Ziekenhuizen en woonzorgcentra worden overspoeld door een groeiende zorgvraag, terwijl ze kampen met een acuut personeelstekort. De druk op de zorgsector neemt toe en ingrijpende hervormingen zijn aan de orde. Een cruciaal aspect dat vaak over het hoofd wordt gezien in rapporten en analyses: slimmer organiseren, beter plannen en medewerkers betrekken bij beslissingen in de huidige krapte kan al een wereld van verschil maken.
De krapte in de zorg
Het tekort aan personeel in de zorg is al een tijd een groot probleem. De werkdruk voor zorgverleners blijft stijgen, de uitstroom van personeel is groter dan de instroom, vacatures blijven onvervuld en het ziekteverzuim neemt toe. Hierdoor zien steeds meer zorgorganisaties zich gedwongen om tijdelijk een opnamestop in te voeren. Met een sterk verouderende bevolking zal die vraag naar (gespecialiseerde) zorg alleen maar toenemen, wat de situatie nog uitdagender maakt.
Zorgnet Icuro, de koepelorganisatie voor de gezondheidszorg, benadrukte recent nog hoe dringend middelen nodig zijn om deze negatieve spiraal te doorbreken. Ook in een uitzending van het televisieprogramma Terzake op VRT werd benadrukt dat ingrijpende hervormingen aan de orde zijn om een existentiële crisis af te wenden, en liefst vandaag nog.
Hoewel die investeringen ontzettend belangrijk zijn, wordt er minder nadruk gelegd op een ander cruciaal aspect: de kwaliteit van personeelsplanning (of workforce management). Juist daar liggen volgens ons nog veel kansen binnen de huidige krappe context. Al jaren horen we medewerkers hierover klagen, hoofdverpleegkundigen zuchten en zien we dat beleid binnen organisaties vaak onduidelijk is over wie verantwoordelijk is voor dit onderwerp. Tijd voor actie!
Slimmer organiseren: een wereld te winnen
Om vandaag kwaliteitsvolle zorg te blijven bieden met beperkte middelen, is een betere organisatie van personeel onmisbaar. Veel zorgorganisaties onderschatten nog steeds de impact van goed workforce management (WFM). Er leeft vaak het idee dat “het wel redelijk loopt,” maar in werkelijkheid kampen veel organisaties met moeilijk sluitende roosters, zieke medewerkers die niet vervangen worden en onvervulde verlofdagen. Ook het inschakelen van interimkrachten brengt vaak hoge kosten en extra begeleiding met zich mee.
Een goed georganiseerde interne structuur kan helpen deze uitdagingen aan te pakken. Door processen en werk efficiënter te organiseren, worden toekomstige investeringen effectiever en kan de zorgsector duurzamer functioneren. Bovendien maakt een slimme omgang met tijd en planning het werk aantrekkelijker voor zorgverleners. Goed capaciteitsmanagement is essentieel. Aanvullend, zelfroosteren en meer zeggenschap over werktijden zijn voorbeelden van hoe medewerkers meer betrokken en gemotiveerd kunnen worden.
Waarom capaciteitsmanagement?
Capaciteitsmanagement draait om het optimaal afstemmen van het werkaanbod op de beschikbare personeelscapaciteit. Het doel is om medewerkers op het juiste moment, op de juiste plek en met de juiste taken in te zetten, zonder over- of onderbezetting. Dit is niet alleen cruciaal voor een efficiënt personeelsbeleid, maar ook voor de kwaliteit van zorg en het beheersen van kosten.
Capaciteitsmanagement begint reeds op strategisch niveau en loopt door de hele organisatie. Het is geen eenmalige maatregel, maar een werkwijze die gedragen wordt door directie, management, planners en uitvoerende medewerkers. Door samen te werken, worden kennis en vaardigheden optimaal benut en worden processen verbeterd om de beschikbare capaciteit maximaal te benutten.
Van strategie tot werkvloer
Hoewel capaciteitsproblemen vaak het meest voelbaar zijn op de werkvloer, beginnen de oplossingen op strategisch niveau. Hier wordt capaciteitsbeheer ingezet om doelen te stellen en een helder kader te scheppen. De directie formuleert een visie voor de komende jaren en stelt strategische doelen op voor personeelsinzet, gericht op stabiele roosters en een gezonde financiële basis.
Het operationele management vertaalt deze doelen naar een tactische planning voor de middellange termijn. Planners en hoofdverpleegkundigen zorgen vervolgens voor de dagelijkse uitvoering, waarbij ze rekening houden met cao’s, wet- en regelgeving en het welzijn van medewerkers en patiënten.
Hoe begin je daar nu aan
Voor effectief capaciteitsmanagement is samenwerking tussen directie, HR, Finance en Planning essentieel. Samen brengen zij de situatie van medewerkers in kaart: waar zitten ze, welke kwalificaties hebben ze en hoe zijn deze verdeeld over locaties? Dit helpt om personeel beter te verdelen en capaciteitsproblemen aan te pakken.
Iets technischer, maar bijkomend is het belangrijk om de bruto/netto verhouding van werkuren te analyseren. Dit inzicht helpt om het aantal inzetbare uren te verhogen en keuzes transparanter te maken. Regelmatig overleg tussen leidinggevenden en medewerkers is daarbij cruciaal. Door te luisteren naar hun wensen en behoeften, kun je beter inspelen op hun situatie. Vaak blijkt dat kleine aanpassingen, zoals het vergroten van contracturen, al veel kunnen opleveren.
Inventariseer de behoefte van de cliënt
Tot slot kan je hier ook aan de cliëntkant voordelen behalen. De indicatie van de cliënt is gekoppeld aan de zorgbehoefte en uiteindelijk aan een passend dienstenpatroon. Als organisatie moet je regelmatig nagaan of de indicatie per cliënt nog klopt. Misschien is de zorgvraag toegenomen en is een nieuwe indicatie nodig. Zo voorkom je een mismatch tussen beschikbaar personeel en benodigde zorg, wat negatieve gevolgen heeft voor het personeel, de kwaliteit van zorg en de kosten.
In capaciteitsplanning wordt ook gekeken naar de indicatie en het dagprogramma van de cliënt. Door ook kritisch naar het dagprogramma te kijken en met de cliënt of diens verwant om tafel te gaan, kunnen verschuivingen plaatsvinden. Misschien willen cliënten bijvoorbeeld liever ‘s avonds douchen in plaats van ‘s ochtends. Zulke verschuivingen kunnen piekmomenten binnen een organisatie verminderen en zorgen voor een betere verdeling over de hele dag.
Medezeggenschap en zelfroosteren
In tijden van hoge werkdruk en een krappe personeelsbezetting wordt medezeggenschap van medewerkers belangrijker dan ooit. Het zogeheten zelfroosteren biedt hier een krachtige oplossing. Door medewerkers meer zeggenschap te geven over hun eigen werktijden, voelen zij zich gehoord en gewaardeerd. Dit verhoogt niet alleen hun tevredenheid, maar kan ook bijdragen aan een betere balans tussen werk en privé. Bovendien helpt zelfroosteren om piekmomenten beter te spreiden en onnodige overbezetting of onderbezetting te voorkomen.
Wanneer medewerkers betrokken worden bij de planning, ontstaat er een groter gevoel van eigenaarschap. Dit maakt het werk niet alleen aantrekkelijker, maar kan ook helpen om het bestaande personeel te behouden en zelfs nieuw personeel aan te trekken. Zeker in de zorg, waar werkdruk een grote uitdaging vormt, is dit cruciaal. Door samen met medewerkers te werken aan een flexibele en transparante planning, versterk je de samenwerking en het vertrouwen binnen het team.
Samen bouwen aan duurzame personeelsinzet?
Wil je weten hoe wij je kunnen helpen om capaciteitsmanagement te optimaliseren en meer uit workforce management te halen? Neem contact met ons op! Samen kunnen we de zorgsector versterken, medewerkers motiveren en de druk op de zorg verlichten.
Ook interessant
10 vuistregels voor gezondere en evenwichtige ploegenroosters
Een gebalanceerd rooster kan zowel fysiek als mentaal welzijn positief beïnvloeden. Aan de andere kant kunnen overbelastende, onevenwichtige roosters slaappatronen…
Personeelsplanning bij een personeelstekort: zo doe je dat
Een personeelstekort doet zich voor wanneer je organisatie niet genoeg werknemers heeft om aan de vraag naar arbeid te voldoen.…
Wat is het verschil tussen centrale en decentrale personeelsplanning?
Voornamelijk bij organisaties met meerdere teams, afdelingen of locaties, ligt de keuze niet voor de hand. Er zijn bijvoorbeeld middelgrote…
