Efficiëntie, inzicht en rust in planning

Het agentschap Integratie en Inburgering (AGII) organiseert cursussen maatschappelijke oriëntatie voor meer dan 14000 anderstaligen. Achter de organisatie van die cursussen zit een puzzel van leerlingen, talen, locaties en leerkrachten. Om de planning ervan verder te stroomlijnen deed het Agentschap beroep op Déhora.

Een ingewikkelde planning

Het Agentschap Integratie en Inburgering draagt bij aan de algemene doelstellingen van het Vlaams integratiebeleid. Dat doet ze o.a. via taalbeleid en taalpromotie. Voor ‘nieuwe Belgen’ organiseert het cursussen Nederlands en cursussen maatschappelijke oriëntatie in talen zoals het Farsi, Arabisch of Lingala. Die lessen worden verzorgd door 120 leerkrachten, op verschillende locaties over heel Vlaanderen. Bij de planning van cursussen liepen de planners tegen een aantal uitdagingen aan. Met ook enkele frustraties tot gevolg. Veel tijd ging verloren aan het blussen van brandjes.

Er was dringende nood aan meer uniformiteit in regels en afspraken. Er moest continuïteit komen in de planningsorganisatie. En het plannen moest vooral efficiënter en minder tijdrovend.  Voor de directie van het agentschap was het hoog tijd voor actie.  En zo kwam Déhora automatisch in the picture.

Wat kan er (nog) beter?

Vooraleer de planning kan worden verbeterd is het belangrijk om over de juiste informatie te beschikken. Wat gaat er goed en wat kan er allemaal (nog) beter?  Wat is de gewenste situatie? Déhora ging van start met de Déhora Planscan. Dat is een objectieve doorlichting van de personeelsplanning, en alles eromheen.

Geen enkel onderdeel van de planning bleef onbelicht. Vanuit verschillende invalshoeken werd gekeken naar de organisatie van de planning,  ondersteunende tools, planningsmethodieken, plandoelstellingen, kwaliteitsnormen,… Via diepte-interviews en andere informatiebronnen kreeg de expert van Déhora een goed inzicht in de belangrijkste spanningsvelden. De pijnpunten uit dit rapport werden vervolgens vertaald naar concrete verbetervoorstellen.

Enkele voorbeelden zijn: een nieuwe organisatie van het plannersteam, transparante afspraken rond het takenpakket van planners, nieuwe werkmethoden en het gebruik van een ondersteunende softwareoplossing. Ook de Cel Planning Administratie werd betrokken bij het uitwerken van oplossingen. Met als doelstelling om tot een planning die niet alleen efficiënter zou verlopen, maar die ook meer rekening zou houden met de werk-privé balans van betrokken medewerkers.

Niet enkel quick wins

Het advies van Déhora betrof uiteraard niet enkel ‘quick wins’ om zo snel mogelijk te kunnen scoren. In ons advies staan duurzaamheid en werkbaarheid centraal, met een blik op de toekomst. Om de verderzetting van een efficiënte planning te garanderen werden operationele en strategische plankaders benoemd. En er werd een basis gelegd voor een betere kwaliteit van de roosters.

Zo werden PPI’s oftewel ‘Plan Prestatie Indicatoren’ uitgewerkt om de prestaties van de planning inzichtelijk te maken. Specifiek voor AGII werd een eerste versie van een online planningssoftware ontwikkeld om de planning van cursussen te realiseren en beter op te volgen. Ter vervanging van eindeloos veel verschillende werkbladen en documenten. Dankzij neergeschreven afspraken beoogt AGII nu meer structuur, rust en voorspelbaarheid in de planning. En dus minder aanleiding voor verwarring of frustratie.

Tijdelijke planner van Déhora

Om de uitval van een vaste planner op te vangen deed AGII ook beroep op een tijdelijke personeelsplanner van Déhora. De Déhora planner draaide mee in het vaste plannersteam van AGII. Hij of zij maakte de roosters en zorgde voor de opvolging van de planningen. Gelijktijdig met de PlanScan was de Déhora planner ook een antenne om vragen en opmerkingen op te vangen. Het centrale idee was dat de planner in kwestie vanop de werkvloer een drijvende kracht was voor de verbeteringen die in de planscan werden geformuleerd. Daarnaast fungeerde ze een beetje als waakhond om de toepassing van (nieuwe) afspraken, regels en werkmethodes te overzien.

Welke resultaten hebben we samen behaald:

• Inzicht in probleemvelden en gewenste punten rond planning (Déhora PlanScan)
• Concrete aanbevelingen voor verbetering: planorganisatie, planinhoud en planprocessen;
• Eerste aanzet voor betere werkorganisatie;
• Bewustwording rond behoeftegerichte planning;
• Planningstool op maat (nog verder te optimaliseren);
• Continuïteit en transparantie in planning van docenten;
• Dankzij de inzet van een tijdelijke planner werd tijdelijk efficiencywinst behaald;

Over Agentschap Integratie en Inburgering

Het Agentschap Integratie en Inburgering ondersteunt het Vlaams integratiebeleid. In het Agentschap vind je verschillende diensten voor integratie, inburgering, sociaal tolken en vertalen, en de Huizen van het Nederlands (behalve de diensten in de steden Gent en Antwerpen en het Huis van het Nederlands Brussel). Het Agentschap is een private stichting die in 2014 werd opgericht door de Vlaamse overheid als extern verzelfstandigd agentschap.
Meer info vind je op www.integratie-inburgering.be