Gouden tips voor een zorgeloze verlofplanning

tips voor vakantieplanning van personeel

De zomervakantie staat voor de deur. Misschien zijn een aantal collega’s wel al op vakantie. De kans is groot dat de meeste medewerkers pas in juli en augustus op vakantie gaan. Voor de planners betekent dit een aangepaste personeelsplanning, een hoop gepuzzel met uurroosters. Is de verlofplanning al rond? Roosters al in orde? We geven je enkele tips voor een zorgeloze vakantieplanning van je personeel.

Begin op tijd

Probeer zo vroeg mogelijk een beeld te krijgen van wanneer je medewerkers op vakantie gaan. Communiceer een uiterste datum waarop medewerkers hun aanvraag tot vakantie moeten indienen. Zodra alle aanvragen voor vakantie zijn ontvangen kan je beginnen met de opmaak van je verlofplanning en de vakantieroosters. Natuurlijk probeer je zoveel mogelijk aanvragen goed te keuren. Maar hou daarbij rekening met volgende zaken.

Minimale capaciteit en bezetting

De zomerperiode gaat vaak gepaard met een toename (cfr. horeca) of juist een afname (cfr. bouwsector) van de hoeveelheid werk. Maak op voorhand een goede inschatting van de werkzaamheden. Baseer je daarbij op andere perioden en op het werkaanbod van voorgaande jaren. Bekijk de verlofplanning van vorig jaar. Of beter nog, voer een werkbodanalyse uit. Op basis van die schatting bepaal je hoeveel werknemers minimaal per dag aanwezig moeten zijn. De minimale bezettingsgraad per afdeling of per functie leg je vast in je basisrooster.

Benoem knelpunten

Heb je een goed zicht op de minimale bezettingsgraad? Dan ga je een basisrooster invullen aan de hand van de vakantieaanvragen. Al snel zal duidelijk worden waar de knelpunten zitten, en waar je te maken hebt met onderbezetting. Anderzijds zie je meteen waar je meer mensen hebt dan in feite nodig is. Op zich is dat niet erg, tenminste wanneer je voldoende werk hebt. Het is natuurlijk een goede gelegenheid om taken uit te voeren die doorheen het jaar zijn blijven liggen.

Beperk werkzaamheden (indien van toepassing)

Om potentiële onderbezetting op te vangen kan je o.a. bijsturen op het niveau van het werk. Beperk eventueel bepaalde activiteiten of taken tijdens de grote vakantieperiode. Plan geen onderhouden in of beperk de productie waar mogelijk. Bied geen cursussen of trainingen aan in de zomer. En plan eventueel een korte collectieve vakantie.

Maatregelen voor onderbezetting

Kom je er toch niet uit, kan je niet bijsturen op niveau van het werk, dan ga je gewoon bij je personeel ten rade. Ga na of je werknemers er onderling uitkomen. Zijn ze bereid om verlof aan te passen? Betrek hen actief bij het probleem op de planning. Bij een methode zoals het zelfroosteren kan dit zonder veel gedoe. Even shout-out naar onze masterclass zelfroosteren.

Lukt dat niet? Dan is het aan de werkgever om te beslissen welke vakantieaanvragen niet worden goedgekeurd. Let op, er zijn  een aantal basisregels! Verlof mag je niet zomaar weigeren. Pas op voor afspraken die contractueel zijn vastgelegd. Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat elk jaar een andere medewerker voorrang krijgt. Of je geeft personeel met schoolgaande kinderen voorrang. Let wel, dergelijke afspraken moeten bepaald zijn in de arbeidsovereenkomst.

Tijdelijke versterking

Blijven er gaten over in de vakantieplanning? Misschien kan je vragen aan parttime krachten om extra uren te werken. Vaak staan parttimers daar positief tegenover. Tot slot is er altijd nog een mogelijkheid om beroep te doen op uitzendkrachten, stagiaires of jobstudenten.

Communiceer de vakantieplanning

Het is een uitstekend idee om (voor vakantieplanning) een groot planbord uit te hangen. Duid aan wie wanneer op vakantie is. Zo weten collega’s precies van elkaar wanneer ze wel en niet zijn ingepland. Bij ziekte zien ze ook meteen wie er beschikbaar is voor vervanging. Maak de definitieve vakantieplanning voor iedereen zichtbaar en hang een uitgedrukte versie op een centrale plek.

Ook interessant

planning jobstudenten
Vakantie overbruggen met jobstudenten? Op tijd plannen!

Jobstudenten nodig of niet? Belangrijk is de denkoefening die enkele maanden vooraf gaat aan de operationele planning. Kan of moet…

dehora nieuws personeelsplanning
Déhora en zelfroosteren in het nieuws

Herbeluister VRT radio 1  “de wereld vandaag” interview met Luk Berlanger: Beluister het interview (vanaf min 18) Herbekijk VRT Nieuws dinsdag…

gezondere ploegenroosters
10 vuistregels voor gezondere ploegenroosters

In de kantlijn: soms zijn er omstandigheden waarbij het beter is om een andere keuze te maken.  De ene medewerker…