Kennisdag: Workforce management en technologie – 17 oktober - Mechelen meer informatie
Het opzetten van nieuwe werkroosters en een nieuwe werktijdregeling is een behoorlijke klus. Het heeft een enorme impact op je bedrijf en op je medewerkers. Maar hoe beoordeel je zo’n nieuwe regeling eigenlijk? En hoe zet je een mogelijke testperiode op? Hier zijn de antwoorden!
Wat is een werktijdregeling?
Een werktijdregeling is een vastgestelde set regels of afspraken die de werktijden van werknemers bepalen binnen jouw organisatie. Deze regeling kan verschillende aspecten omvatten, zoals de normale werkuren, pauzes, overuren, flexibele werktijden, en regels met betrekking tot verlof en vakanties.
Het doel van een werktijdregeling is om een duidelijkheid te bieden aan de werkroosters van werknemers. Om enerzijds de productiviteit te maximaliseren terwijl de belangen en rechten van werknemers worden gerespecteerd. Enkele van de belangrijkste punten die in een werktijdregeling worden opgenomen zijn:
- Normale werktijden: De standaarduren waarop je werknemers worden verwacht aanwezig te zijn. Bijvoorbeeld, van 9:00 tot 17:00 uur van maandag tot en met vrijdag.
- Pauzes: De regeling voor pauzes gedurende de werkdag, zoals lunchpauzes en korte onderbrekingen.
- Overuren: Informatie over hoe overuren worden bepaald, of het nu gaat om extra uren na de normale werktijden of werk op weekenden of feestdagen.
- Flexibele werktijden: Als jouw organisatie flexibele werktijden toestaat, moeten ook de regels voor het bepalen van flexibele uren en de procedure voor het aanpassen van de werktijden worden beschreven.
- Verlof en vakanties: Richtlijnen met betrekking tot het aanvragen van verlof, betaalde vakantiedagen, onbetaald verlof en andere soorten verlofregelingen.
- Rusttijden: In sommige sectoren zijn rusttijden tussen shifts verplicht. Deze tijden worden omschreven in een werktijdregeling om ervoor te zorgen dat werknemers voldoende rust krijgen tussen hun diensten.
- Specifieke regels of voorschriften: Afhankelijk van de aard van het werk, kunnen er specifieke regels zijn met betrekking tot bijvoorbeeld wisselende diensten, nachtwerk, of de minimale rustperiode tussen diensten.
- Procedures en regelingen: Informatie over hoe werknemers wijzigingen in hun werkschema kunnen aanvragen, hoe ze overuren moeten rapporteren, wie ze moeten informeren bij afwezigheid, en andere relevante procedures.
Een nieuwe werktijdregeling
Er zijn verschillende redenen om werktijden en roosters aan te passen. Veranderingen in bedrijfsbehoeften, zoals nieuwe productie-eisen of piekmomenten in de klantenservice, kunnen zo’n aanpassing rechtvaardigen. Ook nieuwe regels in arbeidswetgeving kunnen dit vereisen. Het aanpassen van werktijden kan ook dienen als strategie om werknemers meer te betrekken en tevreden te houden. Flexibele uren helpen bij een betere balans tussen werk en privé, wat het welzijn van werknemers bevordert en zo de productiviteit kan verhogen.
Maar het opstellen van een (nieuwe) werktijdregeling is arbeidsintensief en vereist nauwkeurigheid. De naleving van wet- en regelgeving, bestaande afspraken in cao’s of binnen de organisatie zijn essentieel. Nieuwe werktijden hebben ook enkele praktische gevolgen, bijvoorbeeld voor personeelsplanning.
Daarom is het cruciaal om eerst heldere doelen te stellen voor de nieuwe regeling. Het testen en evalueren van de nieuwe afspraken in een pilot of proefproject is een goed idee om effectieve veranderingen door te voeren.
Starten met een pilot of proef?
Een goed startpunt voor een aangepaste werktijdregeling is het opzetten van een pilot of proefproject. Zo’n aanpak biedt de kans om op een niet-bindende manier nieuwe regelingen te verkennen, zowel voor de organisatie als de medewerkers. Je begint altijd met een duidelijk doel en vastgestelde begin- en einddata. De pilot kan op één specifieke afdeling plaatsvinden, waarna je de resultaten beoordeelt om te beslissen over vervolgstappen.
Om de pilot optimaal te evalueren, doorlopen we de volgende stappen:
Stap 1: Betrek alle relevante partijen
Het is essentieel om een werkgroep of commissie samen te stellen waarin alle betrokken partijen vertegenwoordigd zijn. Dit kan een begeleidingscommissie zijn die organisatiebreed draagvlak creëert. Een ideaal team omvat managementleden zoals HR en medewerkers of teamleiders die de nieuwe werktijdregeling zullen ervaren. Samen met deze commissie bepaal je de pilot en de evaluatiemethoden.
Stap 2: Definieer doelen en criteria
Definieer de gewenste doelstellingen, zoals verbeterde verlofplanning of betere dekking tijdens piekperiodes. Dit omvat ook het verhogen van medewerkerstevredenheid. Vertaal deze doelen naar meetbare criteria. Dit helpt bij het afbakenen van de bijsturing tijdens de pilot en dient als maatstaf voor het succes ervan.
Stap 3: Kies de meetmethoden
Gebruik verschillende soorten data voor metingen. Objectieve dataanalyse kan nuttig zijn, zoals het aantal roosterwijzigingen na de planning. Voor doelen zoals het verminderen van overuren, analyseer je bijvoorbeeld het aantal extra gewerkte uren. Subjectieve data omvatten beleving en meningen, gemeten via vragenlijsten, focusgroepen of interviews. Zorg ervoor dat de meetmethoden de doelstellingen effectief weerspiegelen en vermijd vragen die niet bijdragen aan het evalueren van de doelen.
Stap 4: Plan de evaluatiemomenten
Volgens best practices zijn er drie evaluatiemomenten: een nulmeting, een tussenmeting en tot slot een effectmeting. Na elke meting wordt feedback gegeven aan de begeleidingscommissie. De tussenmeting is bedoeld voor eventuele aanpassingen tijdens de pilot. Door de nul- en effectmeting te vergelijken, bepaal je of de beoogde doelen zijn bereikt. Hieruit komen tevens waardevolle leerpunten voort voor de implementatie van de werktijdregeling. Dit biedt richtlijnen voor verdere uitvoering.
Als onafhankelijke partij met expertise in dit vakgebied, combineren wij wetenschappelijke kennis met praktijkervaring. We kunnen je organisatie niet alleen helpen met het opzetten en begeleiden van zo’n testperiode, maar ook met advies op maat. Zo zorg je voor een goed onderbouwde, effectieve beslissing over veranderingen in je werktijden.
Hoe wij kunnen helpen
Denk je na over een verandering in je werktijden, maar weet je niet hoe je dit moet aanpakken? Of heb je andere vragen over het onderwerp van werkplanning? We komen graag met je in contact.
Ook interessant voor jou
RACI en WFM: duidelijke rollen en verantwoordelijkheden
Een goed functionerend team (of organisatie) is als een goed georkestreerd stuk muziek: elk teamlid, net als elk instrument, heeft…
Personeelsplanning tijdens de vakantieperiode: 8 tips!
Het vooruitzicht op vakantie zorgt voor een gevoel van rust en ontspanning bij veel medewerkers. Maar voor de collega’s die…
10 uitstekende redenen om te starten met zelfroosteren
Zelfroosteren op zichzelf mag nooit het ultieme doel zijn. Het is een middel, een strategie die gericht is op het…
