Zelfroosteren is een vooruitstrevende methode waarbij medewerkers gedeeltelijk hun eigen werkrooster samenstellen. Betekent dit dat er geen behoefte meer is aan een personeelsplanner of dispatcher? Integendeel, maar de rol van de planner wordt anders ingevuld. Ontdek er alles over in dit artikel.
In de traditionele zin is de personeelsplanner degene die alle werknemers toewijst aan taken, diensten of activiteiten. In sommige situaties is de planner zelfs een teamlid, waarbij hij of zij een leidinggevende functie vervult, zoals een teamleider, hoofdverpleegkundige of bibliothecaris. Deze persoon stelt de personeelsroosters op en houdt dagelijks de veranderingen bij: verschuivingen, ruilen en wijzigingen in werk of klanten.
De klassieke rol van de planner omvat naast roosterbeheer ook het beheer van verlofaanvragen, het registreren/controleren van gewerkte uren, het monitoren van prestaties, het beheren van ziekteverzuim en het verzorgen van communicatie over de planning. Maar bij de overgang naar zelfroosteren verschuiven sommige van deze taken.
Van roosteraar naar coördinator
Bij de implementatie van zelfroosteren verandert de rol van de personeelsplanner. De planner wordt meer een facilitator en coach dan alleen de centrale roostermaker. In plaats van het volledig zelf maken van de personeelsplanning, stimuleert en ondersteunt de planner het proces van zelfroosteren binnen de organisatie.
Waar de traditionele planner voorheen betrokken was bij elk detail van het rooster, moedigt de planner bij zelfroosteren medewerkers aan om flexibiliteit te omarmen en onderling diensten te ruilen om een optimaal rooster te creëren. De focus ligt op het fungeren als een gids en bewaker van de kwaliteit, waarbij knelpunten worden geïdentificeerd, oplossingen worden voorgesteld en richtlijnen worden gegeven om het zelfroosteren te bevorderen.
Rol van de planner bij zelfroosteren
Fase 1 : het maken van het rooster stimuleren
Tijdens de wensenfase selecteren werknemers (online via software) beschikbare diensten om hun eigen ideale rooster samen te stellen. Het is essentieel dat werknemers zelf hun diensten kiezen, op basis van hun voorkeuren. De planner stimuleert en ondersteunt hen hierbij, bewaakt de voortgang en controleert een week voor het einde van de wensenperiode of iedereen zijn voorkeuren heeft ingediend. De taak van de planner is om medewerkers te motiveren om tijdig hun ideale rooster samen te stellen.
Fase 2: medewerkers motiveren om zich flexibel op te stellen
Vervolgens krijgen werknemers een overzicht van openstaande diensten en overbezette tijden. Elke werknemer beslist dan zelf of hij of zij bepaalde aanpassingen wil maken, met als uiteindelijk doel om het algemene rooster te verbeteren. De rol van de planner is opnieuw het stimuleren en faciliteren van het zelfroosterproces. Hij signaleert de belangrijkste knelpunten in het rooster en kan suggesties doen voor oplossingen, en medewerkers aanmoedigen om zelf aanpassingen te maken. Via spelregels kunnen werknemers worden aangemoedigd om flexibel te zijn.
Fase 3: knopen doorhakken en roosterperiode afsluiten
In deze laatste fase maakt de planner het rooster definitief. Hij controleert eerst of alle medewerkers voldoende uren hebben ingevuld. Indien nodig, past de planner ook de diensten aan om de vereiste bezetting te bereiken. Om deze interventie van de planner zo eerlijk mogelijk te laten verlopen, kan een objectief ‘puntensysteem’ worden toegepast. Aan het einde van de definitieve fase wordt het rooster voor de komende roosterperiode gepubliceerd.
Meer ruimte voor belangrijke WFM vraagstukken
Een cruciaal voordeel van deze verandering is dat de planner nu de mogelijkheid heeft om zich te richten op overkoepelende personeelsvraagstukken, oftewel Workforce Management (WFM). Dit kan betrekking hebben op het proactief optimaliseren van de personeelsbezetting op basis van historische data en toekomstige voorspellingen. Deze verschuiving naar een meer strategische functie stelt de planner in staat om beter af te stemmen op de langetermijnbehoeften van de organisatie.
Daarnaast biedt het gebruik van eventueel (nieuwe) zelfroostersoftware de mogelijkheid voor een vlotter en objectiever planningsproces. Door de integratie van geschikte softwareoplossingen kunnen planners efficiënter werken en de kwaliteit van de planning verbeteren. Het biedt niet alleen een gestroomlijnde methode voor het maken van roosters, maar maakt het ook mogelijk om datagedreven beslissingen te nemen die bijdragen aan een effectievere inzet van het personeel.
Wil jij graag meer weten over zelfroosteren?
Wil je graag ontdekken hoe zelfroosteren jouw organisatie kan transformeren? Heb je een specifieke vraag? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.
Ook interessant voor jou
7 cruciale voorwaarden voor succesvol zelfroosteren
Het concept van zelfroosteren blijft trending, en dat is niet zonder reden. Het is een innovatieve en praktische methode om…
Personeelsplanning tijdens de vakantieperiode: 8 tips!
Het vooruitzicht op vakantie zorgt voor een gevoel van rust en ontspanning bij veel medewerkers. Maar voor de collega’s die…
Wat is het verschil tussen centrale en decentrale personeelsplanning?
Voornamelijk bij organisaties met meerdere teams, afdelingen of locaties, ligt de keuze niet voor de hand. Er zijn bijvoorbeeld middelgrote…
