Ziekenhuizen en woonzorgcentra hebben te kampen met een toenemende zorgvraag en een tekort aan gekwalificeerd personeel. De impact daarvan dreigt helaas alleen maar groter te worden als we ook niet kritisch durven kijken naar de wijze waarop zorgverlening wordt georganiseerd. Lees welke rol capaciteitsmanagement kan spelen bij de verlichting van werkdruk en de verbetering van zorgkwaliteit.
De druk op ziekenhuizen en woonzorgcentra is immens. Sommige zorgorganisaties moeten zelfs opnamestops invoeren vanwege het schrijnende personeelstekort. Medewerkers buigen onder de werkdruk en dreigen uit te vallen. Maar er is geen snelle oplossing voor dit probleem in zicht.
Er bestaan echter duurzame manieren om de werkdruk te verlichten en om de beschikbare capaciteit efficiënter te benutten. Dit begint met het slim en efficiënt inzetten van het huidige personeelsbestand. In dit artikel ontdek je hoe effectief beheer van personeelscapaciteit, ook bekend als capaciteitsmanagement, niet alleen zorgt voor een doeltreffender gebruik van personeel, maar ook de zorgkwaliteit kan verbeteren.
We praten te weinig over efficiënt personeelsbeheer
Het is opvallend dat de cruciale rol van workforce management vaak onderbelicht blijft in discussies over personeelstekorten. Ondanks de dringende noodzaak om werkdruk, verzuim en de algemene werklast aan te pakken, lijkt de organisatie en planning van beschikbare middelen niet altijd de prioriteit te krijgen die het verdient.
Veel organisaties zien personeelsplanning en -roosters niet als een instrument om het beter te kunnen doen. Er heerst vaak de gedachte dat alles “wel redelijk loopt”, maar de realiteit wijst uit dat dit niet altijd het geval is. Hoe je dat weet:
- Het blijkt uitzonderlijk lastig om aan het einde van het jaar de roosters sluitend te krijgen
- De vervanging van zieke medewerkers vormt een dubbele uitdaging.
- Veel medewerkers hebben aanzienlijke hoeveelheden verlofdagen opgespaard.
- De flexibele pool of vliegende ploeg kan niet langer openstaande diensten invullen.
- Er blijkt meer werk te zijn dan aanvankelijk ingeschat werd.
Wat is capaciteitsmanagement?
Capaciteitsmanagement, inclusief capaciteitsplanning, is een gestructureerde aanpak van het beheren en coördineren van zowel je werkaanbod als de beschikbare personeelscapaciteit. Het omvat het nauwkeurig afstemmen van de hoeveelheid personeel op de uit te voeren taken, zowel qua kwantiteit als kwaliteit. Dit heeft vervolgens betrekking op je personeelsroosters, de toewijzing van taken, opleidingen, vaardigheden en flexibiliteit van medewerkers. Het uiteindelijke doel is om de juiste medewerkers op het juiste moment en op de juiste plek te hebben, om zo goed als mogelijk te voldoen aan de klantvraag en om de werkdruk behapbaar te houden.
Capaciteitsmanagement is geen theoretisch model, noch een eenmalige truc. Het is een werkwijze die door alle lagen van de organisatie moet worden omarmd: van de directie en het management tot de planners en medewerkers op de werkvloer. Het is een bewuste keuze om actief stil te staan bij de organisatie van ervaring, kennis, vaardigheden en arbeidskracht – om op een slimme en effectieve manier om te gaan met de mensen en tijd die je nu wel beschikbaar hebt.
Capaciteitsmanagement in de hele organisatie
Capaciteitsmanagement vormt een essentiële pijler binnen workforce management en planning. Het strekt zich dus uit over de gehele organisatie. Elke medewerker binnen de organisatie is op de een of andere manier betrokken. Het begint op strategisch niveau, waar het fungeert als een instrument om strategische doelen te bereiken en een duidelijk kader te bieden voor operationele personeelsplanning. Het beantwoordt vragen als: wat is haalbaar en toegestaan qua werk? Wat zijn onze richtlijnen? En welke doelen streven we na?
Vanuit de directie zou idealiter een visie moeten bestaan over de koers van de zorgorganisatie voor de komende drie tot vijf jaar. Van daaruit worden de strategische doelstellingen met betrekking tot personeelsinzet afgeleid. Meestal zijn deze doelen gerelateerd aan het handhaven van financiële gezondheid en het bevorderen van stabiliteit in roosters, wat op zijn beurt bijdraagt aan hoge medewerkerstevredenheid, een goede werkomgeving, verminderd verzuim en lagere bijbehorende kosten.
Het operationele management of de zorgcoördinatie kijkt meer naar de tactische invulling van capaciteitsmanagement, meestal met een focus op een periode van één tot hoogstens twee jaar. De centrale vraag hierbij is: hoe kunnen we de organisatie zo inrichten dat we uiteindelijk tot een optimale inzet en planning komen, waarbij we het maximale halen uit de beschikbare capaciteit?
Planners of hoofdverpleegkundigen zijn tot slot verantwoordelijk voor de operationele invulling. Zij waarborgen dat roosters rondkomen en passen binnen de doelstellingen van de organisatie. Hierbij houden zij rekening met geldende collectieve arbeidsovereenkomsten, wet- en regelgeving, en de wensen van zowel medewerkers als cliënten.
Meer rust door capaciteitsmanagement
Vaak wordt capaciteitsmanagement gezien als een enkelvoudige aanpak om kosten te besparen. Uiteraard draagt het bij aan een financieel gezonde organisatie, maar het biedt meer dan dat: grip op kwaliteit en kwantiteit.
Het is uiteraard cruciaal dat de richtlijnen en normen duidelijk zijn. Wat zijn de prioriteiten van de organisatie? Hoe wordt er gestuurd en wat zijn de correctieve maatregelen bij afwijkingen? Ideaal gezien worden deze normen omgezet naar Kritieke Prestatie-Indicatoren (KPI’s), ondersteund door dashboards voor inzicht in data. Capaciteitsmanagement dient als kompas voor aanpassingen. Werken met vastgelegde normen en richtlijnen biedt rust in een dynamische werkomgeving.
Actie ondernemen
Het betrekken van de juiste mensen en het omarmen van capaciteitsmanagement op elk niveau van de organisatie is een prioriteit. Dit omvat de directie, operationeel management, HR, Finance, en niet te vergeten, ‘de planning’.
In samenwerking met HR en het personeelsteam analyseer je bijvoorbeeld de huidige situatie van je team. Waar bevinden zich je medewerkers? Hoe zijn hun vaardigheden en kwalificaties verdeeld? Mogelijk ontdek je dat bepaalde teams te weinig personeel hebben voor specifieke taken.
Vervolgens kijk je kritisch naar de bruto/netto verhouding. Hierover kun je meer lezen. Het bruto aantal contracturen verminder je met uren voor overleg, opleidingen, verlof en ziekte – afwezigheden die niet zomaar op te vullen zijn. Zo bereken je het netto aantal uren dat je team werkelijk beschikbaar is. Door HR te betrekken bij deze besprekingen, worden keuzes transparant en kun je laten zien hoe je personeel op de juiste plaatsen ingezet wordt. Zo wordt de personeelsbezetting beter verdeeld binnen de organisatie.
De rol van de leidinggevende en medewerkers
Als leidinggevende is het van belang regelmatig in gesprek te gaan met je team. Zo krijg je inzicht in hun wensen en behoeften, maak je keuzes helder en kun je daarop inspelen. Zijn je medewerkers tevreden met hun huidige contracturen? Hebben ze ambities voor zelfontwikkeling of opleidingen? Wellicht willen sommigen een carrièrestap zetten en daarvoor een opleiding volgen? Of kunnen er afspraken gemaakt worden met medewerkers die meer of minder willen werken. Het doel is om in goede harmonie met je eigen team zo goed mogelijk om te gaan met het capaciteitstekort.
Verder bieden gesprekken over contractomvang ook voordelen. Stel dat 15% van je team van 450 medewerkers vier uur extra wil werken. Dat betekent 7,5 fte aan eigen medewerkers die openstaande uren kunnen invullen! Zo voorkom je inwerkperiodes, bied je consistentie aan patiënten of bewoners, en verminder je de inzet van extern personeel.
Werkelijke behoefte patiënten en bewoners
Capaciteitsplanning is het proces waarbij de inzet van medewerkers nauw wordt afgestemd op de zorgvraag. Deze aanpak biedt aanzienlijke voordelen aan de kant van de cliënt, voornamelijk op het gebied van personeelsplanning. Hierbij wordt de indicatie van de cliënt verbonden aan de zorgbehoefte en uiteindelijk aan een passend dienstrooster. Als organisatie wordt je bijna gedwongen om de indicatie per cliënt actueel te houden.
Het kan uiteraard voorkomen dat de zorgvraag toeneemt. In dat geval is het verstandig om opnieuw te evalueren. Een cliënt kan bijvoorbeeld meer directe zorg nodig hebben dan voorheen begroot was, wat kan leiden tot een verkeerde afstemming tussen beschikbaar personeel en benodigde zorg. Een enkele patiënt zal misschien niet direct een groot verschil maken, maar dit telt snel op, met negatieve gevolgen voor het personeel, de zorgkwaliteit en uiteindelijk ook de kosten.
En op piekmomenten?
Binnen capaciteitsplanning kijk je niet enkel naar de indicatie, maar ook naar het dagprogramma van de cliënt. Door kritisch te kijken naar dit programma en in overleg te gaan met de cliënt of diens vertegenwoordiger, kunnen verschuivingen plaatsvinden.
We zien in de praktijk dat de wensen van cliënten regelmatig veranderen. Bijvoorbeeld, een aanpassing van douchetijden van de ochtend naar de avond vanwege een gewijzigde zorgbehoefte in de ochtenduren. Zulke verschuivingen kunnen helpen om piekmomenten in een organisatie te verminderen. Door flexibel om te gaan met taken die minder tijdgebonden zijn, ontstaat er een betere spreiding over de dag.
Wet- en regelgeving en cao’s
Tot slot zijn er wetten en regels, evenals de geldende CAO’s, die van belang zijn binnen capaciteitsmanagement. Regelgeving rond overuren of de urenbank, bijvoorbeeld, wordt regelmatig aangepast. Ook worden de CAO’s herzien. Het is essentieel voor organisaties om zich aan te passen aan deze veranderingen en samen met de ondernemingsraad de kaders opnieuw vast te stellen.
De referteperiode, de periode waarbinnen je teller van gewerkte uren (ten opzichte van je contractuele uren) op nul moet staan, kan op verschillende manieren worden ingevuld. Dit is vaak een onderwerp van onderhandeling. Hoewel vakbonden en werknemers dit vaak als negatief beschouwen, kan dit met duidelijke en transparante afspraken absoluut anders worden ervaren.
Kan je wat hulp gebruiken?
Wil je weten hoe je met capaciteitsplanning aan de slag gaat? Of ben je geïnteresseerd in advies op maat voor jouw organisatie? Laat ons jou helpen! Vul het onderstaande formulier in om een gratis adviesgesprek aan te vragen.
Ook interessant
10 vuistregels voor gezondere en evenwichtige ploegenroosters
Een gebalanceerd rooster kan zowel fysiek als mentaal welzijn positief beïnvloeden. Aan de andere kant kunnen overbelastende, onevenwichtige roosters slaappatronen…
Personeelsplanning bij een personeelstekort: zo doe je dat
Een personeelstekort doet zich voor wanneer je organisatie niet genoeg werknemers heeft om aan de vraag naar arbeid te voldoen.…
Wat is het verschil tussen centrale en decentrale personeelsplanning?
Voornamelijk bij organisaties met meerdere teams, afdelingen of locaties, ligt de keuze niet voor de hand. Er zijn bijvoorbeeld middelgrote…
