Déhora is officieel ISO 27001 gecertifieerd dienstverlener meer informatie

Capaciteitsmanagement in de zorg: dé oplossing bij personeelskrapte?

capaciteitsmanagement gezondheidszorg

Ziekenhuizen en woonzorgcentra kreunen onder werkdruk. Steeds meer woonzorgcentra voeren zelfs een opnamestop in, of sluiten afdelingen door een tekort aan personeel. Personeelstekort is een oud zeer. Maar er is ook meer aan de hand. Vaak schort er iets fundamenteel met de inzet en planning van capaciteit. Gelukkig biedt dit ook mooie kansen. Volg mee waarom.

Het personeelstekort op de arbeidsmarkt is zelden zo groot geweest en wordt, door de huidige vergrijzingsgolf en de krapte op de arbeidsmarkt, alsmaar groter. Vooral binnen gezondheidzorg en welzijn neemt dat tekort schrikbarend toe. Neem hierbij dat de weinig beschikbare medewerkers uitvallen wegens ziekte, werkdruk of simpelweg verlof. Directies trekken alvast aan de alarmbel. Er is in toenemende mate te weinig personeel om goede zorg aan te bieden . Een complexe uitdaging, met heel wat verschillende dimensies.

Mensen slimmer inzetten

Erg opvallend in deze ontwikkeling is dat er zelden gesproken wordt over het efficiënter of slimmer inzetten van personeelscapaciteit. Oftewel workforce management. Een gemiste kans als je het ons vraagt. Personeelstekort is inderdaad een structureel probleem, maar er wordt ook gewoon niet goed gepland of geroosterd.

Kenmerkend hiervoor is o.a.:

  • Het is éxtra lastig om de roosters op het einde van het jaar rond te krijgen;
  • Het is dubbel zo moeilijk om je zieke medewerkers te vervangen;
  • Veel medewerkers hebben verlofpotjes opgespaard;
  • Je flexpool (of vlinderploeg) kan openstaande diensten niet meer invullen;
  • Er is meer werk dan ingeschat

workshop time management planning personeel

Wat is capaciteitsmanagement?

Goed begonnen is half gewonnen. En alles start bij een goed beheer van personeelscapaciteit. Capaciteits- management is het structureel beheersen en op elkaar afstemmen van je werkaanbod en de hoeveelheid beschikbaar personeel. De uitdaging is om ervoor te zorgen dat voldoende medewerkers, op het juiste moment, op de juiste afdeling en voor de juiste handeling beschikbaar zijn. Voor je personeelsbeleid, de kwaliteit van zorg en vanuit kostenoogpunt is dit een essentiële oefening.

En capaciteitsmanagement start al op strategisch niveau, oftewel bij het management. Het is een middel om strategische doelstellingen te behalen en om een duidelijk kader te creëren voor je operationele personeelsplanning. Wat kan er? Wat mag er? Welke doelstellingen zijn er?

Het is geen theoretisch model en al zeker geen trucje. Capaciteitsmanagement is een manier van werken die door iedereen in je organisatie wordt omarmd. Van je directie, via management, door de hele lijn tot de planners en medewerkers op de werkvloer. Capaciteitsmanagement is ook een bewuste keuze om bewust (ja, dubbel bewust) stil te staan bij de organisatie van kennis, kunde en werkkracht – om slimmer en beter om te gaan met de mensen die je wel ter beschikking hebt.

Capaciteitsmanagement is van de hele organisatie

Iédereen in je organisatie heeft op de één of andere manier wat te maken met capaciteit. Vanuit je directie is er (idealiter) een visie over de richting van de organisatie voor de komende drie tot vijf jaar.  Hieruit wordt de relatie gelegd met strategische doelstellingen op het gebied van personeelsinzet. Doorgaans zijn die doelen gerelateerd aan financieel gezond blijven en meer rust in roosters, wat vervolgens bijdraagt aan hoge medewerkerstevredenheid, goed werkgeverschap en lager verzuim en daarmee gepaarde kosten.

Operationeel management of zorg coördinatie kijkt eerder naar de tactische invulling van capaciteitsmanagement. Een tijdspanne van één, hooguit twee jaar. De hoofdvraag daarbij luidt: hoe richten we de organisatie in om uiteindelijk tot een optimale inzet en planning te komen, waarmee we het maximale uit de beschikbare capaciteit kunnen halen?

Planners of hoofdverpleegkundigen bewaken de operationele uitvoering. Zij zorgen ervoor roosters rond geraken, en dat ze passen binnen de doelstellingen van de organisatie. Uiteraard rekening houdend met de geldende cao’s, wet -en regelgeving én de wensen van de medewerkers en cliënten. Capaciteitsmanagement is een belangrijke pijler van workforce management en planning.

Capaciteitsmanagement en personeelskrapte in gezondheidszorg

Rust door capaciteitsmanagement

Heel vaak zien organisaties capaciteitsmanagement vooral als sturen op geld en kosten. Versta ons niet verkeerd, financieel gezond worden en/of blijven is absoluut een doelstelling waar capaciteitsmanagement aan kan bijdragen. Maar naast een financiële focus, biedt het in de eerste plaats grip op kwantiteit en kwaliteit.

Belangrijk bij een goede sturing op capaciteit is dat kaders en normen helder zijn. Bijvoorbeeld: wat vinden we als organisatie belangrijk, hoe sturen we en wat doen we als we afwijken van de norm? Idealiter worden normen vertaald naar KPI’s – met bijhorend dashboard om data inzichtelijk te maken. Capaciteitsmanagement biedt vervolgens een houvast om aan te geven waar en wat je moet bijsturen. Werken met een capaciteitsbeleid waarbij kaders en normen zijn vastgelegd zorgt voor meer rust in een dynamische werkomgeving.

Handen uit de mouwen

First things first. Het is belangrijk dat de juiste mensen aansluiten en dat capaciteitsmanagement op alle niveaus van de organisatie wordt gedragen. Waaronder: directie, operationeel management, HR, Finance en niet in het minste ‘de planning’.

Gezamenlijk met je personeelsdienst en HR breng je de situatie van je medewerkers in kaart. Waar zitten je medewerkers? Hoe zijn vaardigheden en kwalificaties verdeeld over de teams? Allicht kom je tot de kern dat het ene team te weinig mensen heeft voor een bepaalde handeling. Vervolgens kijk je met een kritisch oog naar de zogenaamde bruto/netto verhouding. Daarover kan je hier meer lezen.

Het bruto aantal beschikbare contracturen verminder je met het aantal uren overleg, opleidingen, verlof en ziekte. Samengevat: afwezigheden die je niet zomaar vervangt. Zo kom je op het (netto) aantal uren dat jouw medewerkers werkelijk beschikbaar zijn. Door HR te laten aansluiten bij deze capaciteitsgesprekken, maak je keuzes transparant en kan je inzichtelijk maken hoe de medewerkers op de gewenste plek wordt ingeroosterd. Zo zorg je ervoor dat de personeelsbezetting beter verdeeld is over de gehele organisatie.

Rol van de leidinggevende en medewerkers

Als leidinggevende is het raadzaam om regelmatig in gesprek te gaan met je medewerkers. Je maakt wensen en behoeften inzichtelijk, je maakt keuzes transparanter en je kan daar vervolgens rekening mee houden. Zitten je mensen nog op hun plek? Zijn ze tevreden over contracturen? Hebben ze specifieke ambities over zelfontwikkeling en training? Misschien is een van je medewerkers toe aan een volgende carrière stap, en wilt hij of zij daar een opleiding voor volgen?  Of je kan afspraken maken met medewerkers die meer of minder uren willen werken. Het doel is om in goede verstandhouding met je éigen mensen zo goed en zo kwaad als mogelijk het tekort aan capaciteit (deels) op te vangen.

Daarnaast valt ook winst te halen uit gesprekken met medewerkers over hun contractomvang. Bijvoorbeeld: stel je hebt een organisatie van 450 medewerkers. Door in gesprek te gaan blijkt dat 15% van deze medewerkers vier uur extra wil werken. Dan heb je dus 7,5 fte aan eigen medewerkers die openstaande uren kunnen opvullen! De rekensom: 450 medewerkers x 0,15 x 4 uur = 270 uur. 270/36 uur = 7,5 fte. Kortom: geen inwerkdagen, vaste gezichten voor de patiënten of bewoners én minder inzet aan personeel dat niet in loondienst is.

personeelsplanning vaardigheden

Werkelijke behoefte patiënten en bewoners

Capaciteitsplanning is het proces om de inzet van je medewerkers goed te laten aansluiten op je zorgvraag.  Op die manier valt ook aan de zijde van de cliënt enorme voordelen te creëren vanuit personeelsplanning. Zo is in capaciteitsplanning de indicatie van de cliënt gekoppeld aan zorgbehoefte, en uiteindelijk aan een passend dienstenpatroon. Als organisatie word je quasi gedwongen om bij te houden of de indicatie per cliënt nog steeds klopt.

Misschien kom je tot de conclusie dat de zorgvraag is gestegen. In dergelijke gevallen is het raadzaam om opnieuw de rekening te maken. Een cliënt kan bijvoorbeeld ook meer handen aan het bed nodig hebben dan in eerste instantie begroot is. Met als gevolg een foutieve afstemming tussen beschikbaar personeel en benodigde zorg. Eén patiënt zal niet meteen een groot verschil maken, maar het telt snel op. Met negatieve gevolgen voor het personeel zelf, de kwaliteit van zorg en uiteindelijk ook kosten.

En piekmomenten?

Zoals aangegeven wordt er in capaciteitsplanning gekeken naar de indicatie en daarmee het dagprogramma van de cliënt. Door ook kritisch naar het dagprogramma te kijken én met de cliënt of dienstverwant om de tafel te zitten, kunnen ook hier verschuivingen plaatsvinden. Wij zien in de praktijk dat de wensen van cliënten regelmatig wijzigen. Bijvoorbeeld een verschuiving van douchen in de ochtend naar de avond, door een verandering van zorgbehoefte in de ochtenduren. Dit soort verschuivingen kunnen de piekmomenten binnen een organisatie reduceren. Door te schuiven met tijd-onafhankelijke taken ontstaat er een betere verdeling over de gehele dag.

capaciteitsplanning personeel medewerkers

Vraag en aanbod in personeelscapaciteit

Wet- en regelgeving en cao’s

Tot slot is er nog wet- en regelgeving en geldende CAO’s. Eveneens een belangrijk aandachtsgebied in capaciteitsmanagement. Er worden namelijk regelmatig nieuwe wetten doorgevoerd of gewijzigd. Denk aan regelgeving rond overuren of de urenbank. Ook worden de cao’s regelmatig herzien. Belangrijk is om als organisatie in te spelen op deze wijzigingen en samen met de ondernemingsraad opnieuw de kaders te bepalen.

De referte periode, de periode waarna je teller van gepresteerde uren (ten opzichte van je contractuele uren) op 0 moet staan, kan ook op verschillende manieren ingevuld worden. Vaak is het wel onderwerp van onderhandelingen. Syndicale partners en werknemers zien dit vaak als negatief, maar met duidelijke transparante afspraken hoeft absoluut niet het geval te zijn.

Ook interessant

personeelsuitval tekort acuut personeelsplanning
Planningstips bij onverwachtse uitval van je medewerkers

Maak werk en beschikbare mensen inzichtelijk Dit is allicht het beste advies, maar het wordt in de praktijk te weinig…

centraal dehora contracten mix uren
Wat is het verschil tussen centrale en decentrale personeelsplanning?

Voornamelijk bij organisaties met meerdere teams, afdelingen of locaties, ligt de keuze niet voor de hand. Er zijn bijvoorbeeld middelgrote…

horaires de travail
10 vuistregels voor gezondere ploegenroosters (met nachtwerk)

In de kantlijn: soms zijn er omstandigheden waarbij het beter is om een andere keuze te maken. De ene medewerker…