Rousselot Gent rekent op advies en hands-on hulp bij productieplanning

Een volcontinu ploegensysteem met individuele roosters betekent heel wat stress en gepuzzel voor een productieplanner. En alsof dat nog niet uitdagend genoeg is: wat als die vaste productieplanner er plots de brui aan wil geven? Dankzij een gerichte aanpak van Déhora kon Rousselot Gent rekenen op zowel advies als hands-on ondersteuning door een Déhora planner. Lees mee.

Fabriek van en voor de toekomst

Rousselot is wereldwijd de grootste producent van gelatine en collagene peptiden, en een dochterbedrijf van de Amerikaanse multinational Darling Ingrediënts.

Gelatine is een veelzijdig smaak- en kleurloos eiwit dat van dierenhuiden wordt gemaakt. Het wordt gebruikt om bijvoorbeeld de textuur van snoepjes en capsules van medicijnen te versterken. Collageen of gehydrolyseerde gelatine is dan weer een voedingssupplement dat o.a. nutritionele waarde van producten benadrukt. Het is een veelbelovend, added value product dat zelfs tegen huidveroudering werkt. Klanten van Rousselot bevinden zich dus onder meer in de farmaceutische sector (hard caps, soft gels), de voedingsnijverheid (desserts, zoetwaren, zuivel, emulgatoren) en tegenwoordig steeds meer in de gezondheidssector (sportdranken en medische toepassingen).

Binnen de wereldwijde holding heeft Rousselot Gent de status van Europees competentiecenter en referentiefabriek. Sinds 2011 zit het wereldwijd onderzoekscentrum van Rousselot in Gent, met onderzoekers en technische laboranten van heel wat nationaliteiten. In 2019 werd zelfs een pilootfabriek gebouwd om nieuwe technologieën te testen. Als kers op de taart werd de vestiging in Gent al tweemaal bekroond als Fabriek van de Toekomst door VOKA. Het paradepaardje in productontwikkeling, Xpure, is een heel zuiver collageen dat zal gebruikt worden om o.a. hemostatische sponsjes te maken. Deze sponsjes worden gebruikt om tijdens operaties bloed te stollen, en worden na verloop van tijd verteerd.

Kortom, innovatie is gegarandeerd, maar natuurlijk moet ook je personeelsinzet op dezelfde manier kunnen blijven volgen. Daar liep het helaas niet altijd even smooth. Enkele diensten werden geautomatiseerd maar de ploegenroosters volgde niet in dezelfde pas. Rousselot zocht dus naar een geschikte partner om samen naar die planning te kijken. De hands-on mentaliteit en de doelgerichte aanpak van Déhora viel meteen in de smaak.

Dé uitdaging: volcontinue zonder vaste ploegen

De productie-plant van Rousselot Gent draait volcontinu – maar er zijn vandaag geen vaste ploegen meer. En dat dat is indirect het gevolg van eerdere automatisering, in combinatie met een graduele cutback in personeel.

Doorheen de jaren is het aantal medewerkers in productie afgebouwd van 200 naar ongeveer 70 medewerkers. Initieel waren bepaalde diensten niet volcontinu bemand, en dat werkte best prima. Ondanks inkrimping en vernieuwing zijn de ploegenschema’s ongewijzigd gebleven. Echter zijn er vandaag alléén maar jobs die volcontinu moeten worden uitgevoerd, terwijl de mensen nog steeds niet volcontinu werken.

Annelies Deridder, operationeel manager bij Rousselot: “Dit geeft toch een bijzondere dynamiek in de opmaak en opvolging van de ploegenroosters. Er zijn shiften waar we erg veel mensen voor hebben, maar er zijn ook shiften waar we volk tekortkomen. Er is geen goede collectieve spreiding, en ook geen rode draad. Daardoor kijkt iedereen voor zichzelf naar zichzelf.”

Bijkomende factor: bij nieuwe R&D projecten wordt regelmatig de hulp ingeroepen van operatoren uit de fabriek. Deze mensen worden als het ware weggeplukt uit hun dienst. Dit zorgt voor extra kopzorgen om de roosters rond te krijgen: wie wil en kan invallen?

Lang verhaal kort: een zeer tijdrovende en uitdagende job voor de productieplanner om ervoor te zorgen dat alle gaatjes worden ingevuld en dat Rousselot 24/7 kan blijven produceren.

Vraag om externe begeleiding

Er moest dus iets veranderen. In eerste instantie een verandering van aparte, individuele roosters naar een collectief evenwichtig ploegensysteem. Maar hoe begin je daar aan? Hoe bewaar ik toch enige flexibiliteit en individualiteit? Hoe hou je ook rekening met de gezondheid van je medewerkers?

Met bovenstaande vragen kwam Rousselot terecht bij Déhora. Onze Workforce Management Consultant schoot te hulp. Startpunt was een uitgebreide studie, oftewel bedrijfsmatige analyse. Verschillende randvoorwaarden werden tegen het licht gehouden: beschikbare versus noodzakelijke VTE, minimale bezetting, organisatie van shiften, fysieke en mentale gezondheid, het wettelijke kader, huidige roosters versus gewenste roosters,..

Het eindresultaat was een uitgebreid plan van aanpak tot verbetering. Rousselot maakte gebruik van het advies van Déhora om marge en grond voor verandering te creëren.

“We hebben uiteraard veel specifieke en persoonsgebonden zaken waardoor we niet alles zwart op wit konden overnemen. Maar dankzij de analyse en het advies kregen we al een prima voorzet om een aantal zaken open te trekken. Zo konden we gericht met operatoren in gesprek gaan. Afdeling per afdeling passen we veranderingen toe. Stap voor stap komt er beweging in.” zegt Annelies Deridder

Plots nood aan een tijdelijke planner

Rousselot Gent had op dat moment reeds 2 jaar een vaste productieplanner in dienst. Hij was verantwoordelijk voor de planning van drie diensten: productie, logistiek en waterzuivering.

Personeelsplanning in een omgeving zoals Rousselot is echter zeer uitdagend en stresserend. Voortdurend puzzelen en bijsturen, veel aan collega’s hun mouw trekken, dingen van collega’s gedaan krijgen, continue het overzicht bewaren,…. Dat is zeker niet voor elke planner weggelegd. Op een gegeven moment gaf de vaste planner aan dat hij liever een andere functie wilde uitvoeren binnen Rousselot. Dat kon prima. Maar plots had Rousselot Gent een nieuwe fulltime planner nodig, liefst zo snel mogelijk.

Omdat er op dat ogenblik reeds een samenwerking gaande was, kon Déhora snel in de bres springen met de plaatsing van een tijdelijke operationele planner. En dat bleek een enorme geruststelling. Operationele activiteiten kan je niet zomaar stopzetten, planning stopt nooit. En dankzij Déhora was continuïteit op korte termijn verzekerd.

“Ina pakte de planning zeer goed vast. Het is iemand die betrokken, flexibel, multi-inzetbaar en nieuwsgierig is. Wanneer het iets minder druk is op is de planning springt ze ook bij in de andere teams. Dat geeft ook ons bovendien wat flexibiliteit in onze zoektocht naar een nieuwe planner”, aldus Annelies Deridder

Win win in een mooie samenwerking

Want door de externe ondersteuning van Déhora zit Rousselot in de luxepositie om gericht op zoek te gaan naar een nieuwe planner en geen overhaaste beslissingen te nemen. Ze kunnen de tijd nemen om de juiste persoon te vinden. En nadien kan die nieuwe planner, onder begeleiding van de Déhora planner, meteen goed van start gaan.

Extra plus: de planners en adviseurs van Déhora komen nooit alleen, ze brengen de ervaring en kennis van vorige projecten met zich mee.

Annelies Deridder sluit af “De adviseurs en Planners van Déhora beschikken over een globaal zicht op personeelsplanning. Ze kijken mee naar de toekomst, in plaats van louter de dag-op-dag planning. Ze denken na over wat er volgende maand op de plank ligt, en komen daardoor niet voor verrassingen te staan. En daardoor loopt de planning nu beter dan vroeger. Natuurlijk heb je een aantal fijngevoeligheden in een omgeving zoals Rousselot. Die zijn er iets minder eenvoudig uit te pikken door een externe planner, maar daar heb je collega’s voor he! ”