Zelfroosteren biedt medewerkers de mogelijkheid om meer controle te krijgen over hun eigen personeelsrooster. Echter, niet elke organisatie is er even geschikt voor en de behoefte aan flexibiliteit verschilt van persoon tot persoon. Laten we eens kijken naar zeven cruciale voorwaarden die bepalen hoe succesvol zelfroosteren kan zijn in jouw organisatie.
Het concept van zelfroosteren blijft trending, en dat is niet zonder reden. Het is een innovatieve en praktische methode om de personeelsplanning vorm te geven: als werkgever bepaal je het kader en de spelregels, je legt vast hoe je bezetting eruit moet zien. Jouw medewerkers kiezen vervolgens hun éigen werktijden. Deze methode biedt heel wat voordelen voor zowel je organisatie als je medewerkers. Waaronder meer flexibiliteit, productiviteit, medewerkersbetrokkenheid en minder gedoe met je personeelsroosters.
Het is echter belangrijk op te merken dat niet iedere organisatie of medewerker klaar is voor deze verandering. Voor een succesvolle implementatie van zelfroosteren zijn bepaalde voorwaarden en succesfactoren essentieel. Op basis van onze ervaring met de invoering van zelfroosteren, hebben we zeven van deze cruciale factoren voor je verzameld. Ontdek ze hieronder.
- Medewerkers zien de voordelen van zelfroosteren
- Er moet werkelijk iets te kiezen zijn.
- Medewerkers doen (ongeveer) hetzelfde werk.
- De spelregels zijn helder en objectief te toetsen.
- Iedereen dezelfde rechten en plichten
- Het management laat de verantwoordelijkheid voor het werkrooster los.
- Het management blijft verantwoordelijk voor de bezettingseisen.
- Bonus
1. Medewerkers zien de voordelen van zelfroosteren
Het is van essentieel belang dat zowel werknemers als leidinggevenden de voordelen van het zelfroosteren zien ten opzichte van de huidige personeelsplanning. Als er binnen je organisatie ruimte is voor verbetering, is de meerwaarde van zelfroosteren direct zichtbaar. Echter, als werknemers al ideale werktijden hebben en je als organisatie al zeer veel flexibiliteit aanbiedt, zijn de voordelen mogelijk minder aantoonbaar. In afdelingen waar momenteel veel wissels plaatsvinden, vullen medewerkers vaak al hun gewenste werktijden in.
Maar hierbij een belangrijke kanttekening: veel wissels luidt niet automatisch tot gelijke kansen voor iedereen. Vaak krijgen alleen degenen die het luidst roepen hun voorkeuren ingewilligd. Bovendien zorgen frequente wijzigingen voor veel onvoorspelbaarheid in het rooster. Hiermee maakt het zelfroosteren komaf.
2. Er moet werkelijk iets te kiezen zijn
Het succes van zelfroosteren staat of valt met de mogelijkheid voor medewerkers om daadwerkelijk werktijden te kunnen kiezen. In theorie geldt: hoe ruimer de bedrijfstijden ten opzichte van de contracturen, hoe meer keuzemogelijkheden er zijn. Als er geen echte keuze is, of als medewerkers al de diensten werken die ze willen, heeft zelfroosteren minder toegevoegde waarde. Een diversiteit aan leeftijden en levenssituaties vergroot dan weer kans op verschillende voorkeuren in werktijden. Hierdoor wordt het het makkelijker om aan de wensen in het rooster te voldoen.
Indien er toch sprake is van een afdeling met medewerkers met dezelfde werktijdvoorkeuren, kan zelfroosteren een goede uitkomst bieden, indien over de invulling van de minder populaire werktijden goede afspraken worden gemaakt.
3. Je medewerkers doen (ongeveer) hetzelfde werk
Een grote diversiteit aan functies, specialisaties en verantwoordelijkheden maakt het zelfroosteren dan weer te complex. Zelfroosteren werkt namelijk het best op afdelingen met een beperkt aantal kwalificaties. Hoe beter de uitwisselbaarheid tussen medewerkers, hoe meer keuze er is in werktijd. Medewerkers met een bepaalde specialisatie zullen minder te kiezen hebben omdat niemand anders hun geplande dienst kan overnemen.
4. De spelregels zijn helder en objectief te toetsen
Het welslagen van zelfroosteren is afhankelijk van transparante en meetbare regels. Het liefst worden deze regels in samenspraak vastgelegd. Deze afspraken omvatten zaken als veto-dagen, verlofaanvragen en verschuivingen. Het is van belang om de regels zo beperkt en eenvoudig mogelijk te houden. Vooraf bepalen welke regels echt noodzakelijk zijn, creëert vertrouwen en draagvlak. Beperk je tot deze essentiële regels.
5. Iedereen dezelfde rechten en plichten
Een essentieel aspect van zelfroosteren is eerlijkheid en transparantie. Dit beginsel van rechtvaardigheid moet gedurende het gehele proces worden gehandhaafd. Het succes van zelfroosteren vereist dat zowel lusten als lasten eerlijk worden verdeeld binnen de groep. Het maken van uitzonderingen voor bepaalde collega’s kan het groepsproces verstoren.
Bij zelfroosteren mag de volgorde waarin medewerkers hun voorkeuren aangeven geen verschil maken. Iedere medewerker moet gedurende een vastgestelde periode en onder gelijke voorwaarden hun werktijdvoorkeuren kunnen aangeven. Zelfs bij aanpassingen aan het voorlopige rooster is een objectieve maatstaf nodig, zoals een bonus- of puntensysteem.
6. Het management laat verantwoordelijkheid rond uurroosters los
Het management moet het concept van flexibel roosteren actief omarmen en ondersteunen. Medewerkers krijgen de vrijheid om hun eigen werktijden te bepalen. Flexibel roosteren is geen snelle truc; het gaat verder dan slechts het veranderen van het planningsproces. Het vereist een fundamentele verandering in de manier waarop de organisatie haar medewerkers benadert. Het overdragen van deze verantwoordelijkheid aan medewerkers vraagt van het management om de controle los te laten.
7. Het management blijft verantwoordelijk voor de bezettingseisen
Hoewel het management verantwoordelijkheid delegeert, blijft het wel verantwoordelijk voor het opstellen van de juiste bezettingseisen. Een goed gedefinieerd bezettingsbeleid vergroot de voordelen van flexibel roosteren voor de werkgever, zoals het verminderen van leegstand en overuren. Inzicht in de werklast, klantpatronen en operationele behoeften stelt het management in staat om realistische bezettingseisen vast te stellen. Bezettingseisen houden niet enkel rekening met kwantiteit (aantal medewerkers), maar ook met de kwaliteit (vaardigheden en ervaring) van de benodigde medewerkers.
Bonusfactor: goede redenen om te zelfroosteren
Tot slot- een cruciaal element voor een succesvolle start met zelfroosteren is een doordachte beweegreden. Een goed motief is de basis waarmee je als organisatie doelgericht en efficiënt kan profiteren van de vele voordelen die het zelfroosteren biedt. Zelfroosteren doe je altijd vanuit bepaalde doelstellingen, het mag nooit een doel op zich zijn.
Meer weten over zelfroosteren?
Wil je graag meer weten over de mogelijkheden van zelfroosteren in jouw organisatie? Heb je een praktische vraag? Aarzel niet om vrijblijvend contact met ons op te nemen.
Ook interessant
De nieuwe rol van de personeelsplanner bij zelfroosteren
In de traditionele zin is de personeelsplanner degene die alle werknemers toewijst aan taken, diensten of activiteiten. In sommige situaties…
Wat is het verschil tussen een 3, 4, 5 of 6 ploegenrooster?
Dit artikel behandelt de meest voorkomende basisvormen van ploegenroosters. We nemen een diepe duik in enkele verschillende voorbeelden van 3-4-5…
Download: gratis boek duurzaam zelfroosteren en plannen
Zelfroosteren of individueel roosteren? Zelfroosteren biedt medewerkers de mogelijkheid om meer invloed uit te oefenen op de eigen werktijden. En…
