maat van de medewerker.  In die mate van het mogelijke aangepast aan persoonlijke voorkeuren en behoeften met betrekking tot de verdeling van werk- en privétijd.  Er zijn verschillende methoden om medewerkers meer invloed te geven op de eigen werkroosters.

Maatwerk in werktijden

In onderstaande figuur zie je een aantal toegepaste werkvormen voor meer individuele werktijden. We onderscheiden twee assen. Enerzijds de deelname aan het roosterproces, of de mate waarin medewerker wordt betrokken bij het maken van roosters. Anderzijds de hoeveelheid van invloed dat de medewerker krijgt.  Zelfroosteren is hier het meest ‘individuele’ concept waarbij de medewerker de hoogste graad van invloed en participatie geniet.  Een collectief dienstrooster is het minst participatief. Welke methodiek het beste is hangt natuurlijk af van o.a. je werkaanbod, werkvraag en bedrijfscultuur.

Deze verschillende vormen van individuele werktijden staan natuurlijk niet op zichzelf. Een combinatie van concepten is perfect mogelijk. Denk maar aan een systeem van ruilen nog nadat het rooster is gemaakt. Of de principes van zelfroosteren als aanvulling op een ploegenrooster. Deze methoden kunnen versterkend werken bij zelfsturende teams, flexibele jaarurensystemen, plusminus conto, etc.

Collectief dienstrooster

Een collectief rooster is een planning waarbij elke medewerker exact hetzelfde dienstpatroon volgt.  Er zijn namelijk geen verschillen tussen medewerkers. In de industrie wordt dit type rooster toegepast als een cyclisch collectief rooster. Elke medewerker volgt dan eenzelfde patroon van diensten, waarna dat patroon zich herhaalt.  Het voordeel is dat dit type rooster maar eenmaal moet worden ontworpen. Nadien kan het voor langere periode gelden. Een collectief rooster biedt  immers veel voorspelbaarheid.  Maar opgelet: het uitgangspunt is dat de capaciteitsvraag élke dag hetzelfde blijft. Er is weinig speling voor veranderingen in werkaanbod, en er is geen ruimte voor individuele verschillen tussen medewerkers.

Ruilen

Nadat een werkrooster wordt gepubliceerd kunnen medewerkers nog onderling diensten of shiften ruilen. Medewerkers zoeken elkaar op en proberen een wissel tot stand te brengen. Als er een afspraak is melden de medewerkers dit aan de planners of dispatcher. Daarna kan hij of zij het werkrooster aanpassen. Ruilen kan handmatig gebeuren (met extra werk voor de planner), of door middel van software. Bij cyclische roosters kan ruilen tijdens de volledige doorlooptijd van het ploegenrooster.  Bij unieke rooster vindt het ruilen plaats telkens na bekendmaking van het rooster.

Individueel repeterend rooster

Bij individuele werkroosters maak je per medewerker een rooster ‘op maat’. Dat werkrooster heeft een specifieke doorlooptijd, bijvoorbeeld 4 weken. Na 4 weken zal dat rooster zichzelf herhalen, tot er een nieuw individueel rooster wordt gemaakt voor die medewerker.  Een individueel rooster kent een hoge mate van voorspelbaarheid. Voor exttrawensen moeten medewerkers wel een beroep doen op bijvoorbeeld ruilen. Er is weinig ruimte voor flexibiliteit. Een voorwaarde voor succes is dat de bezettingsbehoefte gedurende de week constant blijft.

Beschikbaarheidsprofielen

Bij beschikbaarheidsprofielen maakt de planner uurroosters op basis van een demografische groep. De motivatie hierachter is dat er verschillende groepen van mensen zijn die dezelfde behoeften hebben qua tijd en plaats. Denk aan werkende ouders, alleenstaande ouders of jobstudenten. Het idee is dat medewerkers in zo een zelfde groep op dezelfde tijdstippen beschikbaar zijn. Door verschillende groepen, met verschillende beschikbaarheden, te combineren tracht de planner de volledige personeelsbehoefte te dekken. Klinkt goed in theorie, maar is lastig toe te passen in de praktijk. Onder meer door grote verschillen tussen beschikbare werktijden en in te vullen werktijden.

Matching

Matching is min of meer hetzelfde als plannen op basis van taakbeschikbaarheid. Een lijst met uit te voeren taken, vastgesteld in de tijd, koppel je aan de beschikbaarheid van werknemers. De medewerkers geven per periode op wanneer het mogelijk is om die specifieke taken uit te voeren.

Wensenrooster

Bij de methode van wensenroosters laat de planner nog meer beperkingen los. Medewerkers kunnen op voorhand wensen indienen rond diensten of werktijden.  Wanneer wil ik wél komen werken? Wanneer wil ik niet komen werken? De planner spreekt een deadline af voor het indienen van de wensen. Wensenroosters hebben doorgaans een planningshorizon van enkele weken tot een aantal maanden. In een jaar zijn er dus meerdere mogelijkheden voor werknemers om nieuwe wensen voor een volgende planperiode in te dienen. De planner maakt de werkroosters. In eerste instantie is dit een basisrooster, vervolgens wordt dit rooster aangepast op basis van de voorkeuren. De planner zal waar mogelijk rekening houden met de voorkeuren van medewerkers. Het werkrooster moet in de eerste plaats voldoen aan de bezettingseisen van de organisatie.

Intekenrooster

De rooster of leidinggevende maakt een volledig schema bekend met alle in te vullen diensten. Zonder natuurlijk namen in te vullen. Vervolgens kunnen medewerkers die aan de eisen van een dienst voldoen (kennis, vaardigheden, contractomvang) zich inschrijven op verschillende diensten.  Het beoogde resultaat is een individueel uurrooster dat zo goed als mogelijk gebaseerd is op de aangegeven voorkeursdiensten. Uiteindelijk bepaalt het systeem of de planner nog steeds wie welke diensten wanneer gaat werken. Er is sprake van een planperiode van een aantal weken, medewerkers kunnen dus meerdere keren per jaar een keuze maken.

Zelfroosteren

En dan is er nog het zelfroosteren. Zelfroosteren impliceert een grote invloed van de medewerker in combinatie met een actieve deelname (in team) aan het roosterproces. Hiermee onderscheidt het zelfroosteren zich duidelijk met de andere vormen van individuele werktijden. Medewerkers krijgen zoveel als mogelijk de beschikking over hun eigen werktijd. Dat geeft hen rechten, maar daartegenover staan ook duidelijke plichten. Medewerkers moeten er met elkaar voor zorgen dat de planning voldoet aan de behoefte van de organisatie. De planner of leidinggevende maakt de planning niet, maar grijpt alleen in om knopen door te hakken. …). Speciale software voor zelfroosteren is volgens onze ervaring zeker aangewezen om de achterliggende fases in goede banen te leiden.