Er komt heel wat kijken bij het maken van roosters. Denk maar aan onverwachte planningswijzigingen, problemen met materialen, over- of onderbezetting enzovoort. Hoewel elke planner of dispatcher streeft naar een optimale planning en goede uurroosters, loopt dat niet altijd van een leien dakje. Welke fouten in personeelsplanning zien we het vaakst in de praktijk? Vergeet niet, een gewaarschuwd planner is er twee waard!
1. Te laat de planning maken
Planners of dispatchers zijn soms zo gefocust op dagelijkse gebeurtenissen dat ze te laat starten aan de inplanning van collega’s. Het maken van definitieve werkroosters wordt zo lang mogelijk uitgesteld voor het geval zich een ‘onvoorziene situatie’ stelt. Daar is niets mis mee, maar vooral bij dagplanning kan dit behoorlijk lastig zijn. Je medewerkers willen immers graag op tijd weten wanneer en waar ze moeten werken. Of welke opdrachten ze moeten uitvoeren. Dat leidt uiteraard tot frustratie bij medewerkers en geeft extra tijdsdruk bij de planner of dispatcher.
Hoe los je dit op?
Plan een vast tijdstip in je agenda om tot een ‘definitieve’ versie van het rooster te komen. Kies een bepaalde dag, of een uur van de dag. Geef jezelf en je collega’s een deadline voor o.a. het inplannen van diensten of taken. Zo ontstaat er een routine en komen problemen sneller aan het licht. Maak afspraken rond ‘brandjes’.
2. Paniek bij last-minute wijzigingen
Je hebt de planning voor de volgende dag of de volgende periode gemaakt, en je collega’s zijn hiervan op de hoogte. Plots valt een medewerker ziek, kunnen bepaalde materialen niet op tijd worden geleverd, of komt er een dringende oproep binnen van een belangrijke klant die ab-so-luut niet kan wachten. Of, in het slechtste geval, een combinatie van al die zaken. Er wordt dan een beroep gedaan op jou als leidinggevende of planner om tot een oplossing te komen. De druk en de stress neemt toe.
Hoe los je dit op?
Stay calm en plan! Neem even een stap terug en bekijk verschillende oplossingsrichtingen. Gaat niet haastig tekeer. Doe een beroep op je leidinggevende of je collega’s om knopen door te hakken in de planning. Het heeft geen zin om paniekerig berichtjes, telefoontjes of e-mails over en weer te sturen. Dit kost niet alleen tijd, het kan ook verwarring opleveren.
3. Onvoldoende of niet communiceren over de planning
Communicatie naar de medewerkers, management en/of klanten is zeer vaak een pijnpunt in de personeelsplanning. Ben je transparant over de wijze waarop beslissingen worden genomen? Waarom moet die ene medewerker bijvoorbeeld wel een moeilijke opdracht doen? Vaak wordt er ook niet goed of te beperkt gerapporteerd aan het management, waardoor tekorten en problemen laattijdig worden gesignaleerd. Regelmatig zien we dat eindklanten door ‘planningsdruk’ niet of niet tijdig worden geïnformeerd bij aanpassingen in het rooster.
Hoe los je dit op?
Wees open naar medewerkers wanneer er even meer inspanningen worden gevraagd dan normaal. Of waarom er een plotse wijziging is. Als je collega’s begrijpen hoe de roosters worden gemaakt, tonen ze meer sympathie. Betrek hen bij de planning, zij zijn de ogen op de werkvloer. Plan op vaste tijdstippen een overlegmoment in met de leidinggevende om pijnpunten en uitdagingen in de planning te bespreken, en om tot oplossingen te komen. Wees ook steeds professioneel naar klanten toe, hoe lastig ze soms ook doen ?. Toon begrip als ze met een probleem zitten en ga samen op zoek naar een oplossing.
4. Communicatie rond wijzigingen
Een werkrooster verandert voortdurend. Hoe vaker het rooster wijzigt, hoe groter de kans dat een collega de wijzigingen over het hoofd ziet. Het is erg vervelend wanneer een medewerker ‘s ochtends vaststelt dat de dagplanning er plots toch helemaal anders uitziet. Zeker wanneer er al materialen zijn besteld.
Hoe los je dit op?
Het online beschikbaar maken van je planning, zodat iedereen eenvoudig toegang heeft, biedt al een enorme hulp. Dankzij een goede online tool kan je automatisch een bericht sturen naar individuele medewerkers met het meest actuele rooster. Ook wanneer dit op het laatste moment verandert. Maak ook duidelijke afspraken over het afsluiten en communiceren van de (dag)planning. Spreek een tijdstip af waarop je de planning van de komende periode of dag afsluit.
5. Waan van de dag
Een personeelsplanning die enkel op de korte termijn mikt heeft veel gevolgen. Denk maar aan pieken en dalen die niet (kunnen) worden opgevangen, verlofuren die niet worden opgenomen, herstellingen of taken die moeten blijven wachten, onrust in de personeelsplanning enzovoort. Een natuurlijke reflex van veel planners is dat ze de problemen pas aanpakken wanneer ze een kritiek stadium bereiken. En dan is het te laat. Openstaande diensten of niet-ingeplande taken zijn een signaal dat je omzet misloopt.
Plannen is constant vooruit kijken en anticiperen. Wanneer je als planner de hele dag bezig bent met vragen van collega’s, problemen bij de klant of incidenten binnen het team, heb je weinig tijd om vooruit te plannen. Weet je hoeveel werk je verwacht in een bepaalde periode? Heb je inzicht in de beschikbaarheid van medewerkers? Heb je oplossingen voor pieken en dalen in het werk?
Hoe los je dit op?
Maak tijd vrij voor proactieve planning en risicobeoordeling. Het aantal ‘brandjes’ zal verminderen en er ontstaat meer tijd en rust voor andere taken. Breng in kaart hoeveel personeel je beschikbaar hebt en hoeveel werk je verwacht. Kijk bijvoorbeeld naar de cijfers van dezelfde week van het voorgaande jaar. Zijn er pieken en dalen in het werk? Zijn er bepaalde taken of activiteiten die je lang op voorhand kan inplannen? Maak je planning inzichtelijk en maak afspraken. Signaleer en onderbouw problemen aan het management. Ga aan de slag met capaciteitsplanning.
Ook interessant
Zelfroosteren met ploegendiensten?
Bij een klassieke ploegendienst denken we aan robuuste, collectieve werktijden. Iedereen volgt dezelfde diensten tegen hetzelfde ritme. De werkroosters zijn…
Wat is het verschil tussen centrale en decentrale personeelsplanning?
Voornamelijk bij organisaties met meerdere teams, afdelingen of locaties, ligt de keuze niet voor de hand. Er zijn bijvoorbeeld middelgrote…
In 6 stappen naar een goed, evenwichtig personeelsrooster
Stappenplan voor een nieuw personeelsrooster De essentie van een goed nieuw rooster is het maken van onderbouwde keuzes. Om een…
