Je personeelsplanning uitbesteden: dat is een geweldig idee!

Dehora planning service center

Personeelsplanning is een cruciale activiteit om goede resultaten te boeken. Maar niet elke organisatie beschikt over vakspecifieke ervaring, moderne plansoftware of een team aan planners. Soms is er zelfs geen budget om een planningsafdeling op te zetten. Je personeelsplanning uitbesteden aan een bekwame partij is dan een prima oplossing. Lees mee waarom.

Er kunnen verschillende overwegingen zijn om (een deel van je) personeelsplanning of WFM toe te vertrouwen aan een ervaren partner. Voor sommige organisaties is ‘de planning’ uitbesteden zelfs voordeliger en slimmer dan het allemaal zelf te organiseren. Minder gedoe dus!

Want soms is het niet rendabel om te investeren in dedicated planners of dispatchers, of in een planningsoftware. Het kan bijvoorbeeld ook erg lastig zijn om goede planners te vinden. Daarnaast kan het ook net een bewuste strategische keuze zijn om je WFM en je planning buiten je organisatie te organiseren. Lang verhaal kort: in al deze gevallen biedt planning as a service, of outsourcing van je planning, een mooie uitweg. En dat levert meer zelfs op dan je denkt.

1. Altijd de juiste WFM expert in huis

Een extra paar ervaren handen verlicht niet alleen het werk. Je krijgt toegang tot kennis en ervaring die je (allicht) niet in je eigen organisatie hebt. Je maakt gebruik van vakmensen die precies weten hoe het eraan toegaat in verschillende organisaties. Ze kennen de best practices, de do’s en don’t, het klappen van de zweep. Ze hebben kennis over dagplanning en roosterbeheer, van gezond roosteren tot communicatie met klanten en collega’s.

Het liefst zijn ‘jouw planners’ ook gekwalificeerd via toonaangevende opleidingen en worden ze voortdurend bijgeschoold in nieuwe regelingen en software.

2. Continuïteit in personeelsplanning en activiteiten

Heel wat werkzaamheden en mensen zijn afhankelijk van je planning. Maar vaak is er slechts één medewerker – of een beperkt team – die daarvoor verantwoordelijk is. In de praktijk zien we zelfs vaak dat dit de énige medewerkers zijn die inzicht hebben in de personeelsroosters. Enkel deze medewerker kent de gebruikte tools en de klanten waar activiteiten worden gepland. Dus wat als deze medewerker (tijdelijk) buiten strijd is? Of voor een langere periode verlof neemt?

Door te kiezen voor outsourcing van je planning heb je nooit gedoe rond vervanging bij ziekte, verlof of vertrek van medewerkers. Achter elke planner staat een back-up planner of een team paraat.

Dehora planning service center

3. Lagere kosten en meer inzicht

Omdat je kiest voor een specifieke dienst, weet je op voorhand hoeveel de factuur zal bedragen. Je betaalt immers enkel voor werkelijk gepresteerde tijd aan het maken van roosters, of het contact met klanten. En die uren worden nauwlettend bijgehouden. Dat is extra voordelig wanneer WFM in jouw organisatie geen voltijdse betrekking is. Je bespaart jezelf ook nog eens de (verborgen) kosten van een aanwerving van een personeelsplanner of dispatcher. Denk aan loonkosten, opleidingen en softwaresystemen. Door middel van een vast outsourcingbudget en goede afspraken behoud je extra grip op kosten.

4. Flexibiliteit en schaalbaarheid in ondersteuning

Het komt regelmatig voor dat een werknemer de planning er “gewoon even bij” doet. Het gevolg hiervan is een planning die niet altijd lekker loopt. Maar met name voor kleinere organisaties is het gewoon niet haalbaar om een voltijdse, dedicated planner aan te nemen. Met Planning as a Service maak jij gebruik van (onze) experts waar en wanneer jij ze nodig hebt. Stijgt de werkdruk, of zit je met een extra project? Dan kan je er altijd voor kiezen om meer taken uit te besteden.

Dankzij de flexibiliteit die outsourcing biedt, kan elk bedrijf, groot of klein, genieten van vakkennis aangepast aan haar noden. Je kan er ook voor kiezen om je volledige personeelsplanning, of een gedeelte ervan uit te besteden. En dit voor slechts een bepaalde periode of structureel. Voor de ene organisatie dat een paar maanden, maar er zijn ook organisaties waar wij al jaren werk voor leveren.

Dehora planning service center

5. Nieuwe kansen voor professionalisering

Als opdrachtgever geniet jij tijdelijk van een waaier aan expertise. Dat biedt je als organisatie tegelijk heel wat kansen om een aantal (planning) activiteiten of uitdagingen scherp te stellen. Onze planners krijgen regelmatig de vraag of zij willen beoordelen of de personeelsplanning goed wordt opgesteld. Of dat de planning wel voldoet aan wetten en regels, en dat deze gezond is. Ze durven ook nadenken over bijvoorbeeld het vereenvoudigen van processen en afspraken. Kijk, je personeelsplanning utibesteden biedt daarmee kansen om de kwaliteit van je dienstverlening te verbeteren.

Onze PSC planners durven te challengen en worden ook zelf graag uitgedaagd. Meer nog, ze worden ondersteund door een heel team van experten in planning, organisatieverandering, software,.. Daar kan je als opdrachtgever alleen maar van profiteren.

6. Extra rust, focus en tijd

Door je personeelsplanning, en het gedoe dat daar soms bij komt kijken, uit te besteden creëer je ruimte voor strategische kerntaken en bedrijfsspecifieke projecten die misschien al een tijd op de plank liggen. Denk aan HR projecten, of het verbeteren van een aantal interne processen of drempels. Je weet nu tenslotte dat je planning goed wordt geregeld en dat je je daar niet meer druk over hoeft te maken.

Enkele twijfels over outsourcing ontkracht

Over outsourcing doen heel wat twijfels en misvattingen de ronde. Laten we er tot slot een aantal benoemen.

  • Je planning uitbesteden zorgt dat je niet alles meer in eigen handen hebt. Dat klopt deels, maar als opdrachtgever behoud je effectief altijd de controle. Ongeacht of je er voor kiest om je planning deels of volledig uit te besteden. Jij bepaalt altijd welke taken of diensten je laat uitvoeren en wat daarvan de resultaten moeten zijn. Trouwens, een goede partner wilt juist dat je als opdrachtgever betrokken blijft.
  • Outsourcing uitbesteden maakt samen werken zakelijker. Ook dat klopt, want je doet een beroep op een partij voor een specifieke expertise of een specifieke opdracht. Je kiest minder voor een concrete persoon om je planning over te nemen. Uiteraard komt die expertise en het contact altijd in de vorm van een hoofdplanner en jouw primaire aanspreekpunt. Weet wel dat daar een heel team achter schuilgaat. Voor Déhora blijft de persoonlijke band en connectie zeer belangrijk, en is de afstand zo klein als mogelijk.
  • Je planning uitbesteden is alleen voor grote bedrijven. Niet dus! Integendeel zelfs, kleinere organisaties profiteren misschien nog meer van extra expertise en ontzorging zonder de investering van een eigen team of software.
  • Outsourcing vindt vooral plaats in het buitenland.  Dat is vaak zo het geval, zeker als het gaat over IT dienstverlening. Maar hey, ons Planning Service Center zit netjes in Antwerpen! Wist je trouwens dat we ook een PSC in Amsterdam hebben?

Een vraag over uitbesteden van je planning?

Wil je graag weten of outsourcing een prima oplossing voor jouw team kan zijn? Weet je niet goed waar te beginnen? We denken graag met je mee.

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Ook interessant

redenen om te starten met zelfroosteren Déhora
10 uitstekende redenen om te starten met zelfroosteren

Zelfroosteren op zichzelf mag nooit het ultieme doel zijn. Het is een middel, een strategie die gericht is op het…

dehora personeelsplanning is een vak
Waarom is personeelsplanner een geweldig beroep?

Personeelsplanning lijkt voor veel ‘buitenstaanders’ niet het meest boeiende vak. Maar niets is minder waar! Als manpower of workforce planner…

extra handen nodig op de planning
Extra handen nodig op de planning?

Je kent het wel, een nieuwe werkwijze of een nieuw systeem om je planning op te maken. Het is een experiment om…