Wat is workforce management?

Hoe zet je mensen duurzaam en efficiënt in zonder in te boeten op werkplezier of kwaliteit? Workforce Management (WFM) is het strategische antwoord op die vraag. Het is het proces dat ervoor zorgt dat werk, mensen en tijd op elk niveau perfect op elkaar zijn afgestemd.

Workforce Management – kortweg WFM – is veel meer dan alleen het vullen van gaten in een rooster. Het is een integrale aanpak om de juiste mensen, op het juiste moment, op de juiste plek in te zetten. Vandaag, maar ook in de toekomst. Bij Déhora zien we WFM als het fundament voor een gezonde bedrijfsvoering, waarbij tijdintelligentie de leidraad is.

Wat is de kern van Workforce Management?

WFM is de verzamelnaam voor alle processen die de inzet van personeel optimaliseren. Het overbrugt de kloof tussen de ambities van de directie en de realiteit op de werkvloer. Een sterke WFM-strategie rust op drie pijlers:

• Rendement: Het elimineren van tijdverspilling door leegloop of onnodige overuren.
• Welzijn: Het beschermen van de inzetbaarheid door gezonde roosters en rust.
• Wendbaarheid: Het vermogen om direct in te spelen op schommelingen in de markt of klantvraag.

WFM en Tijdintelligentie: Hoofd en Gevoel

Binnen onze visie is WFM onlosmakelijk verbonden met tijdintelligentie. Waar WFM de technische kant regelt (systemen, data, forecasting), zorgt tijdintelligentie voor de betekenis en de effectiviteit.

Terwijl WFM de uren meet, zorgt tijdintelligentie ervoor dat die uren niet worden verspild aan zaken die geen waarde toevoegen. WFM maakt het rooster, maar de tijdintelligente visie zorgt voor de flow waardoor medewerkers met energie hun werk doen.

Wist je dat? Zonder een integrale WFM-aanpak handelen organisaties vaak reactief (brandjes blussen). Dit leidt tot 20% tot 30% meer verborgen kosten door inefficiëntie, fouten en vermijdbaar verzuim.

De 6 bouwstenen van een WFM-organisatie

Een volwassen WFM-aanpak is een samenhangend proces dat uit verschillende elementen bestaat:

1. Forecasting en Scenario’s: Verder kijken dan morgen. Door historische data te analyseren, voorspellen we de werkvraag en bereiden we ons voor op verschillende toekomstscenario’s.

2. Capaciteitsmanagement: De cruciale schakel. Hier bepalen we of we op de middellange termijn over voldoende mensen en skills beschikken om de forecast waar te maken.

3. Personeelsplanning en Roostering: De vertaling naar de praktijk. Hier maken we individuele of collectieve roosters die voldoen aan de bezettingseisen én de wensen van medewerkers.

4. Tijdregistratie en Beheer: Meten is weten. Een robuust systeem voor aanwezigheid vormt de basis voor eerlijke verloning en inzicht in waar tijd werkelijk aan besteed wordt.

5. Flexibilisering en Autonomie: Het bieden van zeggenschap. Via zelfroosteren of individuele werktijden verhogen we de betrokkenheid en de ‘flow’ op de werkvloer.

6. Compliance en Kwaliteit: Het automatisch bewaken van de Arbeidswet en CAO-regels, zodat planners zich kunnen focussen op de menselijke maat in plaats van op administratieve regels.

De voordelen van een tijdintelligente WFM-aanpak

Wanneer je WFM niet ziet als een ‘moetje’, maar als een strategisch instrument, levert dat direct resultaat op:

• Rust in de tent: Geen ad-hoc chaos meer bij onderbezetting.
• Lager verzuim: Minder ploegendienst-vermoeidheid door ergonomische roosters.
• Betere service: De juiste bezetting op de momenten dat je klant je echt nodig heeft.
• Employer Branding: Je wordt een aantrekkelijke werkgever door flexibiliteit en respect voor privétijd.

Klaar voor een workforce management-aanpak die echt werkt?

Wil je de stap zetten van ad-hoc plannen naar een tijdintelligente organisatie? Onze experts ondersteunen je met advies, begeleiding en softwareoplossingen die mens, werk en tijd weer in balans brengen.