De zomer: voor veel medewerkers een moment van rust, voor planners vaak het tegenovergestelde. Roosters moeten kloppen, bezetting moet gegarandeerd blijven en de druk piekt precies wanneer collega’s wegvallen. Hoe hou je dan toch grip op je planning – zónder chaos of overuren? In deze blog geven we je 8 slimme, haalbare tips voor een werkbare personeelsplanning.
Het vooruitzicht op vakantie brengt enthousiasme en rust voor velen. Maar vooral spanning voor wie de personeelsplanning moet rondkrijgen. Net wanneer medewerkers hun welverdiende verlof opnemen, blijft de vraag naar continuïteit en bezetting overeind. En dat wringt. Vakanties betekenen vaak minder beschikbaarheid, verlies aan specifieke kennis en extra druk op de collega’s die wél aan het werk zijn. Roosters worden complexer, de marges kleiner.
Toch hoeft de zomer geen planningshoofdpijn te zijn. Met een paar gerichte keuzes en een slimme voorbereiding zorg je ook in deze periode voor overzicht, werkbaarheid en rust in het team. Hieronder vind je 8 tips die volgens ons écht het verschil maken.
1. Begin op tijd – écht op tijd
Vooruitdenken is de sleutel. Je hoeft heus niet in oktober al exact te weten wie wanneer vakantie neemt, maar je kunt wél starten met het opstellen van een voorlopig vakantierooster of aanvragenkader. Zeker in organisaties met piekperiodes, beperkte bezetting of specifieke expertise is vroegtijdig plannen essentieel om onaangename verrassingen te vermijden. Tijdintelligentie begint met het nemen van voorsprong.
2. Leg duidelijke deadlines vast
Een heldere verlofplanning werkt alleen als iedereen de spelregels kent. Bepaal dus wanneer medewerkers hun vakantieaanvraag moeten indienen, en wanneer die worden beoordeeld of goedgekeurd. Let op: vermijd het “wie eerst komt, eerst maalt”-principe. Dat werkt onrust in de hand en zet collega’s tegen elkaar op. Kies liever voor overleg, spreiding en evenwicht.
3. Duidelijke afspraken rond verlof
Wat kan en wat niet? Wie mag wanneer vakantie nemen? Hoe zit het met brugdagen, schoolvakanties of verlengde weekends? Zorg voor afspraken die duidelijk zijn, maar ook fair en toepasbaar in de praktijk. Leg ze vast in een roosterbeleid dat voor iedereen toegankelijk is — en hou dat beleid actueel.
Een simpele regel: alles wat geregeld is, hoeft later niet uitgevochten te worden.
4. Weet wat je minimaal nodig hebt
Zomer betekent voor de ene sector extra drukte, en voor de andere juist rustiger. Breng daarom eerst je minimale bezetting in kaart:
- Hoeveel mensen heb je per dag/functioneel gebied nodig om operationeel te blijven draaien?
- Waar kun je eventueel tijdelijk op afschalen?
Gebruik historische data of capaciteitsinschattingen om realistische ondergrenzen te bepalen. Zo voorkom je dat de werking onbedoeld stilvalt.
5. Leer van vorige jaren
Kijk terug voor je vooruit plant. Wanneer liep het vorig jaar vast? Welke teams kwamen onder druk te staan? Hoe werden piekmomenten toen opgevangen?
Door patronen te herkennen — in zowel verlofaanvragen als werklast — maak je deze zomerplanning slimmer. Tijdintelligentie betekent ook: niet telkens opnieuw het wiel uitvinden.
6. Denk vooraf na over vervanging en ondersteuning
Eén van de grootste valkuilen: pas last minute beginnen zoeken naar hulp. Overweeg op tijd:
- Interne versterking via parttimers die tijdelijk extra uren willen draaien
- Collega’s uit andere afdelingen die kunnen bijspringen
- Flexpools of vakantiekrachten (hoe vroeger ingewerkt, hoe beter)
- Externe ondersteuning zoals interimplanners of tijdelijke coördinatie
Déhora Consultancy helpt regelmatig met tijdelijke planners of projectondersteuning — precies wanneer het nodig is.
7. Betrek collega’s bij de planning
Planningsdruk verlaag je niet alleen met een goed systeem, maar ook met betrokkenheid. Geef medewerkers inspraak in hun planning, stimuleer overleg onderling of laat (deels) zelfroosteren toe. Wie mee mag denken, denkt ook mee in oplossingen. En wie begrijpt hoe complex de puzzel is, zal sneller bereid zijn om flexibel te zijn.
8. Communicatie en transparantie
Is de zomerplanning klaar? Deel die dan duidelijk én op meerdere manieren: digitaal én visueel. Zo weet iedereen waar hij aan toe is en kan er bijgestuurd worden waar nodig.
Maak ook afspraken over wat er gebeurt bij wijzigingen. Niets zo frustrerend als een goedgekeurd verlof dat toch nog verschuift. Zorg voor helderheid, ook als het schuurt.
Bonustip: software voor personeels- en vakantieplanning
Met een oplossing zoals Planpoint automatiseer je niet alleen verlofaanvragen, maar krijg je in één oogopslag zicht op beschikbaarheden, bezetting en knelpunten. Laat medewerkers zelf aanvragen of wijzigingen indienen, hou realtime overzicht op je team en werk mét in plaats van tegen de planningstool. Zo hou je de zomer werkbaar voor iedereen — zonder excelslagveld.
Kortom, met de juiste afspraken, tools en betrokkenheid hoeft de vakantieperiode geen bron van stress te zijn. Door tijdig vooruit te denken en je planning slim aan te pakken, creëer je niet alleen rust voor je medewerkers, maar ook grip voor jezelf. En precies dat is waar personeelsplanning om draait: ruimte maken voor wat écht telt. Heb je ondersteuning nodig, of wil je je aanpak versterken met software of tijdelijke hulp? We denken graag met je mee.
Nood aan ondersteuning?
Twijfel je over je verlofplanning? Of komt je planner straks handen tekort? Bij Déhora Consultancy ondersteunen we organisaties tijdens drukke periodes met advies, tijdelijke versterking en gebruiksvriendelijke planningssoftware zoals Planpoint.
Ook interessant
De nieuwe rol van de personeelsplanner bij zelfroosteren
In de traditionele zin is de personeelsplanner degene die alle werknemers toewijst aan taken, diensten of activiteiten. In sommige situaties…
Wat is het verschil tussen centrale en decentrale personeelsplanning?
Voornamelijk bij organisaties met meerdere teams, afdelingen of locaties, ligt de keuze niet voor de hand. Er zijn bijvoorbeeld middelgrote…
Vakantie overbruggen met jobstudenten? Goed plannen!
Capaciteitsplanning en jobstudenten Belangrijk is de denkoefening die enkele maanden voorafgaat aan de operationele planning. Kan of moet je überhaupt…
