Optimale planning van techniekers en materialen dankzij Planpoint

Hilaire Van der Haeghe is al 120 jaar dé referentie voor de distributie van technisch materieel en bijhorende services binnen de groensector, de landbouw en de goederenbehandeling. Om consistente groei duurzaam te kunnen ondersteunen, was er nood aan een modern systeem voor Workforce Management en personeelsplanning. HH koos voor Planpoint. Lees hier waarom.

Familiebedrijf met vooraanstaande rol

Hilaire Van der Haeghe is een Belgisch familiebedrijf – de vierde generatie al – met 120 jaar ervaring, waarvan meer dan 80 jaar in de landbouw en de groensector. De organisatie is exclusief invoerder van premium merken zoals Fendt, Amazone, Iseki, Walker, TS, Gianni Ferrari, Ferris, Snapper, Simplicity, Köppl, Holder, Yale, …

Het materieel van HH omvat diverse machines voor landbouw, goederenbehandeling, parken en tuinen: tractoren, zaai- en grondbewerkingsmachines, veldspuiten, maaidorsers, hakselaars, vorkheftrucks, zelfrijdende grasmaaiers, veegmachines, elektrische vrachtwagentjes enz.

Sinds haar oprichting in 1898 kent de organisatie een consistentie (internationale) groei. Vandaag beslaat het werkterrein van HH de volledige Benelux, én daarbuiten. Ook de komende jaren koestert de organisatie ambitieuze expansieplannen. Maar premiummerken vragen uiteraard om een premiumservice. En dat kan je alleen waarmaken met een goede organisatie en planning van alle ondersteunende diensten. Net hier kwam HH voor een uitdaging te staan.

Nood aan een modern en centraal planningsysteem

Om al haar materieel te servicen kan HH rekenen een uitgebreide en ervaren ploeg van techniekers. En dit voor vier verschillende teams. Het is echter niet eenvoudig om voortdurend een overkoepelend overzicht te houden op alle toestellen, het onderhoud ervan, hun locatie, eventuele herstellingen, welke technieker waar welke klus aan het klaren is. Daarenboven worden sommige toestellen uitbesteed voor demonstraties, wat de planning best ingewikkeld maakt.

“Om onze service op een constant hoog niveau te houden, is het essentieel te weten waar welk materieel zich bevindt. En in welke staat, maar ook wie wat wanneer nodig heeft, om alles tijdig – en in topconditie – te kunnen inzetten. Materieel, demo’s en techniekers moeten optimaal renderen. En dat is niet evident”, legt Kristof Van Braband uit, projectleider bij HH.

Voor de planning van techniekers en materieel maakte HH gebruik van o.a. Excel werkbladen, Navision, Whatsapp, Outlook-agenda’s en verschillende mailboxen. Per team werd trouwens met verschillende systemen gewerkt. Waardoor het vanuit zakelijk oogpunt zeer lastig was om een accuraat beeld te hebben van de planning van de hele organisatie. Daarnaast betekende planning veel handmatig werk: werkroosters opstellen, communicatie naar techniekers en klanten, wissels of veranderingen doorvoeren, orders inplannen, etc. Kortom, de planning was behoorlijk complex, foutgevoelig en tijdrovend.

Met het oog op toekomstige groei werd duidelijk dat dit anders moest. Op een gegeven ogenblik besloot HH dus om professionele hulp in te schakelen. Het doel was om de planning van techniekers en materieel te optimaliseren in één gebruiksvriendelijk systeem. Hilaire Van der Haeghe zocht en vond een nieuwe planningssoftware.

Déhora en Planpoint dé oplossing bij uitstek

In die zoektocht kwamen verschillende partijen aan bod. Uiteindelijk koos HH voor Déhora en Planpoint, onze gloednieuwe planningsoftware.  Déhora is gespecialiseerd in het zo efficiënt mogelijk inzetten van mankracht en machines en houdt daarbij rekening met de kritische capaciteit van techniekers, de verschillende planmethodieken, agenda’s, timing, locatie, afstand… allemaal versmolten in één waterdicht en laagdrempelig softwarepakket, waar diegenen die ermee moeten werken, een onmisbare houvast aan hebben.

Zo’n intense samenwerking begint met voorbereidende gesprekken, concrete instructies, een overzicht van desiderata, timing en een bestek dat haalbaar én betaalbaar is. Sommige details, zoals de aanwezigheid van landkaarten om de ritten van techniekers te optimaliseren, waren handig maar niet noodzakelijk; andere waren essentieel: denk maar aan de mogelijkheid voor techniekers om snel van op afstand beeldmateriaal te kunnen doorsturen, bijvoorbeeld. Prioriteit daarbij? Stilstanden van machines vermijden of, nog liever, voorkomen.

“Wat ons meteen opviel en beviel bij Déhora, was hun recht-toe-recht-aan benadering. Je voelde meteen dat ze met beide voeten in de realiteit stonden. Ze hadden inlevingsvermogen en begrepen de reële noden. Bedoeling was tot een toegankelijk systeem komen, waar mensen met een minimum aan handelingen mee aan de slag konden.”, aldus Kristof Van Braband. “Gaandeweg zie je in zo’n traject immers nog dingetjes of komt er hier of daar nog een gewenste aanpassing bij… Het is een complex gebeuren en dus ook een organisch groeiproces. Ook voor Déhora trouwens. Maar wat we in heel dit proces vooral geapprecieerd hebben, is hun oplossingsgerichte aanpak.”

De resultaten met Planpoint

De planning van techniekers en materieel zit nu in één modern en overzichtelijk systeem. Dit systeem is voor planners en medewerkers altijd en overal te bereiken omdat het via de cloud beschikbaar is. Zo is iedereen altijd up-to date met nieuwe werkzaamheden en wijzigingen.

De mobiele toepassing van Planpoint wordt trouwens énorm gewaardeerd door de techniekers. Medewerkers kunnen snel zien welke orders ze moeten uitvoeren, bij welke klant. En doordat er meer overzicht is, kunnen planningen over de hele organisatie geoptimaliseerd worden. Sinds Hilaire Van der Haeghe aan de slag ging met Planpoint is de betrokkenheid van medewerkers sterk toegenomen. Het maken van de planning kost nu veel minder tijd en moeite. Ook het invoeren en inladen van orders loopt nu automatisch door middel van een koppeling met Navision.