Wat is forecasting?

Hoeveel werk zal er volgende week, volgende maand of volgend jaar zijn? Een forecast is een onderbouwde, wetenschappelijk gebaseerde inschatting van de toekomstige vraag naar arbeidskrachten, en vormt de basis voor de volledige personeelsplanning.

Onze consultants benadrukken dat forecasting veel meer is dan zomaar een “schatting”. Het gaat om een methodische analyse van historische gegevens, gecombineerd met kennis van toekomstige gebeurtenissen, zoals marketingcampagnes, feestdagen of seizoensinvloeden.

De motor achter uw personeelsplanning

Zonder forecasting werkt u eigenlijk in het duister. De personeelsplanning gebeurt dan op buikgevoel of op basis van “hoe we het vorig jaar deden”. Het gevolg? Een voortdurende mismatch tussen beschikbare medewerkers en het werk dat uitgevoerd moet worden:

• Onderbezetting: de werkdruk stijgt, de kwaliteit daalt en medewerkers raken overbelast.
• Overbezetting: de kosten lopen op terwijl medewerkers zich vervelen, wat een negatieve impact heeft op productiviteit en motivatie.

Hoe maakt u een goede forecast?

Onze consultants combineren verschillende databronnen om tot een betrouwbare forecast te komen. Binnen WFM steunt forecasting doorgaans op drie belangrijke pijlers:

1. Historische gegevens

We analyseren patronen uit het verleden, zoals wekelijkse piekmomenten, maandelijkse cycli en terugkerende trends. Denk bijvoorbeeld aan een stijgende werkdruk na het versturen van facturen of tijdens een griepperiode.

2. Trends en evoluties

Groeit de organisatie? Verandert de markt? We bekijken langetermijntrends om structurele stijgingen of dalingen in het werkvolume tijdig te detecteren.

3. Eenmalige gebeurtenissen (events)

Dit zijn gekende uitzonderingen, zoals feestdagen, vakantieperiodes in België of promotiecampagnes. Een goede forecast houdt rekening met deze factoren om voorspelbare pieken in de werkdruk op te vangen.

Van werkvraag naar bezettingsnorm

Een forecast geeft aan hoeveel werk er verwacht wordt (bijvoorbeeld: 500 oproepen, 200 pallets of 50 patiënten). De volgende stap is om dit om te zetten naar een bezettingsnorm: hoeveel medewerkers zijn nodig om dit werkvolume te verwerken volgens het gewenste kwaliteitsniveau?

Grip krijgen op de toekomst

Een forecast zal nooit 100% nauwkeurig zijn — de realiteit blijft altijd voor verrassingen zorgen. Maar een afwijking van 5% veroorzaakt uiteraard veel minder problemen dan een afwijking van 30%. Door forecasts voortdurend te meten, evalueren en bij te sturen (de “Check”- en “Act”-fasen binnen het planningsproces), bouwt u aan een lerende organisatie die steeds beter leert anticiperen op toekomstige behoeften.

Wilt u de werkvraag binnen uw organisatie beter voorspellen?

Loopt uw planning voortdurend achter op de realiteit? Onze consultants helpen u bij het opzetten van een professionele forecastingaanpak, zodat u meer grip krijgt op de werkvraag en met vertrouwen kunt plannen.