Nu de regio’s wat meer uitgebouwd en omkaderd werden, moesten hier en daar mensen worden geheroriënteerd volgens hun competentie. Daardoor ontstonden gaten in de planningsafdeling. Er vielen bovendien mensen weg door pensioen en ziekte. Met hen verdween ook de jarenlange ervaring. Déhora stuurde eigen workforce planners en managers naar lokale stelplaatsen van De Lijn om er permanent te werken. Het betekende een meerwaarde dat deze ervaren planner en manager meteen konden worden ingezet en de organisatie van binnenuit konden beoordelen.
Duurzame personeelsplanning bij De Lijn
Vervoersmaatschappij De Lijn had als doelstelling om haar personeelsplanning beter te organiseren. En om tegemoet komen aan de vraag van chauffeurs naar een beter evenwicht tussen werk en het gezinsleven. In haar zoektocht naar een ervaren partner rond personeelsplanning in openbaar vervoer kwam De Lijn bij Déhora terecht.
Wat in feite begon met één vraag om planningsprocessen grondig te evalueren, leidde tot de opstart van enkele geslaagde projecten die aan de planning binnen De Lijn een een nieuwe en duurzame impuls gaven.
Roep om meer zeggenschap
Net als in vele andere organisaties, waren vooral de jongere chauffeurs van De Lijn vragende partij om uurroosters gezinsvriendelijker te maken.
Directeur Exploitatie De Lijn: ‘Jarenlang kregen de chauffeurs met de meeste anciënniteit voorrang bij het opstellen van de werktijden. Zij werken volgens een vast schema dat jaren op voorhand is vastgelegd. Chauffeurs met weinig anciënniteit wisten vaak niet welke dienst ze hadden de volgende dag en moesten overal inspringen om ziektes, spitsuren en vakanties op te vangen. In een CAO was bovendien beloofd gezinsvriendelijker te gaan plannen. Maar hoe konden we de wensen van die werknemers inwilligen en toch de bussen laten rijden?’
Een poging om een planning op te stellen die chauffeurs de mogelijkheid gaf hun kinderen naar school te brengen en weer te gaan ophalen, mislukte. De piekmomenten in het gezinsleven, bleken helaas ook de spitsuren in de organisatie zelf te zijn.
De lijn vraag Déhora om raad
Déhora werd gevraagd om advies. Déhora had reeds reeds ervaring opgedaan bij o.a. NedTrain in Nederland en de zorgsector. Daaruit bleek dat inspraak van medewerkers in hun rooster perfect kon worden verzoend met de noden van de organisatie. Ook voor personeel dat tijd- en plaatsgebonden werkt. Déhora stelde De Lijn voor om te starten met zelfroosteren, met ondersteuning van de software Time Care, specifiek voor zelfroosteren.
Het zelfroosteren met Time Care laat chauffeurs toe, via hun computer thuis of in de stelplaats, hun voorkeuren voor de diensten van de volgende maand door te geven. Worden er diensten dubbel gevraagd of blijft er een dienst open staan, dan is het aan de chauffeurs zelf om al dan niet te schuiven en aanpassingen te doen. De planner komt zo tot een definitief rooster. De bezettingseisen worden zelf door De Lijn bepaald.
Chauffeur van De Lijn:
‘‘Ik doe liever late diensten omdat dat beter past bij mijn bioritme. Zo ben ik nog gemotiveerder en minder moe na het werk. Heb ik toch een vroege dienst nodig, dan kan ik dat nog aangeven.”
Grondige audit van personeelsplanning
Voor het zelfroosteren werd opgestart, had Déhora reeds een audit gedaan van de planningsprocessen binnen De Lijn. Dit kaderde in een hervormingsproject ‘Nieuwe wegen voor exploitatie’. De Lijn had eerder zelf de planningsprocessen onder de loep genomen en de best practices verzameld. Die zouden als basis dienen voor de opleiding van 16 nieuwe regiomanagers.
‘”Déhora heeft ons aangezet om na te denken over onze eigen praktijk. Het is niet omdat je iets al jaren op dezelfde manier doet, dat het ook de beste manier is. We keken als het ware even in de achteruitkijkspiegel en konden daardoor conclusies trekken voor de toekomst. Déhora wees ons op het belang van cijfermateriaal en gaf ons praktische adviezen mee die we dadelijk konden omzetten in de praktijk.”
Veelkleurig aanbod van werktijden
De Lijn is erg tevreden over het systeem van zelfroosteren. In België begon het als een paar pilots en het groeide steeds verder uit. Vervoerder De Lijn heeft gemerkt dat chauffeurs goed in staat zijn om de uren eerlijk te verdelen. Natuurlijk gebeurt het wel eens dat diensten open blijven staan, maar het meeste wordt opgelost door de mensen zelf. Door het concept van zelfroosteren in te voeren worden wensen van chauffeurs voor 80% ingewilligd .
Directeur Exploitatie De Lijn: ‘”Je ziet dat het systeem werkt. Het is een veelkleurig aanbod voor veelkleurige mensen. Onze organisatie kan flexibel reageren op wisselende omstandigheden en de chauffeurs spreken van een beter evenwicht tussen werk en privé en kennen hun uren langer op voorhand, wat voor rust zorgt. Er worden ook veel minder diensten gewisseld tussen chauffeurs onderling in het project.”
