Wat is flexibilisering van personeelsinzet?

Flexibilisering is de mogelijkheid om je personeelsinzet  -en planning relatief gemakkelijk aan te passen aan wisselende omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan een veranderende werkvraag, of aan plotse veranderingen in personeelscapaciteit. Als organisatie ben je dan het liefst lenig en wendbaar.  Er zijn verschillende oplossingen om personele flexibiliteit te realiseren

Flexibilisering voor organisaties

De behoefte aan flexibiliteit (of wendbaar werk) is een belangrijk thema voor veel organisaties. Organisaties moeten kunnen inspelen op tal van interne en externe veranderingen.  Fluctuaties in de afzetmarkt, steeds kortere levertijden, onvoorspelbaarheid van de afzetmarkt, de beschikbaarheid van vakbekwame medewerkers, wet en regelgeving. Het zijn allemaal redenen voor een meer flexibele personeelsinzet.

Daarnaast is het werkaanbod zelden vlak, en zijn er natuurlijke fluctuaties in klantvraag. De werkvraag kan variëren op dag-, week- of maandbasis. Tot slot zijn er verstoringen in je personeelscapaciteit ten gevolge van onder andere ziekte, verlof of opleiding. In al deze omstandigheden is het een uitdaging om personeelsinzet flexibel te kunnen laten meebewegen.

Waarom is flexibilisering van personeelsinzet belangrijk?

Voor veel organisaties is de behoefte aan een flexibele personeelsinzet een cruciale factor om concurrerend en operationeel sterk te blijven. Dit komt door verschillende uitdagingen, zoals:

• Fluctuaties in de afzetmarkt – Bedrijven moeten inspelen op seizoensgebonden pieken en dalen, veranderende klantbehoeften en economische schommelingen.
• Steeds kortere levertijden – Klanten verwachten snelle en betrouwbare service, wat een efficiënte inzet van personeel vereist.
• Onvoorspelbaarheid in de werkvraag – Veranderingen in orders, productieprocessen en dienstverlening kunnen de benodigde capaciteit per dag of per uur beïnvloeden.
• Beperkte beschikbaarheid van vakbekwaam personeel – Door krapte op de arbeidsmarkt is het belangrijk om flexibel om te gaan met talent en interne mobiliteit.
• Wet- en regelgeving – Nieuwe arbeidswetten kunnen invloed hebben op contractvormen, werktijden en inzetbaarheid van personeel.

Daarnaast zijn er natuurlijke schommelingen in de werkvraag en verstoringen in de personeelscapaciteit, bijvoorbeeld door:

• Ziekte en verlof – Tijdelijke afwezigheid van medewerkers kan leiden tot tekorten.
• Opleiding en training – Medewerkers volgen trainingen waardoor ze tijdelijk minder beschikbaar zijn.
• Veranderende interne projecten – De behoefte aan specifieke vaardigheden en functies kan variëren binnen een organisatie.

Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, zijn er verschillende manieren om personele flexibiliteit te realiseren. Dit kan zowel intern (binnen de organisatie) als extern (met externe medewerkers en partners).

Interne flexibiliteit: wendbaarheid binnen de organisatie

Interne flexibiliteit betekent dat een organisatie haar eigen medewerkers slim inzet en flexibel organiseert om beter in te spelen op veranderende omstandigheden. Enkele methoden om interne flexibiliteit te vergroten:

• Glijdende werkuren – Werknemers kunnen hun begin- en eindtijden binnen een vastgesteld tijdsvenster kiezen, wat flexibiliteit biedt zonder verlies van productiviteit.
• Individuele werkroosters – Medewerkers stemmen hun werktijden af op hun persoonlijke voorkeuren, zolang de operationele behoeften gewaarborgd blijven.
• Verkorte werkweek – Medewerkers werken bijvoorbeeld vier langere dagen in plaats van vijf reguliere dagen, wat efficiënter kan zijn voor de organisatie.
• Urenbank – Overuren worden gespaard en later opgenomen als verlof, zodat werkdruk beter wordt verdeeld.
• Overwerk – Extra gewerkte uren boven de contractuele werkweek, die gecompenseerd worden in tijd of geld, helpen om piekmomenten op te vangen.
• Multi-inzetbaarheid – Medewerkers worden opgeleid voor meerdere taken of functies, zodat ze flexibeler ingezet kunnen worden bij wisselende werkdruk.
• Inzetbaarheid tussen afdelingen – Werknemers kunnen tijdelijk of structureel binnen verschillende afdelingen werken om interne capaciteitsverschillen op te vangen.

Met interne flexibiliteit kunnen bedrijven de werkcapaciteit beter afstemmen op de werkvraag, zonder direct afhankelijk te zijn van externe krachten.

Externe flexibiliteit: externe arbeidskrachten

Externe flexibiliteit richt zich op het inschakelen van externe krachten en variabele contractvormen om snel in te spelen op veranderingen in personeelsbehoefte. Dit kan op de volgende manieren:

• Arbeidspool – Een flexibele groep medewerkers die op afroepbasis beschikbaar is voor drukke periodes of tijdelijke tekorten.
• Variaties in contracten – Het gebruik van diverse contractvormen, zoals tijdelijke contracten, nulurencontracten en oproepcontracten, biedt organisaties meer wendbaarheid.
• Strategische capaciteit – Organisaties plannen structureel extra inzetbare medewerkers in voor piekmomenten, zoals seizoenswerkers of projectmedewerkers.
• Uitzendkrachten – Tijdelijke medewerkers via een uitzendbureau helpen om snel personeelstekorten op te vullen.
• Contractors en freelancers – Externe specialisten worden ingehuurd op projectbasis voor specifieke taken of tijdelijke capaciteitsuitbreiding.

Externe flexibiliteit biedt organisaties de mogelijkheid om hun personeelsbestand snel aan te passen aan de marktvraag, zonder vaste contractuele verplichtingen.

De voordelen van flexibilisering van personeelsinzet

Een flexibele personeelsinzet kan organisaties helpen om efficiënter en slagvaardiger te opereren. De belangrijkste voordelen zijn:

• Hogere productiviteit – Medewerkers worden ingezet op momenten waarop ze het meest nodig zijn, wat zorgt voor een optimale bezetting.
• Lagere loonkosten – Organisaties betalen alleen voor arbeid op de momenten dat het nodig is, waardoor onnodige loonkosten worden vermeden.
• Snellere responstijd op veranderingen – Wendbare organisaties kunnen snel schakelen bij veranderingen in de markt en klantvraag.
• Beter werkgeverschap – Flexibele werkmodellen maken een organisatie aantrekkelijker voor zowel vast als tijdelijk personeel.

Hoe implementeer je een flexibele personeelsinzet?

Wil je flexibilisering succesvol doorvoeren in jouw organisatie? Volg dan deze stappen:

• Analyseer de personeelsbehoefte – Onderzoek de piek- en dalmomenten binnen jouw organisatie en bepaal waar flexibiliteit nodig is.
• Bepaal een strategie – Kies welke vormen van interne en externe flexibiliteit het beste passen bij jouw organisatie.
• Gebruik technologie – Maak gebruik van planningssoftware, workforce management tools en data-analyse om de personeelsinzet te optimaliseren.
• Train en informeer medewerkers – Flexibilisering werkt het best als werknemers begrijpen waarom het wordt toegepast en hoe het hen kan helpen.
• Evalueer en pas aan – Monitor regelmatig hoe flexibel werken binnen de organisatie verloopt en stuur bij waar nodig.

De toekomst is flexibel

Flexibilisering van personeelsinzet is essentieel om als organisatie veerkrachtig en concurrerend te blijven. Door slim gebruik te maken van interne en externe flexibiliteit kunnen bedrijven inspelen op marktschommelingen, personeelsverloop en veranderende wetgeving. De sleutel tot succes ligt in een doordachte strategie en de juiste tools om flexibiliteit effectief te managen.

Wil je weten hoe jouw organisatie flexibele personeelsinzet kan realiseren? Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek!