Wat is personeelsplanning?

Er zijn verschillende soorten planning. Maar personeelsplanning, oftewel workforce planning, gaat over het managen van personeelscapaciteit en werktijd. Om het met de volgende boutade te zeggen: de juiste medewerker, met de juiste vaardigheden, op het juiste tijdstip op de juiste plek om vervolgens het juiste werk uit te voeren.

Personeelsplanning draait om het juiste aantal mensen met de juiste vaardigheden op het juiste moment op de juiste plek te hebben, zodat je organisatie soepel kan draaien en je doelen kan bereiken. Het gaat om het slim inzetten van personeel rekening houdend met behoeften, vakanties, piekmomenten en trainingen. Het doel is om een goede balans te vinden tussen personeel en bedrijfsbehoeften voor optimale efficiëntie.

Vrijwel elke organisatie heeft iets met personeelsplanning. In essentie gaat het namelijk over een evenwicht tussen personeelsbehoefte en personeelsbeschikbaarheid. Simpel gezegd: hoeveel medewerkers heb ik nodig? En hoeveel medewerkers kan ik inzetten? Uiteraard komt er veel meer bij kijken. Er is immers altijd sprake van een tijdsas of een horizon waarop de planning gebeurt. Daarnaast zijn er allerlei afspraken en regels. En niet te vergeten de doelstellingen en de strategie van de organisatie. Bovendien heb je extra factoren zoals onder andere gezondheid, vaardigheden, jobtevredenheid, flexibiliteit, of contracturen.

Kortom, een goede personeelspuzzel leggen is uitdagender dan je denkt. En het belang van een goede workforce planning mag je zeker niet onderschatten. Een goede personeelsplanning voorziet in de behoefte van de organisatie, de klanten én medewerkers. Goed (of slecht) plannen heeft invloed op onder andere de kwaliteit van dienstverlening, arbeidstevredenheid, inzetbaarheid en kosten.

Wij onderscheiden drie verschillende niveaus of tijdshorizons in personeelsplanning. Idealiter is elk niveau ingehaakt op het voorgaande.

Strategische personeelsplanning

Strategische personeelsplanning is een hulpmiddel om gericht te sturen op de optimale bezetting van je organisatie, in het bijzonder in de toekomst. Het biedt namelijk een houvast om de ontwikkelingen van de organisatie en de ontwikkelingen inzake personeelsinzet optimaal op elkaar af te stemmen. Waar wil je over 2 tot 5 jaar staan? Welke ontwikkelingen verwacht je? Hoe moet je personeelsbestand eruit zien? En hoe ziet dit er vandaag uit? Welke skills heb ik (extra) nodig? Op basis van de antwoorden maak je strategische keuzes rond onder andere in-, door- en uitstroom. Maar ook over de inrichting van afdelingen, of je planningsmethodieken. Strategische personeelsplanning is bovendien geen eenmalige activiteit. Het is een proces van bijsturen en evalueren om op koers te blijven naar de stip aan de horizon.

> Lees meer over Strategische personeelsplanning

Tactische workforce planning

Tactische personeelsplanning draait om vooruit kijken, anticiperen en bijsturen op middellange termijn. Op het niveau van tactische personeelsplanning maak je namelijk de puzzel voor het komende jaar. Het is een samenspel van je beschikbare en je benodigde arbeidscapaciteit. Je berekent scenario’s en de gevolgen van bepaalde beslissingen of gebeurtenissen. Eerst langs de zijde van je medewerkers, vervolgens langs de zijde van het werk. Denk bijvoorbeeld aan ziekteverzuim, opleidingen, verlof, pieken en dalen in het werk. Hieruit volgt een helder beeld op bezettingstekorten (of overschotten). Vervolgens kan je concrete maatregelen of afspraken gaan maken om die tekorten of overschotten tijdig te voorkomen.  Capaciteitsplanning en verlofbeleid zijn een essentieel onderdeel van tactische personeelsplanning.

> Lees hier meer over capaciteitsplanning

Operationele workforce planning

De focus van operationele personeelsplanning is vandaag (of zelfs vorige week). Tot ongeveer 6 maanden vooruit. Dit is personeelsplanning zoals de meeste mensen dat kennen. Hier gaan we namelijk echt aan het roosteren of plannen. Dus dienstroosters maken, beheren, evalueren en bijsturen. Wij spreken ook wel over het roostervormgevingsproces. Idealiter is operationele planning ingehaakt op een goed capaciteitsplan. Het maken van goede roosters is bovendien een vak apart. Een planner moet immers met allerlei randvoorwaarden rekening houden:

• de hoeveelheid werk
• beschikbaarheden van medewerkers
• wensen van medewerkers
• gezondheid
• kosten
• klanttevredenheid
• medewerkerstevredenheid
• wetgeving, etc.

> Hoe maak je een goed rooster? Lees het hier

Heb je een vraag?

Wil je graag meer weten over ons vakgebied? Wil je je dienstroosters eens tegen het licht houden? Of heb je tijdelijk ondersteuning nodig? Laat een bericht achter!